Każdy użytkownik ma możliwość zarządzania swoją pracą za pomocą modułu Zadania. Dostępny jest on z poziomu menu użytkownika. Po kliknięciu na przycisk "Zadania" pojawi nam się lista zadań, które użytkownik ma do zrobienia, bądź zlecił je do wykonania innym. Lista ta zawiera także informacje o tym, czy dla danego zadania włączono naliczanie czasu (kolumna oznaczona klepsydrą), oraz czy jest to zadanie, które dodaliśmy sobie sami, a może takie, które zlecił nam ktoś inny. Kolumna właściciel definiuje osobę, która została przypisana jako wykonująca zadanie, a zlecający to ta osoba, która to zadanie utworzyła. Mamy tu trzy możliwości:
- właściciel - moje imię i nazwisko, zlecający z napisem Moje - jest to zadanie, które użytkownik zlecił sam sobie.
- właściciel - imię i nazwisko innego użytkownika, zlecający z napisem Moje - zadanie, które użytkownik zlecił komuś innemu - tu może obserwować status realizacji, a nawet pomóc w jego realizacji
- właściciel - moje imię i nazwisko, zlecający - imię i nazwisko innego użytkownika - zadanie, które zlecił nam ktoś inny.
W prawym górnym rogu okienka znajduje się ikonka tzw. checkboxa - gdy ją włączymy na liście znajdą się również zadania, które zostały już ukończone.
Nowe zadanie można utworzyć na dwa sposoby:
- klikając przycisk "Dodaj" w module Zadania
- w module księgowość lub kadry/ZUS (w każdym dziale poza "Dokumenty") klikając prawym klawiszem myszy na danym kliencie i wybierając opcję "Zadanie" z menu.
Oba te sposoby dadzą ten sam efekt. Jedyna różnica polega na tym, że robiąc to drugą metodą mamy już predefiniowane dwie wartości - jakiej firmy lub osoby będzie dotyczyć zadanie oraz okres. Pierwszy sposób pozwala dodawać zadania nie powiązane ani z firmą, ani z osobą.
Zadania powiązane z firmą otrzymują możliwość zdefiniowania pozycji na fakturze, która to pozycja zostanie dodana do pre-faktury dla wybranego klienta po zakończeniu zadania. Gdy zaznaczymy w sekcji "Dotyczy" pole Firmy, wówczas w pasku narzędzi uaktywni się ikonka dokumentu. Klikając na nią możemy ustawić parametry dla pozycji na fakturze. Zaznaczając pole "Ilość według czasu" spowodujemy naliczanie ilości w pozycji zgodnie z przepracowanym czasem naliczanym odrębnie dla każdego zadania.
Aby włączyć naliczanie czasu należy dwukrotnie kliknąć na zadanie. Wówczas pokaże nam się podgląd zadania wraz z treścią faktury, jeśli ta opcja została włączona.
W sekcji "Komentarze" w pasku narzędzi znajdują się 3 przyciski:
- plusik służy do dodawania komentarzy związanych z zadaniem. Mamy możliwość podania jakiś uwag oraz ewentualnego postępu prac. Każdy komentarz wymaga minimum 1% postępu! Z poziomu komentarza możemy też zamknąć zadanie - czyli zakończy je jednym ruchem. Należy pamiętać, że jeśli nie włączyliśmy naliczania czasu, wówczas pozycja na fakturze może się nie dodać (jeśli włączyliśmy wg. naliczania czasu) lub może mieć wartość 0.
- trójkącik - zaznaczony na rysunku, służy do rozpoczęcia naliczania czasu. Każdy użytkownik może w tym samym czasie uruchomić naliczanie tylko dla jednego zadania. Aby uruchomić dla drugiego należ najpierw zatrzymać naliczanie czasu w pierwszym.
- kwadracik - za jego pomocą zatrzymujemy naliczanie czasu dodając jednocześnie komentarz oraz stopień postępu (minimum 1%). Mamy również możliwość zakończenia zadania, co spowoduje zarówno zatrzymanie czasu, jak i zamknięcie zadania.
Pod listą komentarzy znajduje się podsumowanie czasu przepracowanego w ramach tego zadania. Pierwsza wartość pokazuje faktyczny czas co do minuty, a druga, ta w nawiasie, pokazuje czas zaokrąglony do pełnej godziny - ta wartość trafi na fakturę.
UWAGA: Jeśli rozpoczniesz naliczanie czasu i nie zatrzymasz go w danym dniu, system naliczy za nie tylko jedną godzinę do czasu pracy! Ważne jest aby pamiętać o zatrzymywaniu licznika za każdym razem, gdy kończymy pracę nad zadaniem. W danym dniu można ją zaczynać i kończyć wielokrotnie.
W dziale STATYSTYKI uprawnione osoby mogą podejrzeć podsumowanie czasu pracy w ramach zadań zarówno w ujęciu na pracownika, jak i w ujęciu na firmę. Sumy tych wartości mogą się różnić, gdyż czas pracy możemy naliczać również w zadaniach przypisanych do osób, jak i w zadaniach bez podawania kogo dotyczy zadanie - dla własnej informacji.