W panelu KLIENCI|Firmy |+ Nowa – wprowadzić dane obsługiwanych firm - podmiotów, dla których prowadzone są księgi/rejestry.
- wykorzystując lupkę z prawej strony można dane pobrać z GUS, a następnie uzupełnić dane wprowadzanego podmiotu i określić jego parametry,
- branża – służy do filtrowania przy wysyłaniu dedykowanych wiadomości e-mail i sms - można ją uzupełnić później,
- forma działalności obsługiwane formy działalności: JGD, spółki cywilne i jawne, osoby prawne, rolnicy najmy indywidualne - za osoby prawne przyjmujemy wszystkie formy osób prawnych, w tym fundacje i stowarzyszenia,
- Płatnik VAT (Nie, Tak, Tak-kwartalny),
- od kiedy VAT – data musi się pokrywać co najmniej z miesiącem w którym prowadzimy rozliczenie podatnika,
- firma rozliczana zewnętrznie (tylko jeśli otrzymujemy dane do wyliczenia podatku PIT, sami nie prowadząc ksiąg, w dziale KSIĘGOWOŚĆ – będzie podświetlona na niebiesko),
- rozliczamy tylko ZUS (nie prowadzimy rozliczenia tej firmy PIT/CIT/VAT, nie będzie pojawiać się w dziale KSIĘGOWOŚĆ),
- bez ZUS (ta firma nie płaci podatku ZUS, nie będzie pojawiać się w dziale KADRY/ZUS – np. rolnik),
- wymagaj pliku JPK (ta firma ma obowiązek przesłania dla nas dokumentów w postaci plików JPK (lub podobnym formacie, który akceptujemy) – bez ich przesłania dokumenty będą niekompletne i system będzie przypominał podatnikowi o konieczności dosłania reszty dokumentów),
- wymagaj skanów (ta firma ma obowiązek przesłania dla nas zeskanowanych dokumentów, bez ich przesłania dokumenty będą niekompletne i system będzie przypominał podatnikowi o konieczności dosłania reszty dokumentów),
- status: aktywna, nieaktywna (np. wersja tylko archiwalna firm już nieobsługiwanych),
- stopień trudności 1,2,3,4,5 – każdy oznacza +25% w statystykach (czyli 100 zaksięgowanych dokumentów jest liczone jako np. 1=100 / 2=125 / 3=150 / 4=175 / 5=200). Stopień trudności pomaga odpowiednio rozdzielić pracę między pracowników aby uniknąć przeciążenia pojedynczych osób.
UWAGA! Istnieje możliwość zaimportowania większej ilości firm na podstawie numerów NIP.
W panelu KLIENCI|Firmy kliknij przycisk Import. Pojawi się okienko, w którym należy podać listę numerów NIP (można skopiować całą kolumnę z Excel'a) i zaznaczyć jakim znakiem są one rozdzielone. Kolumna z Excel'a będzie wklejona jako rozdzielona nowymi liniami.
Po kliknięciu przycisku Zapisz pojawi się okno z listą firm znalezionych w rejestrze REGON oraz z listą NIP'ów, których nie udało się przypisać do wpisów ww. rejestru.
Na tej liście mamy kilka informacji do sprawdzenia:
Czy formy prowadzonej działalności zostały poprawnie rozpoznane? Jeśli nie, należy kliknąć dwukrotnie w pole formy dla danej firmy i z listy wybrać inną.
W kolumnie "Płatnik VAT" po dwukrotnym kliknięciu w pole, wybrać z listy odpowiednią wartość.
W kolumnie "Od kiedy" po dwukrotnym kliknięciu w pole, wybrać z kalendarza datę, od której podatnik jest zobowiązany rozliczać podatek VAT. Nie trzeba wybierać daty, jeśli zaznaczono, że podatnik nie jest płatnikiem VAT w poprzedniej kolumnie.
Na koniec należy w pierwszej kolumnie zaznaczyć te firmy, które chcemy zaimportować i kliknąć przycisk Zapisz.
