Aby w pełni móc korzystać z parametrów GEKKONa należy wypełnić zakładkę Przydział. Na czas nauki systemu można go wyłączyć w dziale ADMIN | Ustawienia |Ogólne.
A po przejściu do działu Ogólne - Włącz przydział firm do pracowników (Mapa Pracy) przesuwając suwak w lewo (wyłączając go). Takie ustawienie powoduje, że wszyscy pracownicy którzy mają uprawnienie do danego działu np. KSIĘGOWOŚĆ, będą na każdym etapie pracy widzieć wszystkie firmy zamiast tylko swoich. Nie zalecamy długo pracować w tym ustawieniu, choć na czas nauki obsługi jest to możliwe. Po włączeniu ww. ustawienia określonego jako Mapa Pracy, każdy użytkownik będzie widział jedynie zestaw firm przydzielonych do siebie co ułatwi mu zarządzanie własną pracą i własnym czasem. Każda zmiana ww. parametru wymaga ponownego zalogowania się do systemu aby wgrać zmienione ustawienia.
Pamiętajmy, że każde ponowne przejście do działu ADMIN | Ustawienia spowoduje powrót do ostatniego obrazu/stanu tej zakładki. Dlatego wychodząc z tego działu zamykaj go używając x w prawym górnym rogu.

Jeżeli jednak chcemy aby każdy pracownik miał przydzielone do siebie firmy, powinniśmy wypełnić zakładkę Przydział, nadając odpowiednie uprawnienia do działu Księgowość i Kadry/ZUS. Uprawnienia te można w każdej chwili edytować lub usunąć.


Ostatnią zakładką jest zakładka Opłaty stałe. Jest ona niezbędna aby system mógł przygotowywać odpowiednie faktury za nasze usługi. Obecnie w systemie istnieją dwie opcje przygotowywania faktur: z góry na zasadzie ustalonych ryczałtów i z dołu po wykonaniu rozliczenia na podstawie ilości zaksięgowanych dokumentów i rozliczonych pracowników oraz innych ustalonych wcześniej opłat stałych. Standardowo system ustawiony jest na faktury wystawiane z góry, tzn. że przy uruchamianiu nowego miesiąca księgowego np. kwietnia system wygeneruje do wystawienia faktury na podstawie przygotowanych ryczałtów – o fakturowaniu z dołu będziemy mówić później.
Przed przygotowaniem usług do fakturowania należy najpierw wypełnić dane podmiotu który będzie wystawiał faktury - mogą to być np. dwa biura które mają siedzibę w jednym miejscu np. JDG i sp. z o.o. Dane te ustawiane są w dziale ADMIN | Ustawienia | Faktury

Po przejściu do działu Faktury należy dodać dane podmiotu/podmiotów fakturujących w zakładce Podmioty (najczęściej będą to dane naszego biura) – dane można pobrać z GUS-u lub wprowadzić ręcznie oraz wprowadzić katalog swoich usług – w zakładce Produkty. Produkty/nasze usługi muszą zawierać opis i stawkę VAT. Cena netto jest tylko i wyłącznie ceną domyślną – dla poszczególnych klientów można będzie przypisać produktowi inną cenę, ale o tym za chwilę.
Po skonfigurowaniu parametrów ogólnych możemy przystąpić do przypisywania naszych usług jako Opłaty stałe u każdego klienta.

Należy jako typ opłaty wybrać ryczałt, treść na fakturze wybrać po rozwinięciu listy (z bazy usług, którą utworzyliśmy w poprzednim kroku), wprowadzić właściwą kwotę netto, stawkę podatku VAT oraz podmiot fakturujący ( z bazy podmiotów fakturujących, którą utworzyliśmy w poprzednich krokach). Jeśli ten system wystawiania faktur nam nie odpowiada, proszę przejść do rozdziału – FAKTUROWANIE.
Wszystkie podstawowe dane zostały wprowadzone można przystąpić do pracy. W tej postaci system jest „bezpieczny” dla obsługi. Nie ma jeszcze włączonego sytemu SMS-ów i E-mail. Działamy w trybie wewnętrznym – nie wysyłamy żadnych informacji do klientów. Uczymy się jego obsługi tzn. działu KSIĘGOWOŚĆ i KADRY/ZUS. Jak opanujemy ww. obsługę przejdziemy do uruchomienia sytemu powiadomień SMS i e-mail.