Kolejnym działem jest dział kontrolujący nasze rozliczenia z klientami, umożliwiający wystawianie faktur za nasze usługi i kontrolę należności.
Pierwsza zakładka działu – Faktury
Przy pomocy filtrów możemy szybko sortować faktury na:
- wystawione dziś, wczoraj, w bieżącym tygodniu/miesiącu, w poprzednim tygodniu/miesiącu, czy roku,
- niezapłacone nieprzeterminowane (w terminie) i przeterminowane.
Używając przycisków (po najechaniu na nie kursorem pojawi się opis, jeśli nie ma go w samym przycisku) w pasku narzędzi możemy:
- Nowa - wystawić nową fakturę, korektę do niej, proformę,
- Edytuj - edytować/poprawić wystawioną poprzednio fakturę,
- Usuń - usunąć wystawioną fakturę (nie można usunąć faktury do której wystawiona jest faktura korygująca i należy pamiętać, że usunięcie faktury zaburzy numerację wystawianych faktur – numeracja będzie niekompletna),
- Paragon - można oznaczyć, że do danej faktury został wystawiony paragon z kasy fiskalnej,
- Wyślij e-mailem - można wybrać dowolną ilość faktur i przesłać je e-mailem – system automatycznie roześle wystawione faktury na adresy e-mail, które są przypisane w systemie do danego klienta. Każda wysłana e-mailem faktura będzie oznaczona znaczkiem koperty, aby sprawdzić czy wszystkie faktury zostały wysłane należy odświeżyć zawartość strony używając przycisku odśwież (skrajny przycisk po prawej stronie).
- Drukuj - fakturę (może to być dowolna ilość zaznaczonych faktur), rejestr sprzedaży lub tabelę z listą faktur,
- Filtruj - wg. zadanych parametrów np. okres, kontrahent, pracownik, który wystawił fakturę i wielu innych,
- Export - danych do excel’a, pliku XML, JPK_FA, JPK_V7,
- Wykres - sprzedaży miesięcznej/rocznej
- Rozlicz płatność - szybkie rozliczenie należności wynikającej z nieuregulowanej jeszcze faktury, rozliczenie następuje wg. kryteriów płatności wskazanej na fakturze np. gotówka – rozliczenie faktury zostanie automatycznie przeniesione do raportu kasowego, oraz wg. daty bieżącej,
- Raport - wykaz niezapłaconych faktur w pliku PDF, z podziałem na kontrahentów wraz ze wskazaniem kwoty całkowitej zaległości i numerami telefonicznymi w celu łatwiejszego kontaktu z dłużnikiem.
Druga zakładka działu – Rozliczenia\
Przy pomocy filtrów możemy szybko sortować wpłaty na: wpłaty dziś, wczoraj, w bieżącym tygodniu/miesiącu, w poprzednim tygodniu/miesiącu, czy roku.
Rozliczenia dzielą się na rozliczenia gotówkowe – Kasa i przelewowe - Bank.
Żeby przyjąć należność za wcześniej wystawioną fakturę w kasie należy wcisnąć guzik – Płatność i postępować zgodnie z danymi w wyświetlonym oknie. Wybrać płatnika - lista generowana jest na podstawie niezapłaconych faktur. Po jego wskazaniu system w okienku poniżej wyświetli wszystkie jego nieuregulowane faktury. Następnie należy wybrać właściwą fakturę. Kwota wybranej faktury zostanie wprowadzona w dwóch polach: ‚Kwota faktury” oraz „kwota wpłaty”. Jeśli klient nie uiszcza pełnej opłaty możemy zmienić wpłacaną kwotę. Wówczas kwota do zapłaty zostanie pomniejszona o kwotę wskazaną w tym polu. Jeśli jednak zdecydujemy, że opłata nastąpiła w pełnej kwocie - wystarczy kliknąć przycisk ze strzałką w dół - wówczas kwota faktury zostanie przeniesiona do pola kwota wpłaty. Kolejnym krokiem jest wskazanie daty (system zawsze będzie podpowiadał datę bieżącą) i zatwierdzenie zrealizowanej płatności guzikiem Zapisz. Na potwierdzenie dokonania wpłaty możemy klientowi wydrukować potwierdzenie KP. Aby to zrobić należy włączyć odpowiedni przycisk przed zapisaniem płatności. Wówczas, po poprawnym zapisaniu danych otworzy się okno z dokumentem gotowym do pobrania lub wydrukowania.
Zakładka Kasa może również służyć do pełnej kontroli stanu kasy w naszej firmie. Możemy w tej zakładce realizować również wpłaty/wypłaty spoza listy naszych faktur, usunąć wpis kasowy (uprawnienie to posiada tylko Administrator), czy wydrukować raport kasowy / KP/ KW. Możemy również filtrować zapisy wg. miesięcy.
Żeby rozliczyć należność za wcześniej wystawioną fakturę w banku należy wcisnąć guzik – Płatność i postępować zgodnie z danymi w wyświetlonym oknie dialogowym bardzo zbliżonym do płatności w kasie omówionej powyżej. Dodatkową opcją jest możliwość oznaczenia, że płatność została dokonana za pomocą karty płatniczej. Informacja ta będzie przedstawiona na liście płatności za pomocą znaku w kolumnie z kartą.
Obsługa części bankowej jest niemal identyczna jak części kasowej.
Trzecia zakładka działu – Do wystawienia
W tej zakładce zbierane są tzw. pre-faktury czyli inaczej mówiąc gromadzą się faktury za nasze usługi do wystawienia. Zbierane są tu zarówno dane do faktur wystawianych:
- automatycznie z góry – czyli rozliczających przypisane ryczałty za nasze usługi dla każdego kontrahenta,
- automatycznie z dołu – czyli rozliczających nasze usługi wg. ilości dokonanych księgowań i ilości dokonanych rozliczeń pracowniczych,
- automatycznie z dołu w systemie mieszanym – czyli rozliczających nasze usługi wg. ilości dokonanych księgowań i ilości dokonanych rozliczeń pracowniczych z uwzględnieniem dodatkowych stałych ryczałtów,
- indywidualnie przez naszych pracowników za usługi dodatkowe.
Możemy w tej zakładce po dokonaniu zaznaczenia odpowiednich faktur w pierwszej kolumnie tabeli poprzez odhaczenie kwadracika, wystawić zaznaczone faktury wskazując:
- datę wystawienia faktury (system zawsze podpowiada datę bieżącą),
- datę sprzedaży (system zawsze podpowiada datę bieżącą),
- formę płatności (żeby wskazać przelew w naszych danych w dziale ADMIN | Ustawienia | Ustawiania faktur | Podmioty | Ustawienia podmiotu | Konfiguracja dodatkowa | Rachunki bankowe – musimy mieć wprowadzony nasz rachunek bankowy) ,
- datę zapłaty,
- walutę,
- odpowiednie konto bankowe.
UWAGA: system automatycznie przygotowuje paczkę wystawianych faktur do automatycznej wysyłki e-mailem na adresy e-mail przypisane w GEKKONIE do danego klienta – jeśli tego nie chcemy należy odznaczyć ikonkę koperty w oknie wystawiania!
UWAGA:
- wystawianie faktur jest możliwe jedynie dla faktur zatwierdzonych oznaczonym kolorem czarnym,
- faktury oznaczone kolorem czerwonym wymagają akceptacji,
- żeby faktury podlegały automatycznej wysyłce e-mailowej musi być odpowiednio skonfigurowana poczta w dziale ADMIN | Ustawiania | E-mail oraz uruchomiona usługa automatycznej wysyłki faktur w dziale ADMIN | Ustawienia | Automatyczna wysyłka | Predefioniowane.