Moduł pliki jest w pełni powiązany z Panelem Klienta. Oba te moduły są dodatkowo płatne i nie są obowiązkowe!
Moduły te służą ułatwieniu wymiany informacji pomiędzy biurem księgowym a jego klientami. Dla biura rachunkowego najważniejsze jest otrzymywać i wysyłać dokumenty księgowe i kadrowe na czas, z opisem i uwagami od klientów. Taką możliwość uzyskujemy korzystając z tych modułów.
Klient, aby uzyskać dostęp do Panelu musi otrzymać hasło. Wchodząc na adres Waszego Gekkona z dodatkiem "/panel", np. https://nazwa_biura.gekkon.blesksoft.pl/panel będzie miał możliwość zalogowania się z wykorzystaniem swojego numeru PESEL oraz hasła, które zostało mu wygenerowane.
Aby wygenerować hasło wystarczy wejść do sekcji KLIENCI | Osoby, zaznaczyć wybraną osobę i kliknąć przycisk "Wygeneruj hasło". Klient otrzyma wiadomość zawierającą adres panelu i hasło.
Istnieje możliwość wygenerowania hasła wszystkim (bez wyjątków) aktywnym osobom spośród klientów biura. Nasz dział techniczny zrealizuje takie zamówienie od ręki.
Mając dostęp do Panelu Klienta każdy ma możliwość obejrzenia zestawu informacji:
- Swojego podatku PIT
- Podatku VAT/CIT - dla wszystkich swoich firm/udziałów
- ZUS'ów/PIT'ów 4 - dla wszystkich swoich firm/udziałów
- Stanu rozliczenia z biurem rachunkowym - dla wszystkich swoich firm/udziałów (aby nie drażnić klientów pokazujemy tylko faktury niezapłacone)
- Plików, które przesłało dla klienta biuro - dla wszystkich swoich firm/udziałów
- Wysłania plików dla biura - dla wszystkich swoich firm/udziałów
Większość z tych informacji pobierana jest z danych z Gekkona, które Państwo wprowadzacie na poszczególnych etapach obsługi klientów. Stąd informacje o podatkach i ZUS'ach zawierają dane od początku korzystania przez biuro z Gekkona.
Pliki dla klienta
Istnieją dwie możliwości wysłania plików klientowi. Pierwsza poprzez moduły KSIĘGOWOŚĆ i KADRY/ZUS. W dowolnym okienku klikamy na nazwę klienta prawym klawiszem myszy i wybieramy z menu "Dokumenty dla klienta". Wówczas pojawi nam się okienko, w którym znajdować się będą pliki już wysłane do klienta w danym miesiącu. Jest tam również możliwość dodania kolejnych plików.
Na liście widzimy również informację kto i kiedy pobrał dany plik. Przy jednoosobowych działalnościach będzie to zawsze ta sama osoba, ale przy spółkach może to być każdy z udziałowców. System zachowuje informację o ostatniej operacji na pliku, czyli w przypadku kilku wspólników będziemy widzieli kto jako ostatni pobrał plik i kiedy.
Dodając pliki możemy dołączyć do nich notatkę. Będzie ona widziana przez klienta.
Jeśli załadujemy plik, którego nie chcemy wysyłać - można go w łatwy sposób usunąć z listy klikając na ikonkę krzyżyka znajdującą się obok nazwy pliku (po jego prawej stronie).
Kliknięcie przycisku "Zapisz" udostępni pliki klientowi. Anulowanie lub zamknięcie okna przerwie operację i usunie wszystkie pliki z systemu.
Gdy zapisaliśmy zestaw - klient ma możliwość pobrania plików, a my będziemy mieli podgląd, czy to zrobił i kiedy.
Drugą metodą wysłania plików klientowi jest panel PLIKI dostępny w głównym menu.
Wchodząc do panelu zobaczymy listę firm. Jeśli korzystacie Państwo z Mapy Pracy - wówczas pojawią się firmy przypisane w dziale "Księgowanie" do zalogowanego pracownika. Dla osób z prawami Kierownika i Administratora u góry znajduje się przycisk "Pokaż wszystkie". Jego włączenie pokaże pełną bazę danych klientów.
Wybierając firmę z listy zobaczymy pliki, które zostały do niej wysłane lub, które firma wysłała do nas poprzez Panel Klienta. Pliki wyświetlane są dla aktywnego miesiąca.
Tu znajdują się dwie zakładki "Księgowe" oraz "Kadry/ZUS". W każdej z zakładek są dwa panele "Dla klienta" i "Dla biura". W sekcji "Dla klienta" mamy przycisk "Dodaj", za pomocą którego możemy przesłać klientowi pliki. Procedura jest dokładnie taka sama jak w pierwszym przypadku.
Pliki dla biura
Drugą bardzo ważną funkcją modułów Pliki i Panel Klienta jest możliwość przesyłania plików dla biura księgowego. Wreszcie zakończy się era grzebania w mailach, albo udostępniania innych systemów wymiany plików.
Ważne jest, aby dobrze zrozumieć zastosowaną koncepcję.
Klient z poziomu panelu tworzy paczki dokumentów. Paczka ma nadaną domyślną nazwę, którą można zmienić na dowolny tekst, np. "Dokumenty sprzedaży". Paczce przypisuje się również "Status" - ma on odzwierciedlenie w stanie przyjmowania dokumentów w działach KSIĘGOWOŚĆ i KADRU/ZUS. Paczce przypisuje się rownież typ - czy to dokumenty księgowe, czy kadrowe, oraz okres. Jeśli w danym miesiącu klient wysłał paczkę oznaczając ją jako "Komplet" miesiąc ten nie pokaże się na liście do wyboru. Aby odblokować mu ponowną możliwość wysłania plików dla danego miesiąca w Gekkonie trzeba zmienić status z kompletu na część, co w niektórych przypadkach może nie być już możliwe, bo dany miesiąc został już rozliczony i wysłany do odpowiednich urzędów.
Po utworzeniu paczki pojawi się okienko, w którym będzie możliwość załadowania plików oraz dodania do nich notatki. Notatka będzie widoczna przez pracowników biura - można to pole wykorzystać jako np. opis dokumentu.
Gdy klient zapisze dodane dokumenty, wówczas w odpowiednim dziale w Gekkonie pojawi się informacja, o tym, że dostarczono dokumenty. Będzie wiadomo, czy klient dodał komplet, czy część oraz ile dokumentów zostało dodanych, a także dokładna data ich załadowania.
Aby pobrać nadesłane dokumenty klikamy prawym klawiszem myszy na nazwę klienta i z menu wybieramy "Dokumenty dla biura".
Wówczas pojawi się okienko z listą wszystkich plików dodanych do aktywnego miesiąca. Zarówno tych już pobranych, jak i tych nowych. W okienku tym zobaczymy również wszystkie notatki dodane do dokumentów.
Mamy tu również 4 możliwość pobrania plików:
- Pobranie pojedynczego pliku poprzez dwukrotne kliknięcie na nim lub poprzez zaznaczenie go i kliknięcie przycisku "Pobierz".
- Pobranie wszystkich plików z danej paczki - opcja dostępna w menu kontekstowym dostępnym po kliknięciu prawym klawiszem na jeden z plików z paczki.
- Pobranie wszystkich jeszcze niepobranych plików - opcja dostępna w menu kontekstowym dostępnym po kliknięciu prawym klawiszem na jeden z plików.
- Pobranie wszystkich plików z listy - opcja dostępna w menu kontekstowym dostępnym po kliknięciu prawym klawiszem na jeden z plików.
System zapisze dane pracownika, który jako ostatni pobrał dany plik oraz datę o czas wykonania tej operacji.
Drugą metodą jest pobranie plików z poziomu panelu PLIKI - zasada działania jest podobna, choć panel ma mniej możliwości.
Jest w nim za to przycisk "Pokaż niepobrane", który wyświetli wszystkie firmy z plikami, których biuro jeszcze nie pobrało. Oczywiście przy korzystaniu z Mapy Pracy wyświetlą się tylko firmy przypisane do danego pracownika w dziale. Funkcję tę można łączyć z przyciskiem "Pokaż wszystkie".