Pity roczne

Treść

Otrzymujecie Państwo do dyspozycji nowy moduł do kontroli rozliczeń rocznych.

Poprzednie moduły były produkowane i testowane przez wiele lat. Ten jest całkowicie nowy i będziemy go mogli testować wszyscy razem. Szczególnie zależy nam na uwagach merytorycznych.

Moduł ten pozwala nam kontrolować ilość i stan realizacji PITów rocznych zarówno tych do których jesteśmy zobligowani z tytułu prowadzenia dokumentacji księgowej (16A, 28, 36, 36L) jak i PITów „zewnętrznych”, oraz daje nam bezpośrednią możliwość przesyłania kompletnych danych do realizacji zobowiązań wynikających z ww. PITów klientom tj. wartość do wpłaty, daty, opisy, mikrorachunki podatkowe, kopie PITów, informacje o nadpłatach oraz kilka innych przydatnych funkcji np. szybki raport o wszystkich pitach jednej osoby.

W obecnej wersji system pilnuje rozliczania następujących PITów: 16A, 28, 36, 36L, 37, 38,39, DSF-1.

Aby włączyć moduł PITY ROCZNE należy w dziale ADMIN|Ustawienia|Ogólne   - przesunąć włącznik jak poniżej i wylogować się, a następnie zalogować ponownie, aby GEKKON wczytał nowe ustawienia.

Ustawienia modułu

Dodatkowo należy się zastanowić, czy dział PITY ROCZNE będzie dostępny dla wszystkich użytkowników, czy tylko dla osób z odpowiednimi uprawnieniami tj. Administratora, Kierowników i Sekretariatu. Do konfiguracji ww. uprawnień służy kolejny włącznik poniżej włączania modułu PITów rocznych.

Po włączeniu modułu PITY ROCZNE musimy utworzyć nowy rok rozliczeniowy. Robimy to w zakładce
ADMIN | Okresy rozliczeniowe |Lata (PITY ROCZNE) | + Dodaj

Nowy rok

 

Proszę dodać jedynie rok 2020. Przy tworzeniu pierwszego roku system zapyta, o który rok chodzi. Kolejne będzie dodawał już automatycznie.

UWAGA:

  • w utworzonej liście PITów znajdą się jedynie osoby z działu KLIENCI | Osoby – które są aktywne na dzień tworzenia listy tj. oznaczone kolorem czarnym (dlatego nie zalecamy tworzenia obecnie listy PITów za inne lata – będą one nieaktualne)
  • bez znaczenia jest fakt czy firma danej osoby jest zawieszona, czy nieaktywna
  • dzięki temu rozwiązaniu mamy szansę nie pominąć osób u których nasza usługa została zakończona np. z powodu zamknięcia działalności gospodarczej o ile nie usunęliśmy tej osoby z listy Osób z GEKKONA
  • oczywiście w ten sposób na liście znajdą się również osoby z którymi rozwiązaliśmy już umowę i nie będziemy sporządzali im zeznania ale można je łatwo usunąć (dotyczy to osób, które nie zostały usunięte i są aktywne w GEKKONIE - uprawnienie to posiada jedynie Administrator)
  • lista PITów utworzy się zgodnie z ustawieniami systemu na dzień utworzenia listy tzn. nie będą na niej ujęte PITy wymagane np. z powodu zmiany formy opodatkowania w trakcie roku podatkowego, utraty rozliczania się ryczałtem ewidencjonowanym i zmiana na zasady ogólne (na liście będzie aktywny tylko PIT-36, PIT-28 za pierwszy okres rozliczeniowy należy dodać ręcznie). Dlatego zalecamy listę PITów stworzyć na początku stycznia kolejnego roku podatkowego, ponieważ zmiany form opodatkowania, które zostaną wykonane na nowy rok będą miały wpływ na wynik utworzonej listy PITów
  • jeżeli po utworzeniu listy PITów dodamy kolejnych klientów, którym też będziemy chcieli zrobić PIT za poprzedni rok, należy tę osobę dodać „ręcznie” do listy – o tym za chwilę

 

Obsługa działu PITY ROCZNE

Pierwsza zakładka  ww. działu to DOKUMENTY. Dział ten służy nam do przyjmowania kompletnych do realizacji PITów. W lewej kolumnie znajduje się wykaz naszych klientów, którym mamy przygotować zeznanie. Kolorem czerwonym oznaczone są osoby u których nie dysponujemy jeszcze kompletem danych do realizacji ich PITu, czarnym te u których już przygotowujemy lub już przygotowaliśmy wymagane zeznanie, ale każda może osoba może mieć jeszcze obowiązek przygotowania innych zeznań np. PIT-37/38/39 – o których jeszcze nie wiemy, niebieskim osoba zewnętrzna z którą nie jesteśmy związani umową o usługi księgowe. Na dole lewego okna wyświetlana jest ilość wymaganych do realizacji pitów, których danymi do realizacji jeszcze nie dysponujemy.

UWAGA: po przygotowaniu ww. listy proszę sprawdzić czy wszystkie obowiązkowe pity znajdują się na tej liście. Nie możemy Państwu zagwarantować, że będą tam wszystkie pity ze względu na różne, własne sposoby oznaczania udziałów i form opodatkowania w systemie, deaktywowanie lub usuwanie nieobsługiwanych już osób, czy wręcz osoby spoza systemu. Nie pojawią się na liście również osoby, które nie mają podpiętych udziałów wraz z odpowiednią formą opodatkowania – system po prostu nie ma jak ich zakwalifikować.  Wszystkie braki można uzupełnić poprzez dodanie klienta zewnętrznego.

Okno dokumenty

Przyjmowanie PITW trakcie przyjmowania kompletu dokumentów (guzik Odbierz lub podwójne kliknięcie myszką, lub guzik z menu kontekstowego) decydujemy, czy realizujemy nasz pit do którego jesteśmy zobligowani (oznaczenie – Nasze rozliczenia) czy pit dodatkowy.

Po oznaczeniu wybranego rodzaju PITu – osoba zostaje przeniesiona do prawego okna i do konkretnej zakładki dla danego PITu, a w oknie środkowym wyświetlana będzie informacja kto i kiedy dokonał stosownego wyboru.

Dodatkowo na dole zakładki dotyczącej każdego rodzaju PITu wyświetlana jest na bieżąco statystyka, która mówi nam ile mamy kompletnych PITów danego rodzaju do zrobienia, ile jest zrobionych i ile jeszcze zostało. Żeby poznać całkowitą liczbę PITów danego rodzaju do zrobienia należy zsumować wartości  z zakładki Dokumenty znajdujące się na dole sekcji dokumenty do odebrania (jak na obrazku powyżej).

 

 

Status PIT

Wysyłka PITPo wykonaniu danego zeznania należy poinformować naszego klienta o wysokości i terminie wpłaty wynikającej z wykonanego zeznania lub o wysokości nadpłaty. Informacja działa identycznie jak w działach KSIĘGOWOŚĆ i KADRY/ZUS.  Wybieramy daną osobę i klikając dwukrotnie myszką aktywujemy okno do przekazania informacji. Jeżeli osoba do której wysyłamy informację dysponuje e-mailem w systemie GEKKON, system od razu przygotuje nam zakładkę z możliwością wysłania e-maila. Kwotę wpisujemy w pole oznaczone symbolem formularza. Jeżeli jest to nadpłata do zwrotu zaznaczamy pole nadpłaty. Możemy przekazać klientowi dodatkowe informacje  wpisując je w pole Uwagi dla klienta (aktywne tylko z wybraną metodą poinformowania E-mail), oraz dołączyć do wysyłanej informacji wymagane załączniki np. kopię PITu i UPO.

Po zatwierdzeniu wysłania wiadomości osoba zostaje przeniesiona do prawej kolumny. W środkowej kolumnie otrzymujemy informację kto przekazał informację i w jaki sposób.  Poprawia się statyka naszej pracy (jak na obrazku powyżej).

 

 

Informacja PITJeżeli jako sposób poinformowania wybraliśmy e-mail, system automatycznie wygeneruje specjalną wiadomość do klienta na wszystkie wskazane w systemie adresy e-mail.

 

 

 

 

 

 

 

 

Informacja PIT - nadpłataJeżeli w czasie przekazywania informacji wskażemy, ze podatnik ma nadpłatę do zwrotu, wiadomość będzie wyglądała tak jak na przedstawionym obrazku.

UWAGA: Przypominamy, że w przypadku przygotowywania pitów dla osób zewnętrznych nie będzie możliwości wysłania ww. wiadomości – system realizuje wysyłkę tylko na adresy autoryzowane w systemie więc ze względów bezpieczeństwa nie dopuszczamy wysyłki na adresy incydentalne.

 

Sposób kontroli rozliczania pozostałych PITów jest identyczny. Zaczynamy od przyjęcia kompletu dokumentów w zakładce Dokumenty, a kończymy na wysłaniu/przekazaniu informacji o wysokości kwoty wynikającej z rozliczenia danego zeznania.

Dodawanie klienta zewnętrznego

Dodanie osoby zewnętrznejOkienko PIT zewnętrznePoza osobami, które są na stałe obsługiwane w systemie (mamy z nimi zawartą umowę o usługi księgowe), możemy przy pomocy GEKKONA kontrolować również stan prac nad zeznaniami rocznymi od osób zewnętrznych. Służy do tego guzik + Dodaj klienta zewn. w dziele DOKUMENTY. 

Po jego aktywowaniu pojawi się okienko dialogowe służące do wpisania danych osoby zewnętrznej. Po ich dodaniu należy wcisnąć guzik Zapisz. W lewej kolumnie pojawi się nowa osoba oznaczona kolorem niebieskim – osoba z zewnątrz.   

Dla takiej osoby mamy do przygotowania wszystkie rodzaje zeznań – przy czym nie  mamy już podziału na zeznania do przygotowania nasze (obowiązkowe) i dodatkowe. 

Pozostałe funkcjonalności realizowane są identycznie jak w przypadku opisanym powyżej.

 

Osoba z zewnątrz na liście

 

Menu kontekstowe

 

W celu ułatwienia poruszania się w dziale PITY ROCZNE dostajemy do dyspozycji kilka pomocnych skrótów – wywołujemy je poprzez najechanie na odpowiednią osobę i wciśnięcie prawego klawisza myszy. W zależności od miejsca w którym się znajdujemy otrzymujemy kilka możliwych opcji:


Odbierz – aktywuje okno wyboru danego PITa do realizacji lub wysłania wyniku rozliczenia.

Zakończ obsługę – blokuje możliwość realizacji dalszej obsługi/wyboru innych pitów – używamy jej w momencie w którym jesteśmy pewni, że dla danej osoby nie będziemy realizowali więcej rozliczeń.  

Pokaż telefony – tak jak w innych działach - wyświetla dostępne numery telefonów.

Wyślij E-mail – tak jak w innych działach – realizuje usługę szybkiej wysyłki e-maila na adresy przypisane do danej osoby w GEKKONIE - usługa nie może być realizowana dla osób z zewnątrz - działa pod warunkiem odpowiedniej konfiguracji poczty w dziale ADMIN.

Wyślij SMS – tak jak w innych działach – realizuje usługę szybkiej wysyłki SMS na telefony przypisane do danej osoby w GEKKONIE – usługa nie może być realizowana dla osób z zewnątrz – działa pod warunkiem odpowiedniej konfiguracji bramki SMS w dziale ADMIN.

Usuń – występuje tylko w dziale Dokumenty – służy do usunięcia osoby, u której nie będziemy realizowali żadnych zeznań rocznych np. omyłkowo dodanej do danego działu, operacja dostępna tylko dla użytkownika o uprawnieniach Administratora. 
UWAGA: operacja nieodwracalna !!

Wznów obsługę – aktywna tylko w przypadku osób, u których wcześniej zakończono obsługę.

Raport PITów – opcja pokazująca nam stan wszystkich przyjętych do realizacji PITów danej osoby – dostępna z każdego okna działu – opis poniżej.  

Wycofaj wszystko – opcja korygująca błędny ruch w danej zakładce.

 

Menu kontekstowe DOkumenty

 

Menu kontekstowe PIT

 

Raport PITów

 

Raport PITówUsługa pokazująca nam stan wszystkich przyjętych do realizacji PITów danej  osoby – dostępna z każdego okna działu. Kolor czarny oznacza – pit zrealizowany, informacja została przekazana klientowi. Kwota dodatnia oznacza obowiązek zapłaty do US, natomiast kwota ujemna - nadpłatę podlegającą zwrotowi dla klienta. Kolor czerwony oznacza, iż przyjęto już dokumenty potrzebne do przygotowania zeznania, jednak informacja o zobowiązaniu nie została wysłana.