Gdy powiązaliśmy już właścicieli/udziałowców z firmą nadszedł czas na parametryzację ustawień naszych klientów tak, aby system mógł wykonywać za nasz wiele czynności. W dziale KLIENCI|Firmy zaznaczamy żądaną nazwę i klikamy dwa razy myszką lub klikamy prawym klawiszem myszy i z menu kontekstowego wybieramy „Szczegóły” i po prawej stronie uzupełniamy zakładki (Udziałowcy są już przypisani) Kontakty, Przydział i Opłaty stałe.

W zakładce Kontakty w pierwszej kolejności przypisujemy udziałowców (wyświetlają się tylko przypisani do danej firmy).
Następnie po zapisaniu udziałowca zaznaczamy żądaną nazwę i klikamy dwa razy myszką lub prawym klawiszem myszy i z menu kontekstowego wybieramy „Szczegóły”. Otwiera się nam okno Szczegółów danej osoby, gdzie wprowadzamy adres E-mail

– zaznaczając czy będzie to adres główny do tzw. automatycznej wysyłki – na tak wskazany adres będzie do danego udziałowca wysyłana informacja o podatku VAT i PIT oraz wszystkie komunikaty i przypomnienia. Brak oznaczenia danego adresu do wysyłki automatycznej oznacza, że jest to inny dozwolony adres do użytkowania w GEKKONie ale bez automatycznej korespondencji.
Następnie po zapisaniu adresu E-mail udziałowca klikamy raz myszką na pasek Telefony i otwiera się nam okno Szczegółów danej osoby, gdzie wprowadzamy numery telefonów – zaznaczając czy będzie to telefon stacjonarny czy też komórkowy z oznaczeniem automatycznej wysyłki SMS – na tak wskazany adres do danego udziałowca będą wysyłane przypomnienia SMS. Pozostałe numery telefonów będą w systemie publikowane jako możliwe do komunikacji z daną osobą.
Poza Kontaktami do udziałowców, możemy wprowadzić kontakty do Pracowników z tą różnicą że wskazane adresy e-miał i telefony z zaznaczeniem opcji do automatycznej wysyłki nie spowodują wysłania informacji o podatkach do pracownika a przekażą jedynie pozostałe informacje i komunikaty, jakie będzie wysyłało biuro do wszystkich klientów. Wyjątkiem będą pracownicy osób prawnych i rolników – przy zaznaczeniu u nich automatycznej wysyłki – otrzymają oni informacje o podatkach osoby prawnej (VAT i CIT) lub rolnika (VAT).

Kolejna zakładka to Uwagi – czyli lista dodatkowych naszych obowiązków/zleceń, które życzy sobie dany klient abyśmy realizowali wraz z naszą usługą podstawową. Lista ta będzie się wyświetlała zawsze w momencie przekazywania klientowi końcowej informacji o podatku VAT lub informacji o kwotach składek ZUS – stąd należy rozróżnić ww. życzenia klientów aby przypisany pracownik do realizacji rozliczenia danego klienta mógł je odpowiednio zrealizować. Uwagi można dodawać w każdym momencie. Na czas startu systemu mogą pozostać nieprzypisane.