GEKKON oferuje dwa sposoby automatycznego fakturowania:
- fakturowanie z dołu, na podstawie faktycznie wykonanej pracy księgowej/kadrowej
- fakturowanie z góry, na podstawie wyznaczonych opłat stałych - ryczałtów.
Ponadto oferuje fakturowanie ręczne oparte o dwa tryby:
- ręczne wystawianie faktur
- wystawianie pre-faktur przez pracowników za wykonane dodatkowe usługi.
Fakturowanie z dołu
System standardowo ustawiony jest na fakturowanie z góry. Dlatego jeżeli chcemy korzystać z funkcji fakturowania z dołu musimy tę opcję wyłączyć w dziale ADMIN|Ustawienia|Ustawienia Faktur (pole suwaka musi być szare).
Powinniśmy też zdecydować czy na naszych fakturach będzie prezentowany kod GTU (jest to dobrowolne choć zalecane) w tym celu należy przesunąć odpowiedni suwak.
Następnie musimy dodać podmiot fakturujący – czyli wpisać dane naszego biura. Część z nich może zostać pobrana na podstawie NIP z rejestru REGON. Kod Urzędu to kod naszego urzędu skarbowego, do którego przesyłamy pliki JPK. Następnie, w konfiguracji dodatkowej, musimy podać nasz rachunek bankowy i wybrać sposób numerowania naszych faktur.
GEKKON umożliwia fakturowanie przez kilka podmiotów jednocześnie. Wówczas należy powtórzyć konfigurację dla każdego z nich. Poszczególne opłaty dla klientów przypisujemy do wybranych podmiotów, a resztą zajmie się GEKKON. Nie ma ograniczeń konfiguracyjnych. Jeśli różne podmioty wykonują różnego typu usługi dla tego samego klienta, albo dzielą się klientami między sobą - wszystko zależy od konfiguracji.
Następnie musimy przygotować katalog usług, które będą wykazywane na naszych fakturach określając nazwę usługi, stawkę VAT, cenę netto, jednostkę miary, kod GTU i PKWiU – jeśli zachodzi taka konieczność. Z tak stworzonego katalogu usług będziemy korzystać tworząc odpowiedni wykaz opłat stałych dla każdego naszego klienta w dziale KLIENCI | Opłaty stałe.
Ważne: katalog usług jest jeden dla wszystkich podmiotów fakturujących. Bez znaczenia jest fakt czy wszystkie podmioty są podatnikami czynnymi VAT. Deklarację co do zwolnienia z VAT – np. podmiotowego (art. 113 ust. 1 i 9) wybieramy dopiero w kroku kolejnym czyli przypisując każdemu klientowi odpowiednie opłaty stałe.
Dla celów stosowania fakturowania z dołu używamy następujących typów opłat:
- Za dokument księgowy – opłata za ilość zaksięgowanych dokumentów.
- Rozliczenie pracownika min. – opłata za ilość przygotowanych rozliczeń pracowników na umowę o
pracę ze stałym wynagrodzeniem. - Rozliczenie pracownika inne - opłata za ilość przygotowanych rozliczeń pracowników na umowę o pracę z bardziej skomplikowanym rozliczeniem np. akordowym.
- Rozliczenie umowy o dzieło/zlecenie - opłata za ilość przygotowanych rozliczeń pracowników na umowę o dzieło/zlecenie.
- Rozliczenie pracodawcy - opłata za ilość przygotowanych rozliczeń ZUS pracodawców/osób współpracujących.
Poza tym zawsze możemy przypisać opłatę stałą (ryczałt), która jest niezależna od ww. parametrów np. za usługę księgową, za jpk, za deklaracje, itp.
Po wybraniu typu musimy wskazać treść na fakturze (wykaz z wcześniej stworzonego katalogu), kwotę netto, stawkę VAT, kod GTU pobierze się automatycznie wraz z wybraniem usługi z katalogu i dodatkowo wskazać podmiot fakturujący.
UWAGA: aby system funkcjonował poprawnie „treść na fakturze” dla każdego typu opłat musi być inna. System sprawdza, czy pozycja o danej treści już istnieje - jeśli tak, to nie doda kolejnej pozycji o tej samej treści.
Jeżeli podmiot fakturujący korzysta ze zwolnienia podmiotowego z VAT (art. 113 ust. 1 i 9 ustawy o VAT) przypisując rodzaj usługi do fakturowania wskazujemy stawkę ZW. Wówczas wyświetli się dodatkowe pole, w którym z dostępnej listy należy wybrać pierwszą pozycję: zwolnienie podmiotowe. Przy tak skonfigurowanej opłacie, na fakturze pojawi się wymagana przepisami informacja o podstawie zwolnienia z VAT.
UWAGA – jeżeli dany podmiot fakturujący jest zwolniony podmiotowo z podatku VAT to wszystkie usługi przypisane mu do fakturowania muszą mieć wskazaną tą samą podstawę do zwolnienia z VAT. Jeżeli zamierzacie Państwo wystawiać faktury dla innych podmiotów zwolnionych z VAT lub korzystać i innych rodzajów zwolnienia z VAT prosimy o kontakt – lista potrzebnych zwolnień zostanie zaktualizowana. Nie wprowadzamy całego wykazu dostępnych zwolnień(a jest ich kilkadziesiąt), żeby wystawianie faktur było czytelniejsze.
Jeżeli opłaty są już przypisane możemy przystępować do pracy.
System będzie przygotowywał pre-fakturę dopiero po zatwierdzeniu rozliczenia danej firmy w dziale KSIĘGOWOŚĆ lub KADRY/ZUS. Jeżeli to nastąpi np. 15.12.2020 – dopiero w tym dniu pre-faktura pojawi się w systemie – bezpośrednio po wykonaniu ww. operacji.
Jeżeli najpierw zatwierdzimy rozliczenie firmy w dziale KADRY/ZUS | Przygotowanie listy płac w dziale ROZLICZENIA KLIENTÓW|faktury do wystawienia pojawi się pre-faktura, która będzie zawierała na razie wyłącznie dane z rozliczenia tego działu oraz ryczałty stałe – o ile zostały wcześniej wprowadzone w opłatach stałych u danego klienta.
Pre-faktura ta oznaczona jest kolorem czerwonym – tzn., że wymaga zatwierdzenia. Czeka ona jeszcze na wykonanie kolejnych kroków – o ile są one związane z opłatami.
Jeżeli pobieramy opłatę za rozliczenie ZUS pracodawcy – opłata zostanie dodana do faktury po zatwierdzeniu w dziale KADRY/ZUS | Przygotowanie ZUS/PIT-4 i oznaczeniu ilości rozliczanych pracodawców np. 2 osoby (właściciel i osoba współpracująca). Wówczas do faktury zostanie dodana kolejna pozycja dotycząca naliczenia opłaty za rozliczenie składek ZUS za dwie osoby.
Jeżeli pobieramy opłatę za ilość zaksięgowanych dokumentów – opłata zostanie dodana do faktury po zatwierdzeniu firmy w dziale KSIĘGOWOŚĆ | Zatwierdzanie na podstawie ilości zaksięgowanych dokumentów wpisanych w dziale KSIĘGOWOŚĆ | Księgowanie.
Teraz dopiero pre-faktura jest kompletna. Można do niej dodać ręcznie inne opłaty. Przed wystawieniem faktury pre-fakturę należy jeszcze zatwierdzić. Data wystawienia pre-faktury nie będzie ustawiona automatycznie jako data wystawienia faktury!
UWAGA:
- korekty ilości dokumentów księgowych lub ilości rozliczanych pracowników nie są uwzględnianie w prezentowanej pre-fakturze – zawsze po wykonaniu ww. korekty należy ręcznie skorygować odpowiednie ilości
- jeżeli niekompletną pre-fakturę wystawimy jako fakturę np. przed zakończeniem rozliczeń księgowych pre-fakturę zawierającą tylko dane opłat kadrowych zatwierdzimy i wystawimy, wówczas system przygotuje drugą fakturę zawierającą dane opłat za usługę księgową ale powieli w niej opłaty stałe !!!
Tak więc najlepiej jest wystawiać faktury dopiero po zakończeniu wszystkich rozliczeń w obu działach tj. KSIĘGOWOŚĆ i KADRY/ZUS – o ile nasze faktury są konfigurowane na podstawie opłat z obu tych działów.
Dalej postępujemy zgodnie z instrukcją z działu ROZLICZENIA Z KLIENTAMI | Do wystawienia.
Fakturowanie z góry
Podstawowa konfiguracja tego typu fakturowania jest dokładnie taka sama jak w poprzednim rozdziale. Musimy włączyć opcję „faktury wystawiane z góry”, jeśli nie jest włączona, a jest to domyślny sposób wystawiania faktur. Ponadto dodajemy podmioty fakturujące, katalog produktów oraz opłaty stałe dla klientów. Jeśli dodamy opłaty związane z ilością rozliczeń (ja w fakturowaniu z dołu) system nie uwzględni tych opłat w naszych pre-fakturach. Jedynie opłaty zryczałtowane zostaną dodane na listę pozycji.
System przygotuje zestaw pre-faktur dla wszystkich klientów w momencie tworzenia nowego miesiąca rozliczeniowego. Data wystawienia pre-faktur nie będzie automatycznie uznana za datę wystawienia faktur właściwych, zatem moment dodania nowego miesiąca nie musi być zależny od daty, z którą będziemy chcieli wystawić i wysłać do klientów faktury. Dalej postępujemy zgodnie z instrukcją z działu ROZLICZENIA Z KLIENTAMI | Do wystawienia.
Ręczne wystawianie faktur
Omówione zostało w dziale ROZLICZENIA Z KLIENTAMI|Faktury.
Wystawianie pre-faktur przez pracowników za wykonane dodatkowe usługi
Każdy z naszych pracowników może przygotowywać pre-faktury czyli inaczej mówiąc faktury za nasze usługi dodatkowe, które on zrealizował. Nie musi mieć uprawnień do działu ROZLICZENIA Z KLIENTAMI, ponieważ pre-fakturę przygotowuje z własnego menu.
Po wciśnięciu guzika faktura pojawi się okienko umożliwiające przygotowanie odpowiedniej pre-faktury.
Po jej zapisaniu pojawi się ona w dziale ROZLICZENIA Z KLIENTAMI | Do wystawienia gdzie czeka na zatwierdzenie przez uprawnioną osobę i wystawienie lub edycję, czy usunięcie. Żadna pre-faktura nie zostanie wystawiona automatycznie – dzięki temu mamy kontrolę nad tym kiedy i komu naliczamy odpowiednie opłaty. Dzięki tej metodzie jesteśmy w stanie skontrolować ile każdy z naszych pracowników w danym okresie zrealizował usług dodatkowych – system bowiem pamięta osobę, która przygotowała pre-fakturę. Możemy tę funkcję wykorzystać np. do premiowania naszych pracowników filtrując wystawione faktury za dany miesiąc wg. osób, które je przygotowały.
Dalej postępujemy zgodnie z instrukcją z działu ROZLICZENIA Z KLIENTAMI | Do wystawienia.