Po zalogowaniu się do systemu znajdujemy się w zakładce PANEL STARTOWY. Są tu umieszczone wszystkie aktualne komunikaty, informacje na temat zadań do zrobienia oraz zadań przeterminowanych – naciśnięcie na któryś z ww. guzików przeniesie nas do listy zadań o których będzie informacja w oddzielnym rozdziale instrukcji obsługi. Po prawej stronie znajduje się zakładka czasu pracy. System ma za zadanie mierzyć czas pracy pracownika – nie jest to dedykowany system do ewidencji czasu pracy, choć za taki może uchodzić. Zachęcamy do skkorzystania z uproszczonego systemu ewidencji czasu pracy jaki oferuje GEKKON.
Aby uruchomić pomiar czasu pracy należy po zalogowaniu się do systemu wcisnąć guzik START. Obok guzika pojawi się stoper (po zliczeniu minimum 1 minuty), który
zacznie pokazywać nam czas pracy w systemie, a sam guzik start zostanie zastąpiony guzikiem STOP, który wciskamy aby zatrzymać pomiar czasu. Taką operację możemy powtarzać wielokrotnie w ciągu dnia, aby odliczać np. godziny wyjść z pracy w celach prywatnych. Jeśli użytkownik zapomni przed wylogowaniem zastopować system zliczania czasu pracy, Gekkon sam go zastopuje o godzinie 17:00 zliczając czas od uruchomienia START do 17-tej, jednak nie więcej niż 8 godzin. Jeśli ktoś uruchomi zegar pracy po godzinie 9-tej, system zliczy mu czas od godziny uruchomienia do godziny 17-tej – czyli mniej niż 8 godzin. Jeśli użytkownik zaloguje się do sytemu zliczania pracy po godzinie 17-tej i do północy go nie zastopuje – system tego czasu w ogóle nie doliczy do jego godzin pracy.
Pamiętajmy – zliczanie czasu pracy w GEKKONIE jest całkowicie dobrowolne, nie jest to dedykowana ewidencja czasu pracy ale odpowiednio użytkowana może taką ewidencję zastąpić.
Aby móc wykorzystać zliczanie czasu pracy w systemie należy przejść do zakładki Czas pracy.
Po przejściu do kolejnej zakładki Rozliczenie czasu pracy, można przejrzeć czas pracy wg. systemu START/STOP lub Według logowań. Dokładnosć obu pomiarów jest kwestią ustalenia zasad wewnętrznych. System naliczania według logowań nie uwzględnia czasu przerw w pracy - na przykład na wyjście prywatne - liczy czas od pierwszego logowania w systemie do ostatniego wylogowania.
Używając odpowiednio zakładek Konfiguracja i Raport zbiorczy – możemy sprawdzić szczegółowe dane czasu pracy każdego użytkownika systemu za dany miesiąc lub uzyskać zbiorczy raport wszystkich użytkowników za dany miesiąc.
System umożliwia też rozdysponowanie urlopów i prowadzenie ewidencji pracy zdalnej oraz absencji chorobowej.
W zakładce Moje wnioski każdy pracownik może zadysponować swoim urlopem składając wniosek urlopowy lub pracą zdalną składając wniosek o takową. Każdy wniosek może edytować lub usunąć, a wniosek o urlop także wydrukować.
Ikonka kalendarza służy do podglądu dostępności wszystkich pracowników aby móc zaplanować własny urlop, który nie będzie kolidował z innymi urlopami lub chorobami innych pracowników.
Kolor zielony – urlopy zaakceptowane, czerwony planowane ale jeszcze niezaakceptowane, żółty – absencja chorobowa, zielony paskowany - praca zdalna zaakceptowana, czerwony paskowany - praca zdalna oczekująca na akceptację. Na dole tabeli - wykaz urlopu już wykorzystanego w danym roku przez użytkownika do dnia dzisiejszego czyli jeszcze bez urlopu zaplanowanego i zaakceptowanego ponieważ może z niego jeszcze zrezygnować lub może być z niego być odwołany, a także stan urlopu według wyliczeń systemu. Aby wyliczenia były poprawne należy prawidłowo wypełnić kartotekę pracownika (więcej w dziale dodawanie użytkownika oraz historia zatrudnienia).
Wchodząc w zakładkę Urlopy/Praca zdalna – Kierownik lub Administrator (w zależności od ustawień systemu) może ww. wniosek zaakceptować lub dodać urlop/pracę zdalną bez wniosku np. uzgodniony telefonicznie.
Pamiętajmy - wniosek urlopowy może być wycofany jedynie do dnia w którym urlop się nie odbył.
Może też być edytowany, usunięty i wydrukowany. Możemy też sprawdzić stan urlopów już wykorzystanych w danym roku wciskając symbol sumy. W tabeli zobaczymy zestawienie wykorzystanych dni w każdym roku (kolumna oznaczona literką W) oraz jaka ilość przysługiwała pracownikowi w każdym roku (kolumny oznaczone literką L). System wyświetli również (na podstawie wniosków urlopowych wprowadzonych do systemu oraz automatycznie obliczonego limitu przysługującego pracownikowi, ile dni pozostał do wykorzystania.
Wchodząc w zakładkę Zwolnienia lekarskie, możemy dodawać, edytować, usuwać lub importować zwolnienia lekarskie. W celu importu zwolnienia należy pobrać, odpowiedni plik .csv z portalu PUE ZUS. Import jest możliwy o ile zgadza się imię i nazwisko pracownika lub trzeba ręcznie przypisać dane z zaimportowanego pliku do dowolnego pracownika.
