Zakładamy nowy obsługiwany miesiąc. Każdy nowy miesiąc automatycznie dostosowuje się do danych wprowadzonych do systemu, do ilości wprowadzonych firm, osób, zmienionych uprawnień, opłat i wielu innych parametrów. Dlatego każdy nowy miesiąc tworzymy dopiero po zakończeniu poprzedniego, tak aby uwzględniał zmiany, które wprowadziliśmy w danym miesiącu w systemie. Na początku otrzymujecie Państwo system czysty – należy dodać pierwszy miesiąc. W tym celu należy w dziale ADMIN | Miesiące | + Dodaj – dodać pierwszy miesiąc (operację tą może wykonać tylko użytkownik o uprawnieniach Admina).
Jest on wyświetlany i możliwy do zmiany z górnego menu, o ile został utworzony wcześniej przez Admina.
Jeśli wszystko wcześniej prawidłowo przygotowaliśmy powinniśmy mieć możliwość pracy w działach KSIĘGOWOŚĆ, KADRY/ZUS oraz w dziale ROZLICZENIA Z KLIENTAMI|Do wystawienia powinny zostać przygotowane faktury – ale omówieniem tych faktur zajmiemy się w rozdziale FAKTUROWANIE.
W dziale KSIĘGOWOŚĆ | Dokumenty | BIEŻĄCE zostaną przygotowane firmy do obsługi w danym miesiącu. Okna w tym dziale są podzielone na trzy sekcje – po lewej stronie (1) znajdują się firmy, na których nie zostały jeszcze wykonane żadne czynności np. nie zostały odebrane dokumenty, po prawej (2) stronie znajdują się firmy, na których już zostały wykonane konkretne czynności np. zostały odebrane dokumenty, a okno środkowe (3) jest oknem informacyjnym, pokazującym, kto wykonał daną czynność np. odebrał dokumenty (zawartość okna pojawia się po wybraniu firmy w oknie nr. 2 - po prawej stronie). Pasek w sekcji (4) okna pokazuje nam stan realizacji danego działu w bieżącym miesiącu.
Odbieranie dokumentów realizujemy poprzez kliknięcie dwukrotne na daną firmę lub podświetlenie danej firmy i wybranie w górnym menu „Odbierz”, albo przyciśnięcie prawego klawisza myszy – otwiera się menu kontekstowe, z którego wybieramy pierwszą opcję „Odbierz”. W celu szybkiego wyszukania możesz użyć wyszukiwarki w lewej kolumnie pod napisem Klient – po prostu zacznij wpisywać nazwę, którą użyłeś dla danego klienta.
W czasie odbierania dokumentów decydujesz czy dostarczone dokumenty stanowią komplet, czy tylko część dokumentów. Można też wprowadzić ich ilość – dla celów informacyjnych. Menu kontekstowe jest możliwe do wywołania na każdym etapie działu KSIĘGOWOŚĆ i KADRY/ZUS. Przy jego pomocy można wysyłać e-maile i sms-y jeśli zostały one włączone i odpowiednio skonfigurowane w systemie – o tym w kolejnych częściach instrukcji.
Po odebraniu dokumentów firma jest przenoszona na prawą stronę i automatycznie przenoszona jest do kolejnej zakładki Księgowanie.
Po wykonaniu księgowania w niezależnym programie księgowym, zaznaczamy w GEKKONie wykonanie tej czynności poprzez kliknięcie dwukrotne na daną firmę lub podświetlenie danej firmy i przyciśnięcie prawego klawisza myszy – otwiera się menu kontekstowe z pierwszą opcją Księguj lub podświetlenie danej firmy i wciśnięcie guzika Księguj.
Przy tej operacji możemy wpisać ile zaksięgowaliśmy 
dokumentów i ile na ww. czynność poświęciliśmy czasu (w konfiguracji działu księgowego ADMIN |Ustawienia |Księgowość można skonfigurować wymuszanie wprowadzania ilości zarówno w dziale Dokumenty jak i Księgowość. O ile dział dokumenty ma stricte wartość informacyjną, to ilość z działu Księgowanie jest brana do późniejszych statystyk pracowników w tym i kolejnych działach. Wprowadzanie ilości czasu również nie jest obowiązkowe, jeśli wyłączymy je w Ustawieniach. Obie dane są potrzebne do analizy czasu jaki został poświęcony na pracę nad danym klientem oraz do wyceny jego usługi. W przypadku czasu należy zawsze wpisać oba parametry – godziny i minuty. Jeżeli ilość godzin będzie wynosić mniej niż jedna – zawsze trzeba wprowadzić „0” i wpisać tylko minuty.
Wpisy ilości zaksięgowanych dokumentów i czasu pracy są publikowane zawsze w środkowej kolumnie.
Jeżeli firma oddała komplet dokumentów, który został następnie uznany za zaksięgowany, zostanie automatycznie przeniesiona do zakładki Sprawdzanie. Jeżeli jednak nie oddała kompletu a jedynie część, wówczas proces dalszej „obróbki” firmy zostaje zatrzymany na etapie Księgowania, a sama Firma po prawej stronie zmienia swój kolor na fioletowy – znaczy niekompletna. Dopiero odebranie reszty dokumentów w dziale ODBIÓR DOKUMENTÓW i ich zaksięgowanie zezwoli na dalsze procesowanie nad klientem w systemie. Pamiętajmy, że jeżeli dany klient ma nam również dostarczyć pliki JPK (lub im podobne) to żeby móc uznać odbiór reszty dokumentów należy zaznaczyć, że ten obowiązek został wypełniony.
Po zaksięgowaniu otrzymanej reszty dokumentów (ponownie wpisano dodatkową ilość zaksięgowanych dokumentów i czas księgowania tych dodatkowych dokumentów) status firmy zmienił się na kompletny tzn. zniknął kolor fioletowy – tym samym firma automatycznie została przeniesiona do zakładki Sprawdzanie. Suma zaksięgowanych dokumentów jest publikowana w środkowej kolumnie po lewej stronie. Zmiana ilości błędnie wpisanych zaksięgowanych dokumentów jest możliwa przy użyciu guzika Popraw.
UWAGA! Czas jest nieedytowalny, więc prosimy wprowadzać go uważnie!
W zakładce Sprawdzanie dokonujemy potwierdzenia wykonania sprawdzenia wcześniej zaksięgowanych dokumentów. Wykonanie tej czynności poprzez kliknięcie dwukrotne na daną firmę lub podświetlenie danej firmy i przyciśnięcie prawego klawisza myszy – otwiera się menu kontekstowe z pierwszą opcją Sprawdź lub podświetlenie danej firmy i wciśnięcie guzika Sprawdź.
Przy tej operacji musimy wpisać ile na ww. czynność poświęciliśmy czasu. Informacja ta jest potrzebna do analizy czasu jaki został poświęcony na pracę nad danym klientem oraz do wyceny jego usługi. W przypadku czasu należy zawsze wpisać oba parametry – godziny i minuty. Jeżeli ilość godzin będzie wynosić mniej niż jedna – zawsze trzeba wprowadzić „0” i wpisać tylko minuty. Informacja o wykonanej operacji jest publikowana w środkowej kolumnie – tzn. kto i kiedy wykonał ww. operację oraz ile na nią poświęcił czasu.
Po dokonaniu Sprawdzenia firma automatycznie zostaje przeniesiona do działu Zatwierdzanie.
Obsługa zakładek Księgowanie | Sprawdzanie | Zatwierdzanie może zostać zmieniona w zależności od zasad i sposobu organizacji danego biura na obsługę tylko zakładek Księgowanie|Zatwierdzanie. Kiedy zatem wykorzystywać zakładkę Sprawdzanie – wtedy kiedy mamy już zaksięgowaną firmę i w czasie sprawdzania okazuje się że brakuje nam np. ostatniego dokumentu lub ze względu na jakieś wątpliwości chcemy żeby ktoś inny z większym doświadczeniem przejrzał i dopiero zatwierdził ww. dokumenty np. główny księgowy czy doradca podatkowy. Jeśli jednak dojdziemy do wniosku, że w naszej organizacji taka zakładka będzie zbyteczna – można ją wyłączyć.
Należy to zrobić w ADMIN|Ustawienia|Księgowe - wyłącz dział „Sprawdzanie” i zapisać zmienione ustawienia.
W zakładce Zatwierdzanie dokonujemy potwierdzenia wykonania zatwierdzonej części wcześniej zaksięgowanych/sprawdzonych dokumentów. Wykonanie tej czynności poprzez kliknięcie dwukrotne na daną firmę lub podświetlenie danej firmy i przyciśnięcie prawego klawisza myszy – otwiera się menu kontekstowe z pierwszą opcją Zatwierdź lub podświetlenie danej firmy i wciśnięcie guzika Zatwierdź.
Przy tej operacji musimy wpisać ile na ww. czynność poświęciliśmy czasu. Informacja ta jest potrzebna do analizy czasu jaki został poświęcony na pracę nad danym klientem oraz do wyceny jego usługi. W przypadku czasu należy zawsze wpisać oba parametry – godziny i minuty. Jeżeli ilość godzin będzie wynosić mniej niż jedna – zawsze trzeba wprowadzić „0” i wpisać tylko minuty. Informacja o wykonanej operacji jest publikowana w środkowej kolumnie – tzn. kto i kiedy wykonał ww. operację oraz ile na nią poświęcił czasu.
Po dokonaniu Zatwierdzenia firma automatycznie zostaje przeniesiona do działu Informacja. Dział ten składa się z kilku zakładek służących do przekazania informacji klientom o wysokości podatku VAT, PIT, CIT oraz informacji o przesłaniu deklaracji VAT do Urzędu Skarbowego.
Pierwsza zakładka to Informacja dla klienta – VAT. Służy do przekazania informacji o kwocie podatku VAT za dany miesiąc. Po wybraniu klienta w lewej kolumnie należy przycisnąć prawy klawisz myszy – otwiera się menu kontekstowe z pierwszą opcją Informuj lub wciśnięcie guzika Informuj.
Po wybraniu opcji Informuj otworzy się okno do wprowadzenia danych do komunikacji z klientem. W polu Kwota VAT proszę wpisać właściwą wartość – nawet jeśli jest zero zł. System automatycznie podpowiada sposób przekazania ww. informacji na e-mailem (oczywiście jeśli dany klient ma przypisany w dziale kontaktów właściwy adres e-mail z zaznaczeniem, że jest on do automatycznej wysyłki). W przypadku braku e-maila w kontaktach należy wybrać inny sposób, jaki został wykorzystany do przekazania ww. informacji klientowi: osobiście, telefon, poczta.
W przypadku posiadania aktywnego adresu e-mail po zapisaniu ww. czynności system sam wygeneruje odpowiednią informację z podaniem kwoty podatku VAT, okresu, informacji o indywidualnym rachunku podatkowym i terminie wpłaty. Email ten zostanie zapisany w dziale KORESPONDENCJA | Wysłane info.
Jeśli w danych klienta wprowadziliście Państwo Uwagi VAT, wówczas pojawią się one w dolnej części okna. Bez zaznaczenia odpowiednich kwadracików nie będzie możliwości zapisania wprowadzonych danych.
Zalecamy przechowywanie tej wiadomości jako dowód przekazania informacji i niekasowanie jej.
Po dokonaniu wysłania informacji otrzymujemy również w dziale Informacja dla klienta VAT potwierdzenie kto i kiedy wysłał ww. informację oraz o jakiej wysokości podatku poinformował klienta.
Na identycznych zasadach działa zakładka Informacja dla klienta CIT i Informacja dla Klienta PIT.
W zakładce Informacja dla klienta CIT dane o podatku CIT zostaną wysłane na wszystkie wskazane adresy e-mail które są zaznaczone jako adresy do automatycznej wysyłki z tą różnicą, że są to adresy przypisane do pracowników, a nie jak w dziale Informacja dla Klienta PIT, wyłącznie do udziałowców.
W zakładce Informacja dla Klienta PIT klient (podatnik PIT) zostanie wyświetlony po lewej stronie w zakładce Do Poinformowania pod warunkiem, że wszystkie źródła dochodów do których jest on przypisany zostaną zatwierdzone – np. jego jednoosobowa działalność i spółka cywilna w której posiada np. 50% udziału w zyskach. Blokada ta ma zastosowanie do wszystkich przypisanych źródeł bez względu na rodzaj podatku jakim są one opodatkowane – np. 19% i PPE (np. ryczałt z najmu). Jest to zabezpieczenie, które ma pilnować aby nie podać danych niekompletnych podatnikowi lub z pominięciem jakiegoś źródła. Jeśli w źródłach znajdą się różne rodzaje podatków, ale wszystkie źródła będą już zatwierdzone, wówczas system zezwoli na przekazanie informacji o podatku dochodowym podpowiadając jednocześnie w karcie Informacji o PIT dla klienta o wszystkich typach podatków, wyświetlając odrębne pola dla każdego z nich. Pola z kwotami podatków należy wypełnić wszystkie, nawet jeżeli będą one równe zero zł.
Jeśli dodaliście Państwo podatnikowi uwagi, wówczas pojawią się one w dolnej części okna. Bez ich „odhaczenia” nie będzie możliwości zapisania wprowadzonych danych.
Po zapisaniu – zostanie wygenerowany e-mail na takich samych zasadach jak w dziale Informacja dla klienta – VAT z tym, że z parametrami dotyczącymi podatku dochodowego. Email ten zostanie zapisany w dziale KORESPONDENCJA | Wysłane info .
Po dokonaniu wysłania informacji otrzymujemy również w dziale Informacja dla klienta PIT potwierdzenie kto i kiedy wysłał ww. informację oraz o jakiej wysokości podatku poinformował klienta.
Ostatnią zakładką w dziale informacji jest Informacja dla US – VAT. Wprowadzamy tu informację, kiedy wysłaliśmy do Urzędu Skarbowego deklarację VAT. Po wybraniu klienta w lewej kolumnie (należy go podświetlić poprzez najechanie na niego myszką i kliknięcie lewego przycisku myszy) należy przycisnąć prawy klawisz myszy – otwiera się menu kontekstowe z pierwszą opcją Informuj lub wciśnięcie guzika Informuj. Wprowadzenie ww. informacji powoduje zablokowanie wszystkich wcześniej wykonanych procesów. Nie można już np. przyjąć dodatkowych dokumentów za zakończony właśnie miesiąc. Do tego momentu mogliśmy poprawić rozliczenia klienta np. VAT – ponieważ nie były one jeszcze wysłane do Urzędu Skarbowego. Blokada ta ma zapobiegać pomyłkom polegającym na doksięgowaniu dodatkowych dokumentów do wcześniej wysłanej deklaracji VAT. Po zablokowaniu pozostaje mam przeprowadzić korektę wysłanej wcześniej deklaracji jeśli np. klient doniesie dodatkowe dokumenty. Korektę tę wykonujemy na aktywnym miesiącu bez względu jakiego miesiąca ma dotyczyć korekta. Służy do tego w dziale KSIĘGOWOŚĆ zakładka KOREKTY. Wystarczy nacisnąć ww. zakładkę i przenosimy się do działu korekt.
Dział ten jest powieleniem działu BIEŻĄCE, z tą jednak różnicą, że przy odbieraniu dokumentów musimy wskazać jakiego miesiąca ma dotyczyć realizowana korekta. Np. dokonując rozliczenia marca 2020 w dokumentach odnaleźliśmy fakturę sprzedaży, której nam nie dostarczył klient za luty 2020. Musimy wykonać korektę – przyjmując dokumenty – wskazujemy luty 2020 – możemy jeszcze opisać przyczynę korekty (informacja przyda się nam po latach). Pozostałe poruszanie się po dziale KOREKTY jest identyczne jak w dziale BIEŻĄCE.
Kończąc opisywanie pracy działu BIEŻĄCE pozostają jeszcze dwie zakładki KONTROLA i WYDRUKI.
Zakładka KONTROLA służy do dodatkowej weryfikacji wykonanej pracy np. po 25-tym na spokojnie można jeszcze raz sprawdzić czy nie popełniliśmy błędu, a zakładka WYDRUKI pomaga kontrolować nam czy wykonaliśmy wydruki dla każdego klienta. Jeżeli nie robimy wydruków możemy ww. zakładkę wyłączyć w dziale ADMIN | Ustawienia | USTAWIENIA KSIĘGOWE – Włącz/ wyłącz dział „Wydruki” i zapisać zmienione ustawienia.
We wszystkich oknach omawianego działu szczególnie w środkowym oknie STATUS pojawiają się ikony pomagające nam szybko identyfikować rodzaj danego procesu. Możemy wywołać Pomoc naciskając ?.
Istotne są także dodatkowe przyciski w dziale KSIĘGOWOŚĆ:
Uznaj – funkcja dostępna dla użytkownika o uprawnieniach Administratora lub Kierownika – przypisuje wykonaną czynność dowolnej osobie np. pracownikowi który zaksięgował dokumenty za chorego kolegę.
Popraw – daje możliwość dokonania poprawy – np. ilości zaksięgowanych dokumentów.
Pokaż wszystkie – każdy widzi tylko swój przydział firm do wykonania ale kierownik lub administrator może na każdym etapie skontrolować jakie są jeszcze niewykonane zadania lub kto je wykonał – wówczas musi wyświetlić wszystkie firmy z danego działu. - odświeża zawartość okien danego działu.
Warto jeszcze przypomnieć o tzw. Menu kontekstowym, które jest możliwe do wywołania na każdym etapie działu KSIĘGOWOŚĆ i KADRY/ZUS. Przy jego pomocy można wysyłać e-maile i sms-y jeśli zostały one włączone i odpowiednio skonfigurowane w systemie – o tym w kolejnych częściach instrukcji. Włącza się je po podświetleniu konkretnego klienta w lewym lub prawym oknie po wciśnięciu prawego klawisza myszy.
Na tym kończymy omawianie działu KSIĘGOWOŚĆ.