Po założeniu miesiąca (zrobiliśmy to już w kroku 4) w dziale KADRY/ZUS | Dokumenty | BIEŻĄCE zostały przygotowane Firmy do obsługi w danym miesiącu. Okna w tym dziale są podzielone na cztery sekcje – po
lewej stronie (1) znajdują się firmy, na których nie zostały jeszcze wykonane żadne czynności np. nie zostały odebrane dokumenty kadrowe. Po prawej (2) stronie znajdują się firmy, na których już zostały wykonane konkretne czynności np. zostały odebrane dokumenty kadrowe. Okno środkowe (3) jest oknem informacyjnym pokazującym kto wykonał daną czynność np. odebrał dokumenty kadrowe. Pasek w sekcji (4) pokazuje nam stan realizacji danego działu.
Odbieranie dokumentów kadrowych realizujemy poprzez kliknięcie dwukrotne na daną firmę lub podświetlenie danej firmy i przyciśnięcie prawego klawisza myszy – otwiera się menu kontekstowe z pierwszą opcja Odbierz lub podświetlenie danej firmy i wciśnięcie guzika Odbierz. W celu szybkiego wyszukania możesz użyć wyszukiwarki w lewej kolumnie pod napisem Klient – po prostu zacznij wpisywać nazwę, którą użyłeś dla danego klienta.
W czasie odbierania dokumentów decydujesz czy dostarczone dokumenty stanowią komplet czy tylko część dokumentów. Można też wprowadzić ich ilość – dla celów informacyjnych. Tzw. Menu kontekstowe jest możliwe do wywołania na każdym etapie działu KSIĘGOWOŚĆ i KADRY/ZUS. Przy jego pomocy można wysyłać e-maile i sms-y jeśli zostały one włączone i odpowiednio skonfigurowane w systemie – o tym w kolejnych częściach instrukcji.
Po odebraniu dokumentów firma jest przenoszona na prawą stronę i automatycznie przenoszona jest do kolejnej zakładki Przygotowanie list płac oraz do zakładki Przygotowanie ZUS/PIT-4.
Listy płac nie są blokowane przez rozliczanie ZUS-u i podatku dochodowego PIT-4 bo jest to uwarunkowane zasadami wypłat pensji w danej firmie – płatność na koniec miesiąca – ZUS opłacamy do 15-go następnego miesiąca ale jeżeli płatność jest do 10-tego następnego miesiąca to ZUS dotyczy wypłaty dokonanej miesiąc wcześniej.
Po przygotowaniu listy płac lub umów zleceń/o dzieło w niezależnym programie kadrowym, zaznaczamy w GEKKONie w zakładce Przygotowanie list płac wykonanie tej czynności poprzez kliknięcie dwukrotne na daną firmę lub podświetlenie danej firmy i przyciśnięcie lewego klawisza myszy – otwiera się menu kontekstowe z pierwszą opcją Przygotuj lub podświetlenie danej firmy i wciśnięcie guzika Przygotuj.
Przy tej operacji musimy wpisać ilości pracowników dla których wykonaliśmy listy płac lub umowy o zlecenia/dzieło i ile na ww. czynność poświęciliśmy czasu. System rozróżnia trzy typy pracowników:
- pracownicy z wynagrodzeniem minimalnym lub stałym
- pracownicy z wynagrodzeniem innym – np. rozliczane z akordu, godzinówki itp. – rozliczenie jest bardziej czasochłonne
- pracownicy rozliczani na umowę zlecenie/o dzieło.
Dane te są potrzebne do analizy czasu jaki został poświęcony na pracę nad danym klientem oraz do wyceny naszej usługi. Każda z ww. rozliczeń może mieć przypisaną inną cenę za usługę. W przypadku czasu należy zawsze wpisać oba parametry – godziny i minuty. Jeżeli ilość godzin będzie wynosić mniej niż jedna – zawsze trzeba wprowadzić „0” i wpisać tylko minuty. Ilość rozliczonych pracowników jak i czas jaki na to poświęciliśmy są publikowane w środkowej kolumnie STATUS. Błędnie wpisane ilości można skorygować przy pomocy guzika Popraw, czas jest nieedytowalny, więc prosimy wprowadzać go uważnie.
Wpisy ilości rozliczonych pracowników i czasu pracy są publikowane zawsze w środkowej kolumnie.
Po przygotowaniu rozliczenia ZUS w systemie PŁATNIK ZUS zaznaczamy w GEKKONie w zakładce Przygotowanie ZUS/PIT-4 wykonanie tej czynności poprzez kliknięcie dwukrotne na daną firmę lub podświetlenie danej firmy i przyciśnięcie prawego klawisza myszy – otwiera się menu kontekstowe z pierwszą opcją Przygotuj lub podświetlenie danej firmy i wciśnięcie guzika Przygotuj.
Przy tej operacji musimy wpisać ilości pracodawców, którym wykonaliśmy rozliczenie składki ZUS za dany miesiąc – dla firm jednoosobowych najczęściej będzie to parametr -1 ale dla spółek, już może to być parametr inny. Ten parametr oznacza też ilość osób współpracujących. Może się też zdarzyć, że w danej firmie w ogóle nie będzie rozliczany ZUS pracodawcy bo jest on np. rolnikiem opłacającym KRUS – wówczas nie zaznaczamy w ogóle ww. parametru. Dane te są potrzebne do analizy czasu jaki został poświęcony na wykonanie tego rozliczenia oraz do wyceny naszej usługi. Rozliczenie ZUS-u pracodawcę może mieć przypisaną odrębną cenę za usługę. W przypadku czasu należy zawsze wpisać oba parametry – godziny i minuty. Jeżeli ilość godzin będzie wynosić mniej niż jedna – zawsze trzeba wprowadzić „0” i wpisać tylko minuty.
Ilość rozliczonych pracodawców i czas, jaki na to poświęciliśmy są publikowane w środkowej kolumnie STATUS. Błędnie wpisane ilości można skorygować przy pomocy guzika Popraw. Czas jest nieedytowalny, więc prosimy wprowadzać go uważnie.
Po przygotowaniu list płac, umów zleceń/o dzieło i rozliczeniu składak ZUS firma automatycznie zostaje przeniesiona do działu Informacja.
Dział ten składa się z dwóch zakładek służących do przekazania informacji klientom o wysokości składek ZUS, podatku PIT oraz informacji o przesłaniu deklaracji do ZUS-u.
Pierwsza zakładka to Informacja dla ZUS. Wprowadzamy tu informację, kiedy wysłaliśmy do ZUS-u rozliczenia. Po wybraniu klienta w lewej kolumnie (należy go podświetlić poprzez najechanie na niego myszką i kliknięcie lewego przycisku myszy) należy przycisnąć lewy klawisz myszy – otwiera się menu kontekstowe z pierwszą opcją Informuj lub wciśnięcie guzika Informuj. Wprowadzenie ww. informacji powoduje zablokowanie wszystkich wcześniej wykonanych procesów. Nie można już np. przyjąć dodatkowych dokumentów za zakończony właśnie miesiąc. Do tego momentu mogliśmy poprawić rozliczenia klienta np. doniósł chorobowe pracownika – ponieważ nie były one jeszcze wysłane do ZUS. Blokada ta ma zapobiegać pomyłkom polegającym na zmianach w listach płac do wcześniej wysłanej deklaracji ZUS. Po zablokowaniu pozostaje mam przeprowadzić korektę wysłanej wcześniej deklaracji jeśli np. klient doniesie dodatkowe dokumenty. Korektę tę wykonujemy na aktywnym miesiącu bez względu jakiego miesiąca ma dotyczyć korekta. Służy do tego w dziale KADRY/ZUS zakładka KOREKTY. Wystarczy nacisnąć ww. zakładkę i przenosimy się do działu korekt.
Dział ten jest powieleniem działu BIEŻĄCE, z ta jednak różnicą że przy odbieraniu dokumentów musimy wskazać jakiego miesiąca ma dotyczyć realizowana korekta. Np. dokonując rozliczenia marca 2020 w dokumentach odnaleźliśmy umowę zlecenie, której nam nie dostarczył klient za luty 2020. Musimy wykonać korektę – przyjmując dokumenty – wskazujemy luty 2020 – możemy jeszcze opisać przyczynę korekty (informacja przyda się nam po latach). Pozostałe poruszanie się dziale KOREKTY jest identyczne jak w dziale BIEŻĄCE.
Druga zakładka to Informacja dla klienta. Służy do przekazania informacji o kwocie składek ZUS i podatku dochodowego PIT-4/PIT-8A za dany miesiąc. Po wybraniu klienta w lewej kolumnie (należy go podświetlić poprzez najechanie na niego myszką i kliknięcie lewego przycisku myszy) należy przycisnąć lewy klawisz myszy – otwiera się menu kontekstowe z pierwszą opcją Informuj lub wciśnięcie guzika Informuj.
Po wybraniu opcji Informuj otworzy się okno do wprowadzenia danych do komunikacji z klientem.
Należy wpisać odpowiednie kwoty w polach dotyczących składek ZUS lub pobrać je automatycznie z programu Płatnik ZUS – poprzez naciśnięcie przycisku Pobierz z Płatnika. Funkcja ta jest możliwa do obsługi pod warunkiem, że na danym komputerze jest zainstalowana dodatkowa aplikacja PłatnikBind (informacja o uruchomieniu i skonfigurowaniu usługi PłatnikBind znajdziecie Państwo tutaj) W przypadku braku uruchomienia funkcji PłatnikBind zostaniemy o tym poinformowani odpowiednim komunikatem. Odrębnie należy podać kwoty podatku PIT – nawet jeśli jest zero zł. System automatycznie podpowiada sposób przekazania ww. informacji na E-mailem (oczywiście jeśli dany klient ma przypisany w dziale kontaktów właściwy adres e-mail z zaznaczeniem, że jest on do automatycznej wysyłki). W przypadku braku e-maila w kontaktach należy wybrać inny sposób, jaki został wykorzystany do przekazania ww. informacji klientowi: osobiście, telefon, poczta.
Dodatkowo należy wskazać którego dnia dany klient opłaca składki ZUS - 10-tego czy 15-tego. Parametr ten jest często u danego klienta zmieniany z powodu zwalniania lub zatrudniania pracowników.
UWAGA: PłatnikBind komunikuje się z Płatnikiem ZUS wyłącznie za dany miesiąc tzn. jeżeli rozliczamy w Płatniku ZUS miesiąc maj 2021 – to w Gekkonie również musi być ten miesiąc oznaczony jako maj 2021.
W przypadku posiadania aktywnego adresu e-mail po zapisaniu ww. czynności system sam wygeneruje odpowiednią informację z podaniem kwoty składek ZUS podatku PIT-4, okresu, informacji o indywidualnym rachunku podatkowym i terminie wpłaty. Email ten zostanie zapisany w dziale KORESPONDENCJA | Wysłane info.
Zalecamy przechowywanie tej informacji jako dowód przekazania informacji i niekasowania jej.
Po dokonaniu wysłania informacji otrzymujemy również w dziale Informacja dla klienta potwierdzenie kto i kiedy wysłał ww. informację oraz o jakiej wysokości składek ZUS i podatku poinformował klienta.
Aby móc odczytać kwoty należy w prawej kolumnie (2) podświetlić właściwą firmę i kliknąć na nią dwa razy myszką.
Kończąc opisywanie pracy działu BIEŻĄCE pozostaje jeszcze zakładka KONTROLA, która służy do dodatkowej weryfikacji wykonanej pracy np. po 15-tym na spokojnie można jeszcze raz sprawdzić czy nie popełniliśmy błędu.
Na tym kończymy omawianie działu KADRY/ZUS.