AML

Przed rozpoczęciem pracy z modułem Gekkon AML koniecznie zapoznaj się z "Zasadami oceny klientów biura w celu weryfikacji ryzyka prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu systemu Gekkon". Informacja ta dostępna jest w module AML - przycisk "Zasady oceny".

Ocena przygotowana przy pomocy systemu Gekkon jest jedynie propozycją, którą biuro może wykorzystać na własne potrzeby w celu wstępnej lub okresowej oceny klienta w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowania terroryzmu. Powinna być skorelowana z wewnętrznymi procedurami i regulaminami biura, za które każde biuro ponosi własną odpowiedzialność. Producent systemu Gekkon nie ponosi odpowiedzialności za wykorzystanie ww. danych i ich spójność z wewnętrznymi procedurami i regulaminami biura!

Dostęp do modułu dostępny jest dla użytkowników z uprawnieniami administratora lub specjalnie do tego celu utworzonym uprawnieniem AML.

 

Aby zacząć pracę z modułem AML przejdź do zakładki ADMIN – Ustawienia – AML.
 Dodaj lub importuj swoje biuro/a rachunkowe
 (import danych jest możliwy tylko dla biur, które zostały dodane jako podmioty wystawiające faktury w zakładce ADMIN – Ustawiania – Faktury – Podmioty), dla których będziesz przygotowywał oceny ryzyka swoich klientów. Pamiętaj, że jeżeli klient jest obsługiwany np. przez dwa odrębne biura 
(jedno np. obsługuje kadry a drugie obsługuje księgowość) ocena ryzyka Klienta powinna być przeprowadzona przez każde biuro odrębnie. Pamiętaj, że usunięcie biura z podmiotów AML bezpowrotnie usunie również wszystkie raporty które wykonałeś dla swoich klientów – najpierw pobierz/zapisz/wydrukuj wykonane raporty.
Używaj tej funkcji rozważnie! 

 

Po dodaniu biura dla którego będziesz wykonywał ocenę ryzyka AML przejdź do działu KLIENCI.

Z działu KLIENCI wybieramy Firmę, klikamy prawym klawiszem myszy i dodajemy ją do obsługi AML używając funkcji Dodaj do obsługi AML. System zapyta, do którego podmiotu chcemy dodać obsługę tego klienta. W niektórych przypadkach system może zapytać o kraj prowadzenia działalności gospodarczej - dotyczy to firm/osób niezarejestrowanych w CEDG. Należy pamiętać, iż system nie pozwoli dodać do modułu AML firm bez numeru NIP. W przypadku prywatnych najmów, których właściciele nie posiadają numeru NIP analizę będziesz musiał wykonać we własnym zakresie.

Firma przekazana do panelu AML otrzymuje status "Firma wprowadzona". Do czasu przeprowadzenia analizy porównawczej z bazami KRS, GUS, CEDG, CRBR (tylko dla osób prawnych) przez system dalsza procedura jest zatrzymana. Jedynie dla kategorii „najem” system nie przeprowadzi ww. analizy ponieważ w ww. bazach nie znajdują się żadne powiązane dane i należy samodzielnie przeprowadzić ich weryfikację. Przede wszystkim należy dodać udziałowców/beneficjentów rzeczywistych (pod warunkiem, że osoba wynajmująca nie jest wykazana w ww. bazach danych w związku z jakąś inną działalnością gospodarczą - nawet zawieszoną).

Aby nie obciążać pracy systemu ww. weryfikacja następuje w godzinach nocnych i jest zależna od dostępności ww. serwisów więc dalsza praca nad oceną ryzyka  będzie możliwa następnego dnia rano.

Po przeprowadzeniu przez system ww. analizy firma otrzymuje status "Oczekiwana weryfikacja danych" i Firma zmienia kolor na pomarańczowy. Status firmy jest zawsze wyświetlany w tabeli AML w rubryce „Proces”.

Weryfikacja danych

Kolejnym krokiem jest przeprowadzenie samodzielnej weryfikacji danych używając do tego celu przycisku Weryfikuj dane. Przycisk ten będzie dostępny po wybraniu firmy, która ma status "Oczekiwana weryfikacja danych".
W tym celu należy porównać nazwę firmy pobraną z ww. rejestrów z nazwą firmy zapisaną w swoim systemie. Należy też porównać informacje o siedzibie używając przycisku w prawym, górnym rogu okienka. Następnie należy dodać datę zawarcia umowy z biurem(o ile nie została wprowadzona wcześniej), wskazać sposób zawarcia umowy z biurem i rodzaj usługi jakie realizuje biuro na rzecz Klienta tj. typ czynności. W zakładce Udziałowcy/Beneficjenci rzeczywiści należy wskazać  beneficjentów rzeczywistych wybierając TAK lub NIE przy odpowiedniej osobie, a w przypadku ich braku należy ręcznie dodać realnych beneficjentów rzeczywistych np. przy najmach (system rozpoznaje beneficjentów rzeczywistych tylko w przypadku osób prawnych). Brak wskazania przynajmniej jednego beneficjenta rzeczywistego uniemożliwi dalszą analizę.
Po wprowadzeniu wszystkich ww. danych należy je zapisać używając guzika Zapisz.
W przypadku braku kompletności danych system nie pozwoli dokonać zapisu.
Sprawdź przed zatwierdzeniem czy wprowadziłeś poprawnie wszystkie dane ponieważ ich korekta ze względów bezpieczeństwa nie będzie możliwa. Oczywiście będziesz mógł proces rozpocząć całkowicie od nowa co będzie skutkowało ponownym wezwaniem Klientów do ponownego wypełnienia ankiet PEP i BR.

Po zakończeniu weryfikacji danych i ich zatwierdzeniu Firma uzyskuje status "Weryfikacja rozpoczęta" i zmienia kolor na niebieski.  Na tym etapie system przesyła do właścicieli/beneficjentów rzeczywistych dwie ankiety: PEP (eksponowane stanowisko polityczne) i BR (beneficjent rzeczywisty i aktualizacja danych). Jeśli biuro ma aktywowany panel klienta to ww. ankiety są przesyłane na panel klienta, gdzie klient musi je pobrać, wypełnić, zeskanować i ponownie załadować (wgrać skan jako pliku) do odpowiedniego okienka w panelu klienta. Po przesłaniu ankiet system przesyła do klienta powiadomienie na e-maila z instrukcją obsługi i linkiem do zalogowania się do panelu klienta. Przesłane zwrotnie ankiety PEP i BR są automatycznie przez system archiwizowane i można je pobrać w zakładce PLIKI/AML. System monitoruje pobranie i odesłanie przez klienta ww. ankiet. System przypomina o tym obowiązku e-mailem codziennie. Gdy klient prześle odpowiednie ankiety to w rubryce oznaczonej ikoną kartki pojawi się informacja o ilości przesłanych ankiet – jeśli ilość wysłanych ankiet zgadza się z ilością odebranych np. 2/2 to znaczy możemy przystąpić do weryfikacji raportu.

Jeśli biuro nie ma aktywowanego panelu klienta ww. ankiety są przesyłane e-mailem z odpowiednią informacją o konieczności pobrania, wypełnienia, zeskanowania i odesłania w e-mailu zwrotnym do biura. Przesłane zwrotnie e-mailem od Klienta ankiety PEP i BR nie są nigdzie archiwizowane przez system. Biuro powinno we własnym zakresie zadbać o archiwizacje ww. ankiet.

Równolegle do wysyłki dokumentów system przeprowadzi weryfikację następujących danych:

• przeszuka listy sankcyjne pod kontem wpisów zarówno samej działalności gospodarczej jak i udziałowców/właścicieli/beneficjentów rzeczywistych,
• sprawdzi, czy działalność lub jej udziałowcy posiadają wpisy PKD uznawane za branże podwyższonego ryzyka,
• sprawdzi, czy forma prowadzenia działalności gospodarczej jest uznana za formę podwyższonego ryzyka,
• oceni czas trwania umowy z biurem,
• oceni sposób zawarcia umowy,
• oceni typ czynności wykonywanych na rzecz Klienta.

Po zakończeniu powyższych czynności Firma uzyskuje status "Weryfikacja zakończona" i zmienia kolor na pomarańczowy. W tym momencie powstał wstępny raport. 

Teraz możemy przeprowadzić ostatni etap - weryfikację raportu. Uruchamiamy ją używając guzika Weryfikuj raport. Przycisk ten będzie dostępny po wybraniu firmy, która ma status "Weryfikacja zakończona".

1. System w czasie weryfikacji przypisuje odpowiednią punktację za poszczególne elementy weryfikacji zgodnie z regulaminem punktacji. W przypadku punktacji podwyższonej publikuje ją na czerwono a w niektórych istotnych elementach, które wpływają na podwyższenie podaje uzasadnienie.

 

Weryfikacja raportu dla biur posiadających włączony panel klienta

Aby zakończyć weryfikacje raportu należy zapoznać się ankietami przesłanymi przez Klienta z panelu klienta i porównać je z danymi jakie system publikuje na podstawie danych pobranych z publicznych baz danych. Dostarczenie dokumentów jest warunkiem koniecznym do zatwierdzenia raportu.
Aby pobrać ankiety należy użyć przycisku Pobierz (pojawi się on gdy klient lub biuro załaduje odpowiednie dokumenty) w sekcji „Udziałowcy” i potwierdzić ich weryfikację poprzez odznaczenie odpowiedniego okienka.
Przesłane zwrotnie ankiety PEP i BR są automatycznie archiwizowane przez system i można je w każdej chwili pobrać w zakładce PLIKI -> AML (tylko w wersji z aktywnym panelem klienta).

Po weryfikacji treści ankiet należy oznaczyć czy dany udziałowiec/beneficjent rzeczywisty, ktoś z jego rodziny lub współpracowników  jest osobą piastującą eksponowane stanowisko polityczne. W tym celu należy oznaczyć przy każdym udziałowcu/beneficjencie rzeczywistym w okienku PEP opcję TAK lub NIE.

Tylko w przypadku akceptacji porównanych danych możemy zatwierdzić raport - w przypadku rozbieżności należy je zweryfikować z klientem, zaktualizować dane w publicznych bazach danych i przeprowadzić cały proces ponownie.

Po zakończonej weryfikacji raportu system podsumowuje zebrane punkty, ocenia ryzyko obsługi klienta na niskie, standardowe, wysokie lub nieakceptowalne.
Aby zakończyć weryfikację raportu należy wcisnąć guzik Zatwierdź. Po zatwierdzeniu raportu firma zmienia status na "Ocena zakończona" i zmienia kolor na zielony.

Możesz też odrzucić raport jeśli stwierdzisz niezgodności. Firma wówczas zmieni kolor na czerwony i uzyska status "Raport odrzucony". Pod koniec dnia system ponownie rozpocznie procedurę analizy AML. Dlatego odrzucenie powinno być zrealizowane dopiero po wyjaśnieniu niezgodności z klientem, ich aktualizacji w bazach danych i rejestrach biura.

Co zrobić, gdy klient dostarczył ankiety PEP i BR z pominięciem Panelu Klienta?

Aby pominąć pobieranie ankiet z panelu klienta należy odznaczyć okienko "Ankiety papierowe" w sekcji „Udziałowcy” (Kolumna z ikonką kartki papieru). Zaznaczenie ww. okienka wyłącza monitoring pobierania i odesłania ww. ankiet przez panelu klienta. Reszta procedury pozostaje taka sama!

Pamiętaj, że te ankiety nie będą archiwizowane przez system i sam musisz o to zadbać. Możesz je zarchiwizować w sekcji Pliki – Archiwum.

 

Weryfikacja raportu dla biur nie posiadających włączonego panelu klienta

Jedyna różnica w całym procesie polega na sposobie dostarczenia ankiet PEP i BR. Ponieważ Panel Klienta jest wyłączony ankiety zostaną wysłane do klientów e-mailem. Klient będzie zobowiązany odesłać je e-mailem, lub przynieść w formie papierowej. 

Z poziomu Gekkona będzie widoczna minimalna różnica podczas weryfikacji raportu. Nigdy nie pojawi się tam guzik "Pobierz", ani nie będzie widoczna kolumna "Wersja papierowa".  

Reszta procesu pozostanie taka sama.

W ramach AML bez panelu klienta nie ma możliwości zarchiwizowania w systemie wypełnionych skanów ankiet!

 

Co dalej?

Ponowna ocena ryzyka klienta odbywa się automatycznie co 2 lata w przypadku firm, które uzyskały status ryzyka niski i standardowy lub co 6 miesięcy w przypadku uzyskania statusu wysoki lub nieakceptowalny. W przypadku uzyskania informacji o zmianach mających wpływ na ocenę ryzyka obsługi klienta np. zmiana siedziby lub udziałowców firmy – powinniśmy przeprowadzić audyt ponownie - do tego celu służy funkcja "Wymuś raport". Firma, u której przeprowadzamy taki raport, na początek uzyskuje status "Raport wymuszony ręcznie" i proces rozpoczyna się od nowa.

Funkcja "Usuń" – używaj jej rozważnie ponieważ powoduje bezpowrotne usunięcie wszystkich danych i raportów z systemu Gekkon dla danego klienta. Jeżeli u danego Klienta musisz użyć tej funkcji a przeprowadziłeś już raport oceny, zalecamy wydrukowanie tego raportu wraz z przynależnymi do niego ankietami klientów PEP i BR. Bezpieczniej jest zawsze używać funkcji "Wyłącz".

Podobnie zadziała usunięcie Firmy w dziale Klienci – dlatego bezpieczniej jest zawsze przy pomocy edycji firmy zmienić jej status na "nieaktywna" – wszystkie dane zgromadzone w czasie obsługi danej firmy będą dalej przechowywane przez system.

Funkcja "Wyłącz" wyłącza Klienta z automatycznego harmonogramu kolejnej obowiązkowej oceny ryzyka. Używaj jej w przypadku zakończenia współpracy z danym klientem. Wszystkie dotychczasowe dane pozostają zachowane. Zmiana statusu Firmy w dziale Klienci na "Nieaktywna" automatycznie wyłączy Klienta w dziale AML.
Wyłączony klient będzie oznaczony w tabeli znakiem "X". Aby go ponownie włączyć i dodać do automatycznego harmonogramu kolejnej obowiązkowej oceny ryzyka użyj przycisku "Włącz". Firmy wyłączone zostają dla czytelności systemu ukryte. Aby je wyświetlić należy użyć tego przycisku.

Funkcja "Raporty" pokazuje wykaz wszystkich przygotowanych przez system raportów dla każdego Klienta.

1. Funkcja "Drukuj" pozwala na wydrukowanie jedynie kompletnego, zaakceptowanego raportu oceny klienta. Dostępna jest w dziale Raporty po wskazaniu konkretnego raportu.

1. Funkcja "Zdarzenia" pomaga śledzić przebieg procesu weryfikacji oceny AML.

 

 

Funkcja "Raport" na dzień jego użycia generuje raport zbiorczy, w którym określa sumę wykonanych (aktywnych) raportów oceny ryzyka klientów dodanych do działu AML w ciągu ostatnich 2 lat i określa jaki % klientów otrzymało status ryzyka oceny AML niski, standardowy, wysoki i nieakceptowalny. Raport ten może być pomocny w przygotowaniu oceny ryzyka  prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu, który każde biuro powinno przygotowywać co dwa lata.

Oznaczenia kolorystyczne

• kolor czarny – nic nie robisz – działa system lub firma jest wyłączona - oczekujesz na wynik pracy systemu,
• kolor pomarańczowy/niebieski - działaj - masz pracę do wykonania,
• kolor zielony - raport wykonany i zatwierdzony,
• kolor czerwony - raport odrzucony - system automatycznie zacznie procedurę od nowa.