Funkcja ta pozwala dodawać dodatkowy czas pracy przy obsłudze klienta nie będący częścią integralną procesu obsługi klienta (odbiór dokumentów, księgowanie, itd.) oraz nie będący dodatkowo płatnymi zleceniami, na które wystawiamy klientowi faktury.  Czas ten doliczy się do czasu ogólnego obsługi  czyli ma wpływ na wysokość abonamentu lub wysokość innych opłat za usługi biura. 
Jest możliwy do rejestrowania w dziale KSIĘGOWOŚĆ i KADRY/ZUS za wyjątkiem zakładki Dokumenty.

Dodatkowy czas pracy możemy dodać ręcznie lub uruchomić jego naliczanie używając przycisków Start i Stop.
Dodając czas musimy podać jego wartość przy pomocy suwaków i opisać jego treść. 

Naliczanie czasu do zadania dodatkowego uruchamiamy wciskając przycisk Start. Wciśnięcie przycisku Stop  zatrzyma odliczanie i wymusi opisanie wykonanego zadania. 

W czasie odliczania jednego dodatkowego zadania może być uruchomione tylko jedno takie zadanie. Aby przejść do kolejnego zadania należy zamknąć bieżące zadanie, w przeciwnym razie system przypomni nam gdzie mamy uruchomione dotychczasowe zadanie. 

Aby zobaczyć jakie dodatkowe zadania zostały zrealizowane w danym miesiącu w danym dziale (KSIĘGOWOSC lub KADRY/ZUS) przy pracy nad obsługą dla danego klienta i ile pracownicy poświęcili na nie czasu wystarczy wcisnąć przycisk Zestawienie.

Aby zobaczyć całkowity czas pracy nad danym klientem wszystkich działów w tym czas dodatkowy należy przejść do STATYSTYK | Czas pracy nad firmą, podświetlić wymaganą firmę i wcisnąć prawy klawisz myszy – pojawi się wówczas menu Zestawienie czasu dodatkowego które należy aktywować.   

Po wciśnięciu dodatkowego menu Zestawienie czasu dodatkowego pojawi się jego wykaz.

W poszczególnych działach (KSIĘGOWOŚĆ, KADRY/ZUS) administrator systemu może usunąć niechciane wpisy otwierając zestawienie dodatkowego czasu pracy dla klienta.

Dodatkowy czas pracy dodawany jest do czasu ogólnego w Kalkulatorze opłat i uwzględniany jest w Raporcie rentowności klienta – w obliczaniu opłaty za godzinę pracy, całkowitej opłaty sugerowanej za opłatę i rabatu jaki otrzymuje klient w stosunku do standardowej ceny za godzinę pracy biura.  

Moduł pliki jest w pełni powiązany z Panelem Klienta. Oba te moduły są dodatkowo płatne i nie są obowiązkowe!

Moduły te służą ułatwieniu wymiany informacji pomiędzy biurem księgowym a jego klientami. Dla biura rachunkowego najważniejsze jest otrzymywać i wysyłać dokumenty księgowe i kadrowe na czas, z opisem i uwagami od klientów. Taką możliwość uzyskujemy korzystając z tych modułów.

Klient, aby uzyskać dostęp do Panelu musi otrzymać hasło. Wchodząc na adres Waszego Gekkona z dodatkiem "/panel", np. https://nazwa_biura.gekkon.blesksoft.pl/panel będzie miał możliwość zalogowania się z wykorzystaniem swojego numeru PESEL oraz hasła, które zostało mu wygenerowane. 

Aby wygenerować hasło wystarczy wejść do sekcji KLIENCI | Osoby, zaznaczyć wybraną osobę i kliknąć przycisk "Wygeneruj hasło". Klient otrzyma wiadomość zawierającą adres panelu i hasło. 

Istnieje możliwość wygenerowania hasła wszystkim (bez wyjątków) aktywnym osobom spośród klientów biura. Nasz dział techniczny zrealizuje takie zamówienie od ręki.

Mając dostęp do Panelu Klienta każdy ma możliwość obejrzenia zestawu informacji:

• Swojego podatku PIT
• Podatku VAT/CIT - dla wszystkich swoich firm/udziałów
• ZUS'ów/PIT'ów 4 - dla wszystkich swoich firm/udziałów
• Stanu rozliczenia z biurem rachunkowym - dla wszystkich swoich firm/udziałów (aby nie drażnić klientów pokazujemy tylko faktury niezapłacone)
• Plików, które przesłało dla klienta biuro - dla wszystkich swoich firm/udziałów
• Wysłania plików dla biura - dla wszystkich swoich firm/udziałów

Większość z tych informacji pobierana jest z danych z Gekkona, które Państwo wprowadzacie na poszczególnych etapach obsługi klientów. Stąd informacje o podatkach i ZUS'ach zawierają dane od początku korzystania przez biuro z Gekkona.

Pliki dla klienta

Istnieją dwie możliwości wysłania plików klientowi. Pierwsza poprzez moduły KSIĘGOWOŚĆ i KADRY/ZUS. W dowolnym okienku klikamy na nazwę klienta prawym klawiszem myszy i wybieramy z menu "Dokumenty dla klienta". Wówczas pojawi nam się okienko, w którym znajdować się będą pliki już wysłane do klienta w danym miesiącu. Jest tam również możliwość dodania kolejnych plików.

Na liście widzimy również informację kto i kiedy pobrał dany plik. Przy jednoosobowych działalnościach będzie to zawsze ta sama osoba, ale przy spółkach może to być każdy z udziałowców. System zachowuje informację o ostatniej operacji na pliku, czyli w przypadku kilku wspólników będziemy widzieli kto jako ostatni pobrał plik i kiedy.

Dodając pliki możemy dołączyć do nich notatkę. Będzie ona widziana przez klienta.

Jeśli załadujemy plik, którego nie chcemy wysyłać - można go w łatwy sposób usunąć z listy klikając na ikonkę krzyżyka znajdującą się obok nazwy pliku (po jego prawej stronie).

Kliknięcie przycisku "Zapisz" udostępni pliki klientowi. Anulowanie lub zamknięcie okna przerwie operację i usunie wszystkie pliki z systemu.

Gdy zapisaliśmy zestaw - klient ma możliwość pobrania plików, a my będziemy mieli podgląd, czy to zrobił i kiedy.

Drugą metodą wysłania plików klientowi jest panel PLIKI dostępny w głównym menu.

Wchodząc do panelu zobaczymy listę firm. Jeśli korzystacie Państwo z Mapy Pracy - wówczas pojawią się firmy przypisane w dziale "Księgowanie" do zalogowanego pracownika. Dla osób z prawami Kierownika i Administratora u góry znajduje się przycisk "Pokaż wszystkie". Jego włączenie pokaże pełną bazę danych klientów. 

Wybierając firmę z listy zobaczymy pliki, które zostały do niej wysłane lub, które firma wysłała do nas poprzez Panel Klienta. Pliki wyświetlane są dla aktywnego miesiąca.

Tu znajdują się dwie zakładki "Księgowe" oraz "Kadry/ZUS". W każdej z zakładek są dwa panele "Dla klienta" i "Dla biura". W sekcji "Dla klienta" mamy przycisk "Dodaj", za pomocą którego możemy przesłać klientowi pliki. Procedura jest dokładnie taka sama jak w pierwszym przypadku.

Pliki dla biura

Drugą bardzo ważną funkcją modułów Pliki i Panel Klienta jest możliwość przesyłania plików dla biura księgowego. Wreszcie zakończy się era grzebania w mailach, albo udostępniania innych systemów wymiany plików.

Ważne jest, aby dobrze zrozumieć zastosowaną koncepcję.

Klient z poziomu panelu tworzy paczki dokumentów. Paczka ma nadaną domyślną nazwę, którą można zmienić na dowolny tekst, np. "Dokumenty sprzedaży". Paczce przypisuje się również "Status" - ma on odzwierciedlenie w stanie przyjmowania dokumentów w działach KSIĘGOWOŚĆ i KADRU/ZUS. Paczce przypisuje się rownież typ - czy to dokumenty księgowe, czy kadrowe, oraz okres. Jeśli w danym miesiącu klient wysłał paczkę oznaczając ją jako "Komplet" miesiąc ten nie pokaże się na liście do wyboru. Aby odblokować mu ponowną możliwość wysłania plików dla danego miesiąca w Gekkonie trzeba zmienić status z kompletu na część, co w niektórych przypadkach może nie być już możliwe, bo dany miesiąc został już rozliczony i wysłany do odpowiednich urzędów.

Po utworzeniu paczki pojawi się okienko, w którym będzie możliwość załadowania plików oraz dodania do nich notatki. Notatka będzie widoczna przez pracowników biura - można to pole wykorzystać jako np. opis dokumentu.

Gdy klient zapisze dodane dokumenty, wówczas w odpowiednim dziale w Gekkonie pojawi się informacja, o tym, że dostarczono dokumenty. Będzie wiadomo, czy klient dodał komplet, czy część oraz ile dokumentów zostało dodanych, a także dokładna data ich załadowania.

Aby pobrać nadesłane dokumenty klikamy prawym klawiszem myszy na nazwę klienta i z menu wybieramy "Dokumenty dla biura".

Wówczas pojawi się okienko z listą wszystkich plików dodanych do aktywnego miesiąca. Zarówno tych już pobranych, jak i tych nowych. W okienku tym zobaczymy również wszystkie notatki dodane do dokumentów.

Mamy tu również 4 możliwość pobrania plików: 

1. Pobranie pojedynczego pliku poprzez dwukrotne kliknięcie na nim lub poprzez zaznaczenie go i kliknięcie przycisku "Pobierz".
2. Pobranie wszystkich plików z danej paczki - opcja dostępna w menu kontekstowym dostępnym po kliknięciu prawym klawiszem na jeden z plików z paczki.
3. Pobranie wszystkich jeszcze niepobranych plików - opcja dostępna w menu kontekstowym dostępnym po kliknięciu prawym klawiszem na jeden z plików.
4. Pobranie wszystkich plików z listy - opcja dostępna w menu kontekstowym dostępnym po kliknięciu prawym klawiszem na jeden z plików.

System zapisze dane pracownika, który jako ostatni pobrał dany plik oraz datę o czas wykonania tej operacji.

Drugą metodą jest pobranie plików z poziomu panelu PLIKI - zasada działania jest podobna, choć panel ma mniej możliwości.

Jest w nim za to przycisk "Pokaż niepobrane", który wyświetli wszystkie firmy z plikami, których biuro jeszcze nie pobrało. Oczywiście przy korzystaniu z Mapy Pracy wyświetlą się tylko firmy przypisane do danego pracownika w dziale. Funkcję tę można łączyć z przyciskiem "Pokaż wszystkie".

Otrzymaliście Państwo od Administratora biura rachunkowego link do PANELU KLIENTA https://[nazwa_biura].gekkon.blesksoft.pl/panel/ oraz wygenerowane pierwsze hasło.
Loginem jest PESEL.

Proszę się zalogować do panelu.

W przypadku zagubienia hasła wygeneruj nowe hasło przy pomocy: nie pamiętasz hasła ?

Po zalogowaniu się do PANELU KLIENTA obowiązkowo zmień hasło na przyjazne dla siebie
i je zapamiętaj. Hasło możesz zmienić w każdej chwili.

Hasło musi składać się z minimum 8 znaków oraz musi zawierać minimum 1 dużą literę, jedną małą literę oraz jedną cyfrę.

PAMIĘTAJ: chroń hasło przed niepowołanymi osobami – w ten sposób tylko Ty decydujesz kto zaloguje się do Twojego PANELU KLIENTA i pozna Twoje informacje.

W pierwszej zakładce odczytasz swój podatek PIT (podatek dochodowy od osób fizycznych)

Zmieniając zakładkę na nazwę swojej firmy/najmu/gospodarstwa/spółki uzyskasz dostęp do kolejnych zakładek przy pomocy których odczytasz swoje: 
PODATKI VAT, CIT - podatek dochodowy od osób prawnych, 

ZUSY/PIT-4 - składki na ub. społeczne i zdrowotne swoje i swojej spółki, oraz PIT-4 – podatek dochodowy za pracowników i zleceniobiorców jeżeli takich zatrudniasz,

OPŁATY ZA USŁUGI BIURA – wykaz nieopłaconych faktur za usługę biura rachunkowego, 

DOKUMENTY DLA MNIE – dokumenty przygotowane przez Twoje biuro rachunkowe dla Ciebie lub Twoich pracowników (umowy, aneksy, zestawienia, wydruki, analizy o które prosiłeś, itp.) 

Dokumenty te będziesz mógł pobrać w dowolnej chwili podświetlając wymagany dokument i klikając na guzik Pobierz. 

DOKUMENTY DLA BIURA - dokumenty przygotowane przez Ciebie dla biura rachunkowego mające na celu rozliczenie podatkowe, tj. faktury, umowy dotyczące danego miesiąca, listy pracowników, itd.

Dotychczas przesyłałeś dokumenty/pliki pocztą e-mail na adres swojego biura. Niestety ta forma przesyłania danych nie gwarantuje bezpiecznego doręczenia takich plików. Zdarza się że Twoja wiadomość trafia do tzw. spamu, jest okrojona z niektórych załączników, a czasami w ogóle nie dociera do biura. Ani Ty, ani biuro nie macie na to żadnego wpływu. Dlatego aby wyeliminować ww. problemy został dla Ciebie uruchomiony Panel Klienta, który gwarantuje bezpieczeństwo wymiany plików. Teraz Ty wiesz ile biuro otrzymało od Ciebie plików a biuro, w końcu, wie ile ich do biura przesłałeś. 

Możesz tu załadować wszystkie niezbędne pliki tworząc z nich paczki. Paczka ma charakter organizacyjny - nie ma wpływu na jakiekolwiek funkcje. Aby utworzyć paczkę kliknij przycisk "Dodaj". Pojawi się okienko, w którym musisz podać:

• nazwę paczki (możesz pozostawić domyślną lub zmienić ją na swoją)
• status paczki - czy jest to część dokumentów za dany miesiąc, czy ich komplet (oznaczenie jako komplet zablokuje możliwość dodania kolejnych plików - aby ją odblokować niezbędny będzie kontakt z biurem)
• typ - czy to dokumenty księgowe, czy kadrowo-płacowe
• okres - miesiąc którego dotyczą. Jeśli lista miesięcy będzie pusta, oznacza to, że w innych paczkach za ten miesiąc został zadeklarowany komplet dokumentów.

Po zapisaniu paczki pojawi się okienko, w którym załadujesz pliki. Można je przeciągnąć na wyznaczone pole lub kliknąć na tym polu i skorzystać z okienka wyboru plików. Po załadowaniu pojawią się one w tabeli poniżej. Każdy plik można jeszcze usunąć, jeśli znalazł się tu przypadkiem. Do każdego pliku można dodać również notatkę. Wystarczy go zaznaczyć i kliknąć przycisk w menu. Notatka będzie widoczna dla pracowników biura.

Kliknięcie przycisku "Zapisz" dostarczy dokumenty do biura. Anulowanie lub zamknięcie okienka bez zapisania spowoduje usunięcie plików oraz całej paczki.

Po zapisaniu paczka pojawi się na liście. Przedostatnia kolumna listy - oznaczona symbolem tzw. "ptaszka" oznacza, czy komplet dokumentów z paczki został pobrany przez pracowników biura. 

Przesłane dokumenty trafią do właściwego pracownika w biurze.  
Przesłane dokumenty nie podlegają edycji, edycji notatek lub usuwaniu przez Ciebie. Jeżeli przesłałeś niechciany dokument – skontaktuj się z biurem – tylko administrator systemu może taki dokument usunąć – jest to specjalne zabezpieczenie gwarantujące bezpieczeństwo Twoich plików. 
Jeżeli chcesz przesłać dokumenty dotyczące wcześniejszych miesięcy – utwórz odrębną paczkę, opisz ją swoją nazwą, wybierz właściwy typ, wskaż aktualny okres rozliczeniowy i przypisz do niej stosowną notatkę. Pracownik biura którzy odbierze zaległy dokument łatwiej będzie mógł dzięki temu przygotować stosowną korektę lub właściwe księgowanie. 

Historia zatrudnienia służy do wyliczania limitów urlopowych naszych pracowników. Limity te będą wyliczane za każdym razem, gdy edytowane będą podstawowe dane użytkownika lub gdy dodamy/edytujemy/usuniemy jakąkolwiek pozycję w historii zatrudnienia, a także przy pierwszym logowaniu użytkownika w danym dniu. System będzie uwzględniał zaległe urlopy z lat poprzednich (przy inicjacji systemu prosimy o kontakt z nami a dodamy wyliczony przez Państwa zaległy urlop za poprzedni rok dla każdego użytkownika, aby dane w systemie zgadzały się ze stanem faktycznym).

W dziale KLIENCI | Firmy | Edycja znajdują się "Alerty obrotów":

• Obrót do VAT (dostępny tylko dla firm które nie są płatnikami VAT)
• Obrót do KH (do ksiąg handlowych)
• Obrót do kas fisk. (kas fiskalnych)

Wprowadzanie danych, które będą przedmiotem analizy ww. raportów dokonujemy w czasie zatwierdzania w dziale KSIĘGOWOŚĆ danego miesiąca.

Po oznaczeniu w bazie danego klienta w czasie zatwierdzania będą się pojawiały odpowiednie pola do wypełnienia – których nie da się pominąć.
Jeżeli ww. funkcja zostanie uruchomiona do kontroli w trakcie roku – zalecamy aby pierwsza dana była wprowadzona narastająco od początku roku np. za okres 1-6/2022 w czerwcu 2022.
Zostanie wówczas zachowany sens kontroli ww. alertów.

UWAGA! Gdy w dziale Zatwierdzanie wykonamy akcję "Wycofaj wszystko", wówczas wpis powiązany z bieżącym miesiącem zostanie usunięty! Takie zachowanie nie wystąpi w sekcji "KOREKTY"!

W przypadku konieczności wykonania korekty rozliczenia danego klienta w dziale
KSIEGOWOŚĆ | KOREKTY w czasie zatwierdzania system poprosi nas również o skorygowanie właściwych informacji odnośnie ww. alertów.

Jeżeli wcześniej były wprowadzone dane dla korygowanego okresu – system poprosi o wprowadzenie danych poprawnych pokazując dotychczasowe.
Jeżeli wcześniej nie były wprowadzone dane dla korygowanego okresu, system poprosi o wprowadzenie jedynie różnicy o jaką skorygowano dany okres – zalecamy wówczas zweryfikować właściwą kwotę dla danego alertu w raporcie indywidualnym dla każdego klienta – info poniżej.

Aby każdy uprawniony do obsługi danego klienta pracownik/kierownik mógł na bieżąco śledzić i weryfikować obroty ww. alertów, będzie miał dostęp do tej informacji w dziale 
KSIĘGOWOŚĆ | Zatwierdzanie w części ZATWIERDZONE w menu kontekstowym.
Bez względu w którym miesiącu będzie odczytywany dany alert – wyświetlana informacja(kwota) będzie dotyczyła zawsze całego obecnego roku – wszystkich wprowadzonych danych!

Dane zbiorcze dla klientów, dla których zostaną wprowadzone kwoty w dziale KSIĘGOWOŚĆ, można odczytać pobierając właściwy raport w dziale KLIENCI | Firmy | Raporty.

Zestawienie dla każdego klienta indywidualnie można odczytać w dziale KLIENCI | dany klient | Obroty, jeśli klient posiada włączone monitorowanie obrotów.

Ze względów bezpieczeństwa ewentualne poprawki obrotów każdego klienta uwzględnianych w danym raporcie można wykonać tylko w ww. zakładce przez uprawnionych użytkowników ( uprawnienie Administrator i Sekretariat).

Każdy użytkownik ma możliwość zarządzania swoją pracą za pomocą modułu Zadania. Dostępny jest on z poziomu menu użytkownika. Po kliknięciu na przycisk "Zadania" pojawi nam się lista zadań, które użytkownik ma do zrobienia, bądź zlecił je do wykonania innym. Lista ta zawiera także informacje o tym, czy dla danego zadania włączono naliczanie czasu (kolumna oznaczona klepsydrą), oraz czy jest to zadanie, które dodaliśmy sobie sami, a może takie, które zlecił nam ktoś inny. Kolumna właściciel definiuje osobę, która została przypisana jako wykonująca zadanie, a zlecający to ta osoba, która to zadanie utworzyła. Mamy tu trzy możliwości:

• właściciel - moje imię i nazwisko, zlecający z napisem Moje - jest to zadanie, które użytkownik zlecił sam sobie.
• właściciel - imię i nazwisko innego użytkownika, zlecający z napisem Moje - zadanie, które użytkownik zlecił komuś innemu - tu może obserwować status realizacji, a nawet pomóc w jego realizacji
• właściciel - moje imię i nazwisko, zlecający - imię i nazwisko innego użytkownika - zadanie, które zlecił nam ktoś inny.

W prawym górnym rogu okienka znajduje się ikonka tzw. checkboxa - gdy ją włączymy na liście znajdą się również zadania, które zostały już ukończone. 

Nowe zadanie można utworzyć na dwa sposoby:

• klikając przycisk "Dodaj" w module Zadania
• w module księgowość lub kadry/ZUS (w każdym dziale poza "Dokumenty") klikając prawym klawiszem myszy na danym kliencie i wybierając opcję "Zadanie" z menu.​​

Oba te sposoby dadzą ten sam efekt. Jedyna różnica polega na tym, że robiąc to drugą metodą mamy już predefiniowane dwie wartości - jakiej firmy lub osoby będzie dotyczyć zadanie oraz okres. Pierwszy sposób pozwala dodawać zadania nie powiązane ani z firmą, ani z osobą. 

Zadania powiązane z firmą otrzymują możliwość zdefiniowania pozycji na fakturze, która to pozycja zostanie dodana do pre-faktury dla wybranego klienta po zakończeniu zadania. Gdy zaznaczymy w sekcji "Dotyczy" pole Firmy, wówczas w pasku narzędzi uaktywni się ikonka dokumentu. Klikając na nią możemy ustawić parametry dla pozycji na fakturze. Zaznaczając pole "Ilość według czasu" spowodujemy naliczanie ilości w pozycji zgodnie z przepracowanym czasem naliczanym odrębnie dla każdego zadania.

Aby włączyć naliczanie czasu należy dwukrotnie kliknąć na zadanie. Wówczas pokaże nam się podgląd zadania wraz z treścią faktury, jeśli ta opcja została włączona. 

W sekcji "Komentarze" w pasku narzędzi znajdują się 3 przyciski:

• plusik służy do dodawania komentarzy związanych z zadaniem. Mamy możliwość podania jakiś uwag oraz ewentualnego postępu prac. Każdy komentarz wymaga minimum 1% postępu! Z poziomu komentarza możemy też zamknąć zadanie - czyli zakończy je jednym ruchem. Należy pamiętać, że jeśli nie włączyliśmy naliczania czasu, wówczas pozycja na fakturze może się nie dodać (jeśli włączyliśmy wg. naliczania czasu) lub może mieć wartość 0. 
• trójkącik - zaznaczony na rysunku, służy do rozpoczęcia naliczania czasu. Każdy użytkownik może w tym samym czasie uruchomić naliczanie tylko dla jednego zadania. Aby uruchomić dla drugiego należ najpierw zatrzymać naliczanie czasu w pierwszym. 
• kwadracik - za jego pomocą zatrzymujemy naliczanie czasu dodając jednocześnie komentarz oraz stopień postępu (minimum 1%). Mamy również możliwość zakończenia zadania, co spowoduje zarówno zatrzymanie czasu, jak i zamknięcie zadania.

Pod listą komentarzy znajduje się podsumowanie czasu przepracowanego w ramach tego zadania. Pierwsza wartość pokazuje faktyczny czas co do minuty, a druga, ta w nawiasie, pokazuje czas zaokrąglony do pełnej godziny - ta wartość trafi na fakturę.

UWAGA: Jeśli rozpoczniesz naliczanie czasu i nie zatrzymasz go w danym dniu, system naliczy za nie tylko jedną godzinę do czasu pracy! Ważne jest aby pamiętać o zatrzymywaniu licznika za każdym razem, gdy kończymy pracę nad zadaniem. W danym dniu można ją zaczynać i kończyć wielokrotnie.

W dziale STATYSTYKI uprawnione osoby mogą podejrzeć podsumowanie czasu pracy w ramach zadań zarówno w ujęciu na pracownika, jak i w ujęciu na firmę. Sumy tych wartości mogą się różnić, gdyż czas pracy możemy naliczać również w zadaniach przypisanych do osób, jak i w zadaniach bez podawania kogo dotyczy zadanie - dla własnej informacji.