Nowy mechanizm wysyłki

Wprowadziliśmy dużą zmianę w Gekkonie, która ma ułatwić pracę nam wszystkim. Najważniejszą częścią tej zmiany jest to, że wiadomości automatyczne (tylko e-mail) - wszystkie te, które można włączyć lub wyłączyć w sekcji ADMIN|Ustawienia|Automatyczna wysyłka - będą od teraz wysyłane za pomocą profesjonalnego portalu służącego do masowej wysyłki e-maili - sendgrid.com. Zmiana ta spowoduje, że:

Szkolenie

TYTUŁ SZKOLENIA

WYŻSZY LEVEL GRY – „JAK TO ZROBIĆ I SIĘ NIE NAROBIĆ”

CZYLI ZARZĄDZANIE BIUREM RACHUNKOWYM

 

MIEJSCE

Jastrzębia Góra, hotel FALEZA – w najdalej na północ wysuniętym hotelu w Polsce

https://www.faleza.pl/

 

TERMIN

26 - 28 września 2021 r.

szkolenie zaczynamy w niedzielę 26 września o 16:00

Dział ADMIN

Treść

Dział ten służy do ustawienia i parametryzacji wszystkich funkcji systemu GEKKON.

Dostęp do niego będą mieli tylko użytkownicy o uprawnieniach Administrator.
Nadawajcie te uprawnienia z rozwagą !!!

 

ADMIN – Użytkownicy
Obsługa tej zakładki została omówiona w podręczniku w dziale Dodawanie użytkownika i Nadawanie uprawnień

ADMIN – Okresy rozliczeniowe
- miesiące – dział ten służy do przygotowania kolejnych miesięcy rozliczeniowych,
- lata (PITY ROCZNE) – dział ten służy do przygotowania kontroli PIT’ów kolejnych lat rozliczeniowych.

ADMIN – ustawienia

Ogólne – zakładka ta zawiera podstawowe ustawienia systemu:

UstawieniaUstawienia ogólne

Pozwalaj na puste hasła – dla bezpieczeństwa ta funkcja powinna być wyłączona, można jej używać jedynie w czasie nauki i do testów. Dla ochrony zasobów, które zostaną wpisane do bazy GEKKONA należy bezwzględnie używać haseł do logowania - innych dla każdego użytkownika – najlepiej stosunkowo skomplikowanych.   

Włącz przydział firm do pracowników (Mapa Pracy) – włączenie tej funkcji pozwala na pełne wykorzystanie możliwości systemu, bowiem każdy użytkownik będzie widział wyłącznie przydzielone mu do obsługi firmy. Żeby wszyscy użytkownicy, we wszystkich działach, widzieli wszystkie firmy, należy tę funkcję wyłączyć przesuwając suwak. Wyłączenie tej funkcji zalecane jest na czas nauki systemu, w biurach jednoosobowych lub w biurach gdzie nie ma sformalizowanego stałego przydziału pracy.

Czy wszyscy mogą publikować komunikaty – nadaje uprawnienia osobom do publikacji komunikatów w PANELU STARTOWYM. Przy wyłączonym suwaku komunikaty może publikować tylko Administrator.

Adres IP/Adres sieci w firmie – służy do kontroli zdarzeń w systemie – należy go wprowadzić ręcznie. Powinien to być adres zewnętrzny naszego biura, aby system mógł rozpoznać, czy dany użytkownik logował się z biura, czy z innej lokalizacji.

Czas bezczynności do automatycznego wylogowania – ustawia czas, po którym system dokona automatycznego wylogowania. Im krótszy czas bezczynności tym bezpieczniejszy dla naszych danych.

Włącz pomiar czasu pracy nad klientem – włącza kontrolę czasu pracy nad realizacją rozliczeń danego klienta, a tym samym umożliwia kontrolę rentowności naszej usługi ze względu na poświęcony czas pracy.

Czy kierownik może zarządzać czasem pracy - służy do nadawania uprawnień do działu Ewidencja Czasu pracy – jego funkcje zostały omówione w podręczniku w dziale o tym samym tytule.

Włącz moduł PIT’y roczne – służy do włączania działu PITY ROCZNE.

Pity roczne dostęp dla wszystkich użytkowników  - służy do nadawania uprawnień do ww. działu.

Aby przejść do kolejnej zakładki – należy zamknąć bieżącą zakładkę używając ikonki ze znakiem X znajdującej się w prawym, górnym rogu.

 

Ustawienia księgowośćKsięgowe - zakładka ta zawiera podstawowe ustawienia działu KSIĘGOWOŚĆ:

Wymagaj podawania ilości dokumentów księgowych – niezbędny parametr jeśli chcemy mieć możliwość analizowania statystyk pracy i rentowności naszej usługi, uzależnionej od ilości dokumentów księgowych.

Wymagaj podawania ilości dokumentów odebranych – jeśli chcemy przechowywać taką informację i liczymy faktycznie ilość dokumentów przy odbiorze. Parametr nie ma wpływu na statystykę pracy i kalkulator rentowności usługi.

Ilość dni nieaktywności w obsłudze klienta (Księg.) – ułatwia gradację pracy księgowej w dziale księgowanie ze względu na kolejność dostarczanych dokumentów/pracy. Suwakiem ustawiamy po ilu dniach od odebrania dokumentów lub ich części będziemy otrzymywali informację o konieczności podjęcia pracy przy danych dokumentach w pierwszej kolejności. Jeśli np. ustawimy  tę usługę na 3 dni – to trzeciego dnia w dziale KSIĘGOWOŚĆ |Księgowanie  - nazwa klienta zacznie świecić na czerwono jak poniżej:
Pozostałe ustawiania dni nieaktywności odnoszą się już nie do odebranych dokumentów ale do pracy wykonanej w poprzednim dziale np. ile dni ma kierownik na sprawdzenie dokumentów po ich zaksięgowaniu przez pracownika księgowości.   

Księgowość - opóźnienie

Dzień wymagania dostarczania dokumentów – dzień określony w naszej umowie z klientem. Od jego ustawiania będą zależały wysyłane komunikaty przypominające o dostarczeniu dokumentów  (omówienie poniżej).

Dzień rozpoczęci naliczania opóźnienia przy odbiorze – dzień, od którego system będzie naliczał opłaty za każdy dzień opóźnienia w dostarczaniu dokumentów, o ile przewiduje je nasza umowa.

Włącz dział „Sprawdzanie” – zależy od struktury organizacyjnej naszego biura. Możliwe są dwa warianty: księgowanie/sprawdzanie/zatwierdzanie lub księgowanie/zatwierdzanie.

Włącz dział „Wydruki” – zależy od tego czy wykonujemy wydruki KPiR i rejestrów VAT dla klientów (niektórzy klienci po prostu nie chcą ich przechowywać i przy odpowiednio zorganizowanej bezpiecznej kopii programu księgowego są do pozyskania w każdym późniejszym terminie).

 

Kadry/Zus - zakładka ta zawiera podstawowe ustawienia działu KADRY/ZUS:

 

Ustawienia KADRY/ZUSIlość dni nieaktywności w obsłudze klienta  – ułatwia gradację pracy kadrowej w dziale KADRY/ZUS ze względu na kolejność dostarczanych dokumentów lub wykonanie pracy w poszczególnych działach. Suwakiem ustawiamy po ilu dniach od wykonania odpowiednich czynności będziemy otrzymywali informację o konieczności podjęcia pracy przy danych dokumentach w pierwszej kolejności. Jeśli np. ustawimy  tę usługę na 3 dni – to trzeciego dnia w danym dziale nazwa klienta zacznie świecić na czerwono.

Ilość rozliczonych pracowników min. (mnożnik) – parametr niezbędny do analizy statystyk lub kalkulatora rentowności. Standardowo każde rozliczenie (umowa o pracę bez względu na rodzaj, umowa zlecenie, o dzieło) jest liczona jako 1. Ale możemy założyć, że np. umowy pracowników inne (np. akordowe) wymagają większego zaangażowania i należy na każdą taka umowę poświecić dwa razy tyle czasu niż przy zwykłej umowie. Wtedy nadając temu rodzajowi rozliczenia parametr 2 (suwakiem) system będzie uznawał że poświęciliśmy dwa razy więcej czasu niż przy zwykłej umowie. Parametry zależą od naszych preferencji i struktury organizacyjnej. Na początku zalecamy pozostawienie ich na poziomie jeden, a po kilku miesiącach przepracowanych w systemie można przystąpić do ich ustawiania (zalecamy tu konsultację telefoniczną ze względu na dużą możliwość kombinacji w statystykach pracy).

Dzień wymagania dostarczania dokumentów - dzień określony w naszej umowie z klientem. Od jego ustawiania będą zależały wysyłane komunikaty przypominające o dostarczeniu dokumentów  (omówienie poniżej).

Włącz dział „Kontrola” – zależy od struktury organizacyjnej naszego biura i tego czy po przekazaniu informacji o listach płac i ZUS’ach będziemy jeszcze raz kontrolowali wykonaną pracę.

 

Fakturydział ten został szczegółowo omówiony w podręczniku  w zakładce fakturowanie.

 

Kalkulatorzakładka ta zawiera podstawowe ustawienia Kalkulatora opłat, który służy do obliczania rentowności naszej usługi:

Kalkulator oknoOpłata stała – opłata o charakterze stałym doliczana każdemu klientowi – powinna pokrywać koszty stałe, których nie mamy jak zmierzyć/policzyć np. czas poświęcony na przyjęcie/wydanie dokumentów, na realizację przesyłek, odbieranie telefonów itp.

Opłata za dokument – opłata za każdy zaksięgowany dokument (fakturę, dowód wew., notę, itp.). Parametr niezbędny do oszacowania wartości naszej usługi wg. ilości księgowanych dokumentów.

Opłata za rozliczenie pracownika – opłata za każde wykonane rozliczenie pracownika na umowie o pracę wg. stałego wynagrodzenia. Parametr niezbędny do oszacowania wartości naszej usługi wg. ilości rozliczonych pracowników.

Opłata za rozliczenie pracownika inne – opłata za każde wykonane rozliczenie pracownika na umowie o pracę inne niż wg. stałego wynagrodzenia np. wg. ilości godzin. Parametr niezbędny do oszacowania wartości naszej usługi wg. ilości rozliczonych pracowników.

Opłata za rozliczenie umowy zlecenia/o dzieło – opłata za każde wykonane rozliczenie pracownika na umowie zleceniu/o dzieło. Parametr niezbędny do oszacowania wartości naszej usługi wg. ilości rozliczonych pracowników zatrudnionych na podstawie umowy zlecenia/o dzieło.

Opłata za rozliczenie pracodawcy – opłata za każde wykonane rozliczenie składek ZUS pracodawcy (osób z nim współpracujących, wspólników spółek cywilnych, jawnych, itd.). Parametr niezbędny do oszacowania wartości naszej usługi wg. ilości rozliczonych pracodawców.

Opłata za godzinę pracy – opłata za każdą godzinę pracy naszego biura, która została zarejestrowana w dziale KSIĘGOWOŚĆ I KADRY/ZUS. Parametr niezbędny do oszacowania wartości naszej usługi wg. ilości przepracowanych godzin. (Uwaga: parametr ten nie uwzględnia godzin pracy, które zostały poświęcone klientowi w ramach czynności dodatkowych – odbieranie telefonów, przygotowywanie korespondencji, dodatkowe wyjaśnienia).

 

E-mail - zakładka ta służy do skonfigurowania podstawowych parametrów skrzynki e-mail, która będzie wykorzystywana do realizacji komunikacji z klientami.

Ustawienia E-mail

Są dwie możliwości skonfigurowania naszej poczty w GEKKONIE. Pierwszy zapewni nam zarówno wysyłanie, jak i odbieranie wiadomości za pomocą GEKKON’a. Wówczas należy zaznaczyć kwadracik przy „Konfiguracja poczty przychodzącej” i wypełnić pola odpowiednimi parametrami otrzymanymi od dostawcy usługi e-mail. W tej wersji ważne jest to, aby nie odbierać wiadomości z tej skrzynki innym oprogramowaniem niż GEKKON, gdyż spowoduje to konflikt i część wiadomości nie pojawi się w dziale KORESPONDENCJA.

Drugą możliwością jest konfiguracja GEKKON’a tylko do wysyłania wiadomości. Wówczas należy wypełnić pola w sekcji „Konfiguracja poczty wychodzącej” zgodnie z parametrami otrzymanymi od dostawcy usługi e-mail. Wszystkie wysłane informacje zostaną zapisane w dziale KORESPONDENCJA, jednak system nie będzie pobierał wiadomości przychodzących na nasz adres.

Po wybraniu tej opcji klienci mogą odpowiadać na otrzymywane komunikaty, a maile zwrotne musicie Państwo odbierać we własnym zakresie.

 

SMS - ta zakładka jest odpowiedzialna za skonfigurowanie parametrów koniecznych do wysyłania przez GEKKON’a wiadomości SMS.

Ustawienia SMS

Cały proces konfiguracji został szczegółowo opisany w poradniku dostępnym na naszej stronie. http://www.blesksoft.pl/gekkon/poradniki/jak-skonfigurowac-obsluge-sms-w-gekkonie.html

 

Automatyczna wysyłka - zakładka ta zawiera podstawowe ustawienia automatycznych powiadomień e-mail i sms wysyłanych do klientów (wiadomości predefiniowane) oraz ustawienia wiadomości własnych e-mail i sms.

 

Wiadomości predefiniowane

Ustawienia automatyczna wysyłka

Okienko wiadomości predefiniowanejZnajdują się tutaj gotowe wiadomości, za pomocą których system poinformuje klientów o różnych ważnych terminach lub wydarzeniach. Wystarczy wybrać odpowiednią gotową wiadomość sms lub e-mail i ją włączyć używając guzika włącz.

Wiadomość zostanie wysłana do wszystkich naszych klientów wg. odpowiednich parametrów. Oczywiście wybrana wiadomość będzie funkcjonować pod warunkiem odpowiedniego skonfigurowania ww. e-maila i sms-a, oraz przypisania adresów e-mail i telefonów komórkowych do każdego klienta. Aby zapoznać się z parametrami każdej proponowanej wiadomości predefiniowanej należy ją dwukrotnie kliknąć myszką. Wówczas pojawi się komunikat który wskaże nam:

  • jaki rodzaj powiadomienia wybraliśmy (sms czy e-mail),
  • kiedy będzie on wysyłany – data – sms-y wysyłane są wskazanego dnia około godziny 11:00,
  • a e-maile wskazanego dnia około godziny 1:00,
  • jaki tytuł posiada wybrana wiadomość – będzie on widoczny tylko w powiadomieniach e-mail,
  • treść wybranej wiadomości.

 

Przykładowe rodzaje dostępnych wiadomości predefiniowanych:

  • tytuł: Przypomnienie o płatności PIT.
  • termin: Komunikat zostanie wysłany 20 dnia każdego miesiąca.
  • treść: Przypominany o obowiązku zapłaty w dniu dzisiejszym podatku dochodowego (PIT-4, PIT-5) - jeżeli powstał u Państwa taki obowiązek.

 

  • tytuł: Przypomnienie o płatności ZUS - dla osób niezatrudniających pracowników .
  • termin: Komunikat zostanie wysłany 10 dnia każdego miesiąca.
  • treść: Dziś upływa termin zapłaty ubezpieczenia ZUS - dla osób niezatrudniających pracowników.

 

  • tytuł: Przypomnienie o płatności ZUS - dla osób zatrudniających pracowników.
  • termin: Komunikat zostanie wysłany 15 dnia każdego miesiąca.
  • treść: Dziś upływa termin zapłaty ubezpieczenia ZUS - dla osób zatrudniających pracowników.

 

  • tytuł: Przypomnienie o płatności VAT.
  • termin: Komunikat zostanie wysłany 25 dnia każdego miesiąca.
  • treść: W dniu dzisiejszym upływa termin zapłaty podatku VAT za poprzedni miesiąc/kwartał - jeżeli powstał u Państwa taki obowiązek.
  • tytuł: Przypomnienie o terminie płatności naszych należności (za nasze faktury).
  • termin: Komunikat zostanie wysłany  w dniu terminu płatności faktury, pod warunkiem, że płatność nie została uregulowana (jeśli wprowadzono dane do systemu).
  • treść: Przypominamy, że dziś upływa termin płatności za fakturę <b>{nrfv}</b> o wartości <b>{kwota}</b> wystawionej dla <b>{nazwa_firmy}</b>.  Kwota do zapłaty to <b>{do_zaplaty}</b>. Jeżeli dokonali Państwo zapłaty za ww. fakturę wcześniej - dziękujemy za wpłatę w terminie.

UWAGA! System wypełni treść odpowiednimi danymi na podstawie wystawionych w systemie faktur. I tak: {nrfv} zostanie zamienione na numer faktury, której wiadomość dotyczy, {kwota} wartością faktury, {nazwa_firmy} nazwą kontrahenta, a {do_zaplaty} wartością pozostałą do uregulowania.

 

  • tytuł: Przypomnienie o przeterminowanej płatności naszych należności (za nasze faktury).
  • termin: Komunikat zostanie wysłany  w każdy dzień miesiąca podzielny przez 5 (5,10,15,20,25,30) występujący po terminie płatności faktury, pod warunkiem że płatność nie została uregulowana (jeśli wprowadzono dane do systemu).
  • treść: Przypominamy o uregulowaniu zobowiązania przez {nazwa_firmy}, wynikającego z faktury numer {nrfv} - kwota {kwota}. Do zapłaty pozostało {do_zaplaty}. Oczekujemy na wpłatę jeśli jej Państwo jeszcze nie dokonali.

UWAGA! System wypełni treść odpowiednimi danymi na podstawie wystawionych w systemie faktur. I tak: {nrfv} zostanie zamienione na numer faktury, której wiadomość dotyczy, {kwota} wartością faktury, {nazwa_firmy} nazwą kontrahenta, a {do_zaplaty} wartością pozostałą do uregulowania. Należy na bieżąco wprowadzać w kasie i w banku wpłaty od klientów wg. odpowiednich faktur. Dopóki system nie odnotuje wygaśnięcia wierzytelności naszej faktury – dopóty będzie wysyłał wezwania do zapłaty.

 

  • tytuł: Informacja o podatku (dotyczy podatku VAT, PIT, CIT).
  • termin: Komunikat zostanie wysłany  w dniu wystąpienia zdarzenia, tzn. w dniu w którym wyślemy informację klientowi o podatku VAT, PIT lub CIT z działu KSIĘGOWOŚĆ | Informacja.
  • treść: Przesyłamy comiesięczny raport podatkowy.

UWAGA: bez włączonej tej wiadomości predefiniowanej nie jest w ogóle możliwa wysyłka informacji o podatkach do klienta w postaci e-maila. Więcej na ten temat w podręczniku Dział księgowanie.

 

  • tytuł: Informacja ZUS.
  • termin: Komunikat zostanie wysłany  w dniu wystąpienia zdarzenia. (tzn. w dniu w którym wyślemy informację klientowi o wysokości składek ZUS i PIT-4 z działu KADRY/ZUS | Informacja).
  • tytuł: W załączeniu przesyłamy informację o kwotach ZUS i podatku od wynagrodzeń.

UWAGA: bez włączonej tej wiadomości predefiniowanej nie jest w ogóle możliwa wysyłka informacji o składkach ZUS do klienta w postaci e-maila. Więcej na ten temat w podręczniku Dział KADRY/ZUS.

 

  • tytuł: Przypomnienie o dostarczeniu dokumentów księgowych.
  • termin: Komunikat zostanie wysłany 7 i 10 dnia każdego miesiąca. Daty wyliczono na podstawie konfiguracji opcji "Dzień wymagania dostarczenia dokumentów" dla działu "Księgowość".
  • treść: Dziś już {date}. informujemy, że {relacja} termin do oddania dokumentów  do rozliczenia miesiąca {miesiac}/{rok}.

UWAGA: daty wysyłki system oblicza zgodnie z ustawieniami dostarczania dokumentów określonymi w dziale ADMIN | Ustawienia | Księgowe. Komunikat będzie wysyłany w dniu wymagalności oddania dokumentów i trzy dni wcześniej. Jeżeli więc wymagamy dostarczania dokumentów na 10-tego, system wyśle przypomnienie o oddaniu dokumentów 7-go i 10-tego.

 

  • tytuł: Monit o dostarczenie dokumentów księgowych.
  • termin: Komunikat zostanie wysłany 13 i 17 dnia każdego miesiąca. Daty wyliczono na podstawie konfiguracji opcji "Dzień wymagania dostarczenia dokumentów" dla działu „Księgowość".
  • treść: Dziś już {date}. Prosimy o dostarczenie dokumentów do rozliczenia miesiąca {miesiac}/{rok}. DALSZA ZWŁOKA SPOWODUJE NALICZENIE OPŁAT ZA ZWŁOKĘ JEŚLI PRZEWIDUJE JE UMOWA.

UWAGA: jeżeli klient nie dostarczy do odpowiedniego dnia kompletu dokumentów księgowych (np. do 10-tego) system przypomni mu o tym. Daty wysyłki monitu system oblicza zgodnie z ustawieniami dostarczania dokumentów określonymi w dziale ADMIN | Ustawienia | Księgowe. Komunikat będzie wysyłany 3 i 7 dni po dniu wymagalności oddania dokumentów. Jeżeli więc wymagamy dostarczania dokumentów na 10-tego, system wyśle monit o konieczności oddania dokumentów 13-go i 17-tego.  Należy na bieżąco wprowadzać informacje o oddaniu dokumentów lub ich części/reszty do systemu. Dopóki system nie odnotuje oddania kompletu dokumentów – dopóty będzie wysyłał wezwania do ich dostarczenia.

 

Wiadomości własne

Wiadomości własne

Możemy tu dodawać własne wiadomości sms lub e-miał. Należy nadać tytuł wiadomości (widoczny będzie tylko w wiadomościach e-mail), ustawić datę i godzinę dystrybucji oraz treść. Zalecamy tworzenie krótkich informacji, a długie przekazy zalecamy zamieszczać jako załączniki do tej wiadomości – oczywiście tylko w przypadku wybrania sposobu wysyłki e-mail. Przed zapisaniem wiadomości należy jeszcze zdecydować (funkcje opisane według kolejności ikonek):

  • czy wiadomość ma być wysyłana jednorazowo czy co miesiąc,
  • czy ma  być wysłana jako wiadomość zbiorcza  - jeśli funkcja zostanie włączona treść zostanie wysłana jednym zbiorczym mailem z wykorzystaniem funkcji ukrytych odbiorców (UDW/BCC),
  • czy ma być zapisana - jeśli włączone, oznacza, że wiadomość, po wysłaniu, zostanie zapisana w skrzynce "Wysłane automatem" w poczcie,
  • możemy użyć filtra – pozwala na ograniczenie listy dystrybucyjnej do odpowiedniej grupy klientów np. wg. formy opodatkowania – tylko podatnicy VAT,
  • czy ma być spersonalizowana  - w treści wiadomości zostaną wstawione pola pobierane z bazy danych - jak nazwa firmy, czy data,
  • możemy dodać dowolny załącznik – dotyczy tylko wiadomości e-mail.

 

Konserwacja systemu

Ustawienia konserwacja systemuW tej zakładce ustawiamy zasady utylizacji informacji, które obciążają system i z czasem mogą powodować jego spowolnienie. Najwięcej miejsca w naszym GEKKONIE zajmują wiadomości od klientów, szczególnie takie które zawierają mnóstwo załączników (oczywiście jeżeli zdecydowaliśmy się na włączenie ich odbierania). Możemy zatem ustalić termin, po którym system sam wyczyści skrzynkę poczty odbiorczej, śmietnik, ale także skrzynkę naszej poczty wysłanej. Ostrożnie należy podchodzić do wysłane info - tu są gromadzone informacje o kwotach przekazanych rozliczeń podatkowych i zus, wysłane automatem - tu są gromadzone różnego rodzaju przypominacze i nasze wysyłane informacje np. o zmianach podatkowych, korespondencja seryjna - tu są gromadzone nasze dokumenty, które generujemy naszym klientom np. umowy RODO czy nasze aneksy. Te informacje mogą być kiedyś potrzebne do udowodnienia poprawności wykonania naszej usługi - zalecamy aby wysłane info kasować co najmniej po 6-ciu latach, a wysłane info i korespondencję seryjną co najmniej po roku. 
Jeżeli chcemy nadzorować czas pracy naszych pracowników/ urlopy/ choroby/ daty logowań/system START/STOP i zmiany w systemie – proszę kasowanie Zdarzeń systemowych pozostawić jako wyłączone.

 

 

Pełnomocnicy

Ustawienia pełnomocnicy

 

Zakładka ta służy do zapamiętania danych osób, dla  których będziemy przygotowywali w dziale KORESPONDENCJA SERYJNA odpowiednie formularze np. druk ZUS PEL.   

 

Zdarzenia

Zakładka ta służy do kontroli zadań i ruchu jaki odbywa się w systemie, tzn. przy jej pomocy możemy weryfikować kto i kiedy się do systemu zalogował, jakie wykonał zadania i kiedy oraz jakie zadania/procesy zrealizował nasz system np. kiedy wysłał wystawione faktury lub monit przypominający o ich zapłacie.

Zdarzenia

 

Kalkulator opłat

Kalkulator opłat

Zakładka ta służy do analizy opłat pobieranych od klientów w zależności od ilości księgowanych dokumentów, ilości rozliczanych pracowników i pracodawców, oraz ilości poświęconego czasu na ww. prace. Aby system mógł zweryfikować wysokość naszych opłat musimy:

  • wybrać okres za który chcemy aby kalkulator dokonał analizy. Zalecamy aby był to okres kilku miesięcy, wówczas kalkulator dokona uśrednienia co lepiej będzie obrazowało naszą pracę.
  • ustawić wysokość opłat za ww. parametry – opisane jest to w podręczniku ADMIN | Ustawienia kalkulatora.
  • włączyć monitorowanie czasu pracy nad klientem (o ile chcemy, żeby kalkulator podał nam analizę naszych opłat również na podstawie poświęconego czasu pracy), opisane jest to w podręczniku ADMIN | Ustawienia ogólne.
  • w czasie realizacji usługi klienta w działach KSIĘGOWOŚĆ i KADRY/ZUS rzetelnie podawać ilości poświęconego czasu pracy na każdym etapie pracy.

UWAGA: Kalkulator opłat szacuje opłatę w postaci ryczałtu jaki powinniśmy realizować za nasze usługi i porównuje go z sumą stałych opłat (ryczałtów), które są przypisane do każdego klienta indywidualnie w zakładce KLIENCI | Opłaty stałe. W przypadku braku przypisanych ryczałtów dla danego klienta – system dokona tylko wyliczenia ww. opłaty bez odniesienia do opłat stałych.   

Rozliczenia z klientami

Treść

Kolejnym działem jest dział kontrolujący nasze rozliczenia z klientami, umożliwiający wystawianie faktur za nasze usługi i kontrolę należności.

Pierwsza zakładka działu – Faktury

Faktury

Przy pomocy filtrów możemy szybko sortować faktury na:

  • wystawione dziś, wczoraj, w bieżącym tygodniu/miesiącu, w poprzednim tygodniu/miesiącu, czy roku,
  • niezapłacone nieprzeterminowane (w terminie) i przeterminowane.

 

Używając przycisków (po najechaniu na nie kursorem pojawi się opis, jeśli nie ma go w samym przycisku) w pasku narzędzi możemy:

  • Nowa - wystawić nową fakturę, korektę do niej, proformę,
  • Edytuj - edytować/poprawić wystawioną poprzednio fakturę,
  • Usuń - usunąć wystawioną fakturę (nie można usunąć faktury do której wystawiona jest faktura korygująca i należy pamiętać, że usunięcie faktury zaburzy numerację wystawianych faktur – numeracja będzie niekompletna),
  • Paragon - można oznaczyć, że do danej faktury został wystawiony paragon z kasy fiskalnej,
  • Wyślij e-mailem - można wybrać dowolną ilość faktur i przesłać je e-mailem – system automatycznie roześle wystawione faktury na adresy e-mail, które są przypisane w systemie do danego klienta. Każda wysłana e-mailem faktura będzie oznaczona znaczkiem koperty, aby sprawdzić czy wszystkie faktury zostały wysłane należy odświeżyć zawartość strony używając przycisku odśwież (skrajny przycisk po prawej stronie).
  • Drukuj - fakturę (może to być dowolna ilość zaznaczonych faktur), rejestr sprzedaży lub tabelę z listą faktur,
  • Filtruj - wg. zadanych parametrów np. okres, kontrahent, pracownik, który wystawił fakturę i wielu innych,
  • Export - danych do  excel’a, pliku XML, JPK_FA, JPK_V7,
  • Wykres - sprzedaży miesięcznej/rocznej
  • Rozlicz płatność - szybkie rozliczenie należności wynikającej z nieuregulowanej  jeszcze faktury, rozliczenie następuje wg. kryteriów płatności wskazanej na fakturze np. gotówka – rozliczenie faktury zostanie automatycznie przeniesione do raportu kasowego, oraz wg. daty bieżącej,
  • Raport - wykaz niezapłaconych faktur w pliku PDF, z podziałem na kontrahentów wraz ze wskazaniem kwoty całkowitej zaległości i numerami telefonicznymi w celu łatwiejszego kontaktu z dłużnikiem.

 

Druga zakładka działu – Rozliczenia\

Rozliczenia

Przy pomocy filtrów możemy szybko sortować wpłaty na: wpłaty dziś, wczoraj, w bieżącym tygodniu/miesiącu, w poprzednim tygodniu/miesiącu, czy roku.

Rozliczenia dzielą się na rozliczenia gotówkowe – Kasa i przelewowe - Bank.

Płatność - kasaŻeby przyjąć należność za wcześniej wystawioną fakturę w kasie należy wcisnąć guzik – Płatność i postępować zgodnie z danymi w wyświetlonym oknie. Wybrać płatnika - lista generowana jest na podstawie niezapłaconych faktur. Po jego wskazaniu system w okienku poniżej wyświetli wszystkie jego nieuregulowane faktury. Następnie należy wybrać właściwą fakturę. Kwota wybranej faktury zostanie wprowadzona w dwóch polach: ‚Kwota faktury” oraz „kwota wpłaty”. Jeśli klient nie uiszcza pełnej opłaty możemy zmienić wpłacaną kwotę. Wówczas kwota do zapłaty zostanie pomniejszona o kwotę wskazaną w tym polu. Jeśli jednak zdecydujemy, że opłata nastąpiła w pełnej kwocie - wystarczy kliknąć przycisk ze strzałką w dół - wówczas kwota faktury zostanie przeniesiona do pola kwota wpłaty. Kolejnym krokiem jest wskazanie daty (system zawsze będzie podpowiadał datę bieżącą) i zatwierdzenie zrealizowanej płatności guzikiem Zapisz. Na potwierdzenie dokonania wpłaty możemy klientowi wydrukować potwierdzenie KP. Aby to zrobić należy włączyć odpowiedni przycisk przed zapisaniem płatności. Wówczas, po poprawnym zapisaniu danych otworzy się okno z dokumentem gotowym do pobrania lub wydrukowania. 

Kasa - tabelaZakładka Kasa może również służyć do pełnej kontroli stanu kasy w naszej firmie. Możemy w tej zakładce realizować również wpłaty/wypłaty spoza listy naszych faktur, usunąć wpis kasowy (uprawnienie to posiada tylko Administrator), czy wydrukować raport kasowy / KP/ KW. Możemy również filtrować zapisy wg. miesięcy.

 

 

 

Płatność - bankŻeby rozliczyć należność za  wcześniej wystawioną fakturę w banku należy wcisnąć guzik – Płatność i postępować zgodnie z danymi w wyświetlonym oknie dialogowym bardzo zbliżonym do płatności w kasie omówionej powyżej. Dodatkową opcją jest możliwość oznaczenia, że płatność została dokonana za pomocą karty płatniczej. Informacja ta będzie przedstawiona na liście płatności za pomocą znaku w kolumnie z kartą.

Obsługa części bankowej jest niemal identyczna jak części kasowej. 

 

Bank - tabela

 

Trzecia zakładka działu – Do wystawienia

W tej zakładce zbierane są tzw. pre-faktury czyli inaczej mówiąc gromadzą się faktury za nasze usługi do wystawienia. Zbierane są tu zarówno dane do faktur wystawianych:

  • automatycznie z góry – czyli rozliczających przypisane ryczałty za nasze usługi dla każdego kontrahenta,
  • automatycznie z dołu – czyli rozliczających nasze usługi wg. ilości dokonanych księgowań i ilości dokonanych rozliczeń pracowniczych,
  • automatycznie z dołu w systemie mieszanym – czyli rozliczających nasze usługi wg. ilości dokonanych księgowań i ilości  dokonanych rozliczeń pracowniczych z uwzględnieniem dodatkowych stałych ryczałtów,
  • indywidualnie przez naszych pracowników za usługi dodatkowe.

 

Możemy w tej zakładce po dokonaniu zaznaczenia odpowiednich faktur w pierwszej kolumnie tabeli poprzez odhaczenie kwadracika, wystawić zaznaczone faktury wskazując:

  • datę wystawienia faktury (system zawsze podpowiada datę bieżącą),
  • datę sprzedaży  (system zawsze podpowiada datę bieżącą),
  • formę płatności (żeby wskazać przelew w naszych danych w dziale ADMIN | Ustawienia | Ustawiania faktur | Podmioty | Ustawienia podmiotu | Konfiguracja dodatkowa | Rachunki bankowe – musimy mieć wprowadzony nasz rachunek bankowy) ,
  • datę zapłaty,
  • walutę,
  • odpowiednie konto bankowe.

Wystawianie faktur

UWAGA: system automatycznie przygotowuje paczkę wystawianych faktur do automatycznej wysyłki e-mailem na adresy e-mail przypisane w GEKKONIE do danego klienta – jeśli tego nie chcemy należy odznaczyć ikonkę koperty w oknie wystawiania!

UWAGA:

  • wystawianie faktur jest możliwe jedynie dla faktur zatwierdzonych oznaczonym kolorem czarnym,
  • faktury oznaczone kolorem czerwonym wymagają akceptacji,
  • żeby faktury podlegały automatycznej wysyłce e-mailowej musi być odpowiednio skonfigurowana poczta w dziale ADMIN | Ustawiania | E-mail oraz uruchomiona usługa automatycznej wysyłki faktur w dziale ADMIN | Ustawienia | Automatyczna wysyłka | Predefioniowane.   

Panel Ustawienia

Ustawienia automatycznej wysyłki

Fakturowanie

Treść

GEKKON oferuje dwa sposoby automatycznego fakturowania:

  • fakturowanie z dołu, na podstawie faktycznie wykonanej pracy księgowej/kadrowej
  • fakturowanie z góry, na podstawie wyznaczonych opłat stałych - ryczałtów.

Ponadto oferuje fakturowanie ręczne oparte o dwa tryby:

  • ręczne wystawianie faktur
  • wystawianie pre-faktur przez pracowników za wykonane dodatkowe usługi.

 

Fakturowanie z dołu

System standardowo ustawiony jest na fakturowanie z góry. Dlatego jeżeli chcemy korzystać z funkcji fakturowania z dołu musimy tę opcję wyłączyć w dziale ADMIN|Ustawienia|Ustawienia Faktur (pole suwaka musi być szare).

Powinniśmy też zdecydować czy na naszych fakturach będzie prezentowany kod GTU (jest to dobrowolne choć zalecane) w tym celu należy przesunąć odpowiedni suwak.

Ustawienia faktur

  

Dane podmiotuNastępnie musimy dodać podmiot fakturujący – czyli wpisać dane naszego biura. Część z nich może zostać pobrana na podstawie NIP z rejestru REGON. Kod Urzędu to kod naszego urzędu skarbowego, do którego przesyłamy pliki JPK. Następnie, w konfiguracji dodatkowej, musimy podać nasz rachunek bankowy i wybrać sposób numerowania naszych faktur.

GEKKON umożliwia fakturowanie przez kilka podmiotów jednocześnie. Wówczas należy powtórzyć konfigurację dla każdego z nich. Poszczególne opłaty dla klientów przypisujemy do wybranych podmiotów, a resztą zajmie się GEKKON. Nie ma ograniczeń konfiguracyjnych. Jeśli różne podmioty wykonują różnego typu usługi dla tego samego klienta, albo dzielą się klientami między sobą - wszystko zależy od konfiguracji.

 

 

 

Ustawienia dodatkowe

Następnie  musimy przygotować katalog usług, które będą wykazywane na naszych fakturach określając nazwę usługi, stawkę VAT, cenę netto, jednostkę miary, kod GTU i PKWiU – jeśli zachodzi taka konieczność. Z tak stworzonego katalogu usług będziemy korzystać tworząc odpowiedni wykaz opłat stałych dla każdego naszego klienta w dziale KLIENCI | Opłaty stałe.

Katalog usług

Ważne: katalog usług jest jeden dla wszystkich podmiotów fakturujących. Bez znaczenia jest fakt czy wszystkie podmioty są podatnikami czynnymi VAT. Deklarację co do zwolnienia z VAT – np. podmiotowego (art. 113 ust. 1 i 9) wybieramy dopiero w kroku kolejnym czyli przypisując każdemu klientowi odpowiednie opłaty stałe.

Opłaty stałe

Dla celów stosowania fakturowania z dołu używamy następujących typów opłat:

  • Za dokument księgowy – opłata za ilość zaksięgowanych dokumentów.
  • Rozliczenie pracownika min. – opłata za ilość przygotowanych rozliczeń pracowników na umowę o
    pracę ze stałym wynagrodzeniem.
  • Rozliczenie pracownika inne - opłata za ilość przygotowanych rozliczeń pracowników na umowę o pracę z bardziej skomplikowanym rozliczeniem np. akordowym.
  • Rozliczenie umowy o dzieło/zlecenie - opłata za ilość przygotowanych rozliczeń pracowników na umowę o dzieło/zlecenie.
  • Rozliczenie pracodawcy - opłata za ilość przygotowanych rozliczeń ZUS pracodawców/osób    współpracujących.

Poza tym zawsze możemy przypisać opłatę stałą (ryczałt), która jest niezależna od ww. parametrów np. za usługę księgową, za jpk, za deklaracje, itp.

Po wybraniu typu musimy wskazać treść na fakturze (wykaz z wcześniej stworzonego katalogu), kwotę netto, stawkę VAT, kod GTU pobierze się automatycznie wraz z wybraniem usługi z katalogu i dodatkowo wskazać podmiot fakturujący.

UWAGA: aby system funkcjonował poprawnie „treść na fakturze” dla każdego typu opłat musi być inna. System sprawdza, czy pozycja o danej treści już istnieje - jeśli tak, to nie doda kolejnej pozycji o tej samej treści.

Zwolnienie z VATJeżeli podmiot fakturujący korzysta ze zwolnienia podmiotowego z VAT (art. 113 ust. 1 i 9 ustawy o VAT) przypisując rodzaj usługi do fakturowania wskazujemy stawkę ZW. Wówczas wyświetli się dodatkowe pole, w którym z dostępnej listy należy wybrać pierwszą pozycję: zwolnienie  podmiotowe. Przy tak skonfigurowanej opłacie, na fakturze pojawi się wymagana przepisami informacja o podstawie zwolnienia z VAT.

Faktura - zwolnienie z VAT

UWAGA – jeżeli dany podmiot fakturujący jest zwolniony podmiotowo z podatku VAT to wszystkie usługi przypisane mu do fakturowania muszą mieć wskazaną tą samą podstawę do zwolnienia z VAT. Jeżeli zamierzacie Państwo wystawiać faktury dla innych podmiotów zwolnionych z VAT lub korzystać i innych rodzajów zwolnienia z VAT prosimy o kontakt – lista potrzebnych zwolnień zostanie zaktualizowana. Nie wprowadzamy całego wykazu dostępnych zwolnień(a jest ich kilkadziesiąt), żeby wystawianie faktur było czytelniejsze.

Jeżeli opłaty są już przypisane możemy przystępować do pracy.

Rozliczenie umów pracownikówSystem będzie  przygotowywał pre-fakturę dopiero po zatwierdzeniu rozliczenia danej firmy w dziale KSIĘGOWOŚĆ lub KADRY/ZUS. Jeżeli to nastąpi np. 15.12.2020 – dopiero w tym dniu pre-faktura pojawi się w systemie – bezpośrednio po wykonaniu ww. operacji.

Jeżeli najpierw zatwierdzimy rozliczenie firmy w dziale KADRY/ZUS  | Przygotowanie listy płac w dziale ROZLICZENIA KLIENTÓW|faktury do wystawienia pojawi się pre-faktura, która będzie zawierała na razie wyłącznie dane z rozliczenia tego działu oraz ryczałty stałe – o ile zostały wcześniej wprowadzone w opłatach stałych u danego klienta.

Pre-faktura ta oznaczona jest kolorem czerwonym – tzn., że wymaga zatwierdzenia. Czeka ona jeszcze na wykonanie kolejnych kroków – o ile są one związane z opłatami.    

Jeżeli pobieramy opłatę za rozliczenie ZUS pracodawcy – opłata zostanie dodana do faktury po zatwierdzeniu w dziale KADRY/ZUS | Przygotowanie ZUS/PIT-4 i oznaczeniu ilości rozliczanych pracodawców np. 2 osoby (właściciel i osoba współpracująca). Wówczas do faktury zostanie dodana kolejna pozycja dotycząca naliczenia opłaty za rozliczenie składek ZUS za dwie osoby.

Pozycje na fakturze

Jeżeli pobieramy opłatę za ilość zaksięgowanych dokumentów – opłata zostanie dodana do faktury po zatwierdzeniu firmy w dziale KSIĘGOWOŚĆ | Zatwierdzanie na podstawie ilości zaksięgowanych dokumentów wpisanych w dziale KSIĘGOWOŚĆ | Księgowanie.

Teraz dopiero pre-faktura jest kompletna. Można do niej dodać ręcznie  inne opłaty. Przed wystawieniem faktury pre-fakturę należy jeszcze zatwierdzić. Data wystawienia pre-faktury nie będzie ustawiona automatycznie jako data wystawienia faktury!

UWAGA:

  • korekty ilości dokumentów księgowych lub ilości rozliczanych pracowników nie są uwzględnianie w prezentowanej pre-fakturze – zawsze po wykonaniu ww. korekty należy ręcznie skorygować odpowiednie ilości
  • jeżeli niekompletną pre-fakturę wystawimy jako fakturę np. przed zakończeniem rozliczeń księgowych pre-fakturę zawierającą tylko dane opłat kadrowych zatwierdzimy i wystawimy, wówczas system przygotuje drugą fakturę zawierającą dane opłat za usługę księgową ale powieli w niej opłaty stałe !!!

Tak więc najlepiej jest wystawiać faktury dopiero po zakończeniu wszystkich rozliczeń w obu działach tj. KSIĘGOWOŚĆ i KADRY/ZUS – o ile nasze faktury są konfigurowane na podstawie opłat z obu tych działów.

Dalej postępujemy zgodnie z instrukcją z działu ROZLICZENIA Z KLIENTAMI | Do wystawienia.

 

Fakturowanie z góry

Podstawowa konfiguracja tego typu fakturowania jest dokładnie taka sama jak w poprzednim rozdziale. Musimy włączyć opcję „faktury wystawiane z góry”, jeśli nie jest włączona, a jest to domyślny sposób wystawiania faktur. Ponadto dodajemy podmioty fakturujące, katalog produktów oraz opłaty stałe dla klientów. Jeśli dodamy opłaty związane z ilością rozliczeń (ja w fakturowaniu z dołu) system nie uwzględni tych opłat w naszych pre-fakturach. Jedynie opłaty zryczałtowane zostaną dodane na listę pozycji.

System przygotuje zestaw pre-faktur dla wszystkich klientów w momencie tworzenia nowego miesiąca rozliczeniowego. Data wystawienia pre-faktur nie będzie automatycznie uznana za datę wystawienia faktur właściwych, zatem moment dodania nowego miesiąca nie musi być zależny od daty, z którą będziemy chcieli wystawić i wysłać do klientów faktury. Dalej postępujemy zgodnie z instrukcją z działu ROZLICZENIA Z KLIENTAMI | Do wystawienia.

 

Ręczne wystawianie faktur

Omówione zostało w dziale ROZLICZENIA Z KLIENTAMI|Faktury.


Wystawianie pre-faktur przez pracowników za wykonane dodatkowe usługi

Każdy z naszych pracowników może przygotowywać pre-faktury czyli inaczej mówiąc faktury za nasze usługi dodatkowe, które on zrealizował. Nie musi mieć uprawnień do działu ROZLICZENIA Z KLIENTAMI, ponieważ pre-fakturę przygotowuje z własnego menu.

Menu użytkownika

Po wciśnięciu guzika faktura pojawi się okienko umożliwiające przygotowanie odpowiedniej pre-faktury.

Pre-faktura

Po jej zapisaniu pojawi się ona w dziale ROZLICZENIA Z KLIENTAMI | Do wystawienia  gdzie czeka na zatwierdzenie przez uprawnioną osobę i wystawienie lub edycję, czy usunięcie. Żadna pre-faktura nie zostanie wystawiona automatycznie – dzięki temu mamy kontrolę nad tym kiedy i komu naliczamy odpowiednie opłaty. Dzięki tej metodzie jesteśmy w stanie skontrolować ile każdy z naszych pracowników w danym okresie zrealizował usług dodatkowych – system bowiem pamięta osobę, która przygotowała pre-fakturę. Możemy tę funkcję wykorzystać np. do premiowania naszych pracowników filtrując wystawione faktury za dany miesiąc wg. osób, które je przygotowały.

Lista do wystawienia

Dalej postępujemy zgodnie z instrukcją z działu ROZLICZENIA Z KLIENTAMI | Do wystawienia.

 

Pity roczne

Treść

Otrzymujecie Państwo do dyspozycji nowy moduł do kontroli rozliczeń rocznych.

Poprzednie moduły były produkowane i testowane przez wiele lat. Ten jest całkowicie nowy i będziemy go mogli testować wszyscy razem. Szczególnie zależy nam na uwagach merytorycznych.

Moduł ten pozwala nam kontrolować ilość i stan realizacji PITów rocznych zarówno tych do których jesteśmy zobligowani z tytułu prowadzenia dokumentacji księgowej (16A, 28, 36, 36L) jak i PITów „zewnętrznych”, oraz daje nam bezpośrednią możliwość przesyłania kompletnych danych do realizacji zobowiązań wynikających z ww. PITów klientom tj. wartość do wpłaty, daty, opisy, mikrorachunki podatkowe, kopie PITów, informacje o nadpłatach oraz kilka innych przydatnych funkcji np. szybki raport o wszystkich pitach jednej osoby.

W obecnej wersji system pilnuje rozliczania następujących PITów: 16A, 28, 36, 36L, 37, 38,39, DSF-1.

Aby włączyć moduł PITY ROCZNE należy w dziale ADMIN|Ustawienia|Ogólne   - przesunąć włącznik jak poniżej i wylogować się, a następnie zalogować ponownie, aby GEKKON wczytał nowe ustawienia.

Ustawienia modułu

Dodatkowo należy się zastanowić, czy dział PITY ROCZNE będzie dostępny dla wszystkich użytkowników, czy tylko dla osób z odpowiednimi uprawnieniami tj. Administratora, Kierowników i Sekretariatu. Do konfiguracji ww. uprawnień służy kolejny włącznik poniżej włączania modułu PITów rocznych.

Po włączeniu modułu PITY ROCZNE musimy utworzyć nowy rok rozliczeniowy. Robimy to w zakładce
ADMIN | Okresy rozliczeniowe |Lata (PITY ROCZNE) | + Dodaj

Nowy rok

 

Proszę dodać jedynie rok 2020. Przy tworzeniu pierwszego roku system zapyta, o który rok chodzi. Kolejne będzie dodawał już automatycznie.

UWAGA:

  • w utworzonej liście PITów znajdą się jedynie osoby z działu KLIENCI | Osoby – które są aktywne na dzień tworzenia listy tj. oznaczone kolorem czarnym (dlatego nie zalecamy tworzenia obecnie listy PITów za inne lata – będą one nieaktualne)
  • bez znaczenia jest fakt czy firma danej osoby jest zawieszona, czy nieaktywna
  • dzięki temu rozwiązaniu mamy szansę nie pominąć osób u których nasza usługa została zakończona np. z powodu zamknięcia działalności gospodarczej o ile nie usunęliśmy tej osoby z listy Osób z GEKKONA
  • oczywiście w ten sposób na liście znajdą się również osoby z którymi rozwiązaliśmy już umowę i nie będziemy sporządzali im zeznania ale można je łatwo usunąć (dotyczy to osób, które nie zostały usunięte i są aktywne w GEKKONIE - uprawnienie to posiada jedynie Administrator)
  • lista PITów utworzy się zgodnie z ustawieniami systemu na dzień utworzenia listy tzn. nie będą na niej ujęte PITy wymagane np. z powodu zmiany formy opodatkowania w trakcie roku podatkowego, utraty rozliczania się ryczałtem ewidencjonowanym i zmiana na zasady ogólne (na liście będzie aktywny tylko PIT-36, PIT-28 za pierwszy okres rozliczeniowy należy dodać ręcznie). Dlatego zalecamy listę PITów stworzyć na początku stycznia kolejnego roku podatkowego, ponieważ zmiany form opodatkowania, które zostaną wykonane na nowy rok będą miały wpływ na wynik utworzonej listy PITów
  • jeżeli po utworzeniu listy PITów dodamy kolejnych klientów, którym też będziemy chcieli zrobić PIT za poprzedni rok, należy tę osobę dodać „ręcznie” do listy – o tym za chwilę

 

Obsługa działu PITY ROCZNE

Pierwsza zakładka  ww. działu to DOKUMENTY. Dział ten służy nam do przyjmowania kompletnych do realizacji PITów. W lewej kolumnie znajduje się wykaz naszych klientów, którym mamy przygotować zeznanie. Kolorem czerwonym oznaczone są osoby u których nie dysponujemy jeszcze kompletem danych do realizacji ich PITu, czarnym te u których już przygotowujemy lub już przygotowaliśmy wymagane zeznanie, ale każda może osoba może mieć jeszcze obowiązek przygotowania innych zeznań np. PIT-37/38/39 – o których jeszcze nie wiemy, niebieskim osoba zewnętrzna z którą nie jesteśmy związani umową o usługi księgowe. Na dole lewego okna wyświetlana jest ilość wymaganych do realizacji pitów, których danymi do realizacji jeszcze nie dysponujemy.

UWAGA: po przygotowaniu ww. listy proszę sprawdzić czy wszystkie obowiązkowe pity znajdują się na tej liście. Nie możemy Państwu zagwarantować, że będą tam wszystkie pity ze względu na różne, własne sposoby oznaczania udziałów i form opodatkowania w systemie, deaktywowanie lub usuwanie nieobsługiwanych już osób, czy wręcz osoby spoza systemu. Nie pojawią się na liście również osoby, które nie mają podpiętych udziałów wraz z odpowiednią formą opodatkowania – system po prostu nie ma jak ich zakwalifikować.  Wszystkie braki można uzupełnić poprzez dodanie klienta zewnętrznego.

Okno dokumenty

Przyjmowanie PITW trakcie przyjmowania kompletu dokumentów (guzik Odbierz lub podwójne kliknięcie myszką, lub guzik z menu kontekstowego) decydujemy, czy realizujemy nasz pit do którego jesteśmy zobligowani (oznaczenie – Nasze rozliczenia) czy pit dodatkowy.

Po oznaczeniu wybranego rodzaju PITu – osoba zostaje przeniesiona do prawego okna i do konkretnej zakładki dla danego PITu, a w oknie środkowym wyświetlana będzie informacja kto i kiedy dokonał stosownego wyboru.

Dodatkowo na dole zakładki dotyczącej każdego rodzaju PITu wyświetlana jest na bieżąco statystyka, która mówi nam ile mamy kompletnych PITów danego rodzaju do zrobienia, ile jest zrobionych i ile jeszcze zostało. Żeby poznać całkowitą liczbę PITów danego rodzaju do zrobienia należy zsumować wartości  z zakładki Dokumenty znajdujące się na dole sekcji dokumenty do odebrania (jak na obrazku powyżej).

 

 

Status PIT

Wysyłka PITPo wykonaniu danego zeznania należy poinformować naszego klienta o wysokości i terminie wpłaty wynikającej z wykonanego zeznania lub o wysokości nadpłaty. Informacja działa identycznie jak w działach KSIĘGOWOŚĆ i KADRY/ZUS.  Wybieramy daną osobę i klikając dwukrotnie myszką aktywujemy okno do przekazania informacji. Jeżeli osoba do której wysyłamy informację dysponuje e-mailem w systemie GEKKON, system od razu przygotuje nam zakładkę z możliwością wysłania e-maila. Kwotę wpisujemy w pole oznaczone symbolem formularza. Jeżeli jest to nadpłata do zwrotu zaznaczamy pole nadpłaty. Możemy przekazać klientowi dodatkowe informacje  wpisując je w pole Uwagi dla klienta (aktywne tylko z wybraną metodą poinformowania E-mail), oraz dołączyć do wysyłanej informacji wymagane załączniki np. kopię PITu i UPO.

Po zatwierdzeniu wysłania wiadomości osoba zostaje przeniesiona do prawej kolumny. W środkowej kolumnie otrzymujemy informację kto przekazał informację i w jaki sposób.  Poprawia się statyka naszej pracy (jak na obrazku powyżej).

 

 

Informacja PITJeżeli jako sposób poinformowania wybraliśmy e-mail, system automatycznie wygeneruje specjalną wiadomość do klienta na wszystkie wskazane w systemie adresy e-mail.

 

 

 

 

 

 

 

 

Informacja PIT - nadpłataJeżeli w czasie przekazywania informacji wskażemy, ze podatnik ma nadpłatę do zwrotu, wiadomość będzie wyglądała tak jak na przedstawionym obrazku.

UWAGA: Przypominamy, że w przypadku przygotowywania pitów dla osób zewnętrznych nie będzie możliwości wysłania ww. wiadomości – system realizuje wysyłkę tylko na adresy autoryzowane w systemie więc ze względów bezpieczeństwa nie dopuszczamy wysyłki na adresy incydentalne.

 

Sposób kontroli rozliczania pozostałych PITów jest identyczny. Zaczynamy od przyjęcia kompletu dokumentów w zakładce Dokumenty, a kończymy na wysłaniu/przekazaniu informacji o wysokości kwoty wynikającej z rozliczenia danego zeznania.

Dodawanie klienta zewnętrznego

Dodanie osoby zewnętrznejOkienko PIT zewnętrznePoza osobami, które są na stałe obsługiwane w systemie (mamy z nimi zawartą umowę o usługi księgowe), możemy przy pomocy GEKKONA kontrolować również stan prac nad zeznaniami rocznymi od osób zewnętrznych. Służy do tego guzik + Dodaj klienta zewn. w dziele DOKUMENTY. 

Po jego aktywowaniu pojawi się okienko dialogowe służące do wpisania danych osoby zewnętrznej. Po ich dodaniu należy wcisnąć guzik Zapisz. W lewej kolumnie pojawi się nowa osoba oznaczona kolorem niebieskim – osoba z zewnątrz.   

Dla takiej osoby mamy do przygotowania wszystkie rodzaje zeznań – przy czym nie  mamy już podziału na zeznania do przygotowania nasze (obowiązkowe) i dodatkowe. 

Pozostałe funkcjonalności realizowane są identycznie jak w przypadku opisanym powyżej.

 

Osoba z zewnątrz na liście

 

Menu kontekstowe

 

W celu ułatwienia poruszania się w dziale PITY ROCZNE dostajemy do dyspozycji kilka pomocnych skrótów – wywołujemy je poprzez najechanie na odpowiednią osobę i wciśnięcie prawego klawisza myszy. W zależności od miejsca w którym się znajdujemy otrzymujemy kilka możliwych opcji:


Odbierz – aktywuje okno wyboru danego PITa do realizacji lub wysłania wyniku rozliczenia.

Zakończ obsługę – blokuje możliwość realizacji dalszej obsługi/wyboru innych pitów – używamy jej w momencie w którym jesteśmy pewni, że dla danej osoby nie będziemy realizowali więcej rozliczeń.  

Pokaż telefony – tak jak w innych działach - wyświetla dostępne numery telefonów.

Wyślij E-mail – tak jak w innych działach – realizuje usługę szybkiej wysyłki e-maila na adresy przypisane do danej osoby w GEKKONIE - usługa nie może być realizowana dla osób z zewnątrz - działa pod warunkiem odpowiedniej konfiguracji poczty w dziale ADMIN.

Wyślij SMS – tak jak w innych działach – realizuje usługę szybkiej wysyłki SMS na telefony przypisane do danej osoby w GEKKONIE – usługa nie może być realizowana dla osób z zewnątrz – działa pod warunkiem odpowiedniej konfiguracji bramki SMS w dziale ADMIN.

Usuń – występuje tylko w dziale Dokumenty – służy do usunięcia osoby, u której nie będziemy realizowali żadnych zeznań rocznych np. omyłkowo dodanej do danego działu, operacja dostępna tylko dla użytkownika o uprawnieniach Administratora. 
UWAGA: operacja nieodwracalna !!

Wznów obsługę – aktywna tylko w przypadku osób, u których wcześniej zakończono obsługę.

Raport PITów – opcja pokazująca nam stan wszystkich przyjętych do realizacji PITów danej osoby – dostępna z każdego okna działu – opis poniżej.  

Wycofaj wszystko – opcja korygująca błędny ruch w danej zakładce.

 

Menu kontekstowe DOkumenty

 

Menu kontekstowe PIT

 

Raport PITów

 

Raport PITówUsługa pokazująca nam stan wszystkich przyjętych do realizacji PITów danej  osoby – dostępna z każdego okna działu. Kolor czarny oznacza – pit zrealizowany, informacja została przekazana klientowi. Kwota dodatnia oznacza obowiązek zapłaty do US, natomiast kwota ujemna - nadpłatę podlegającą zwrotowi dla klienta. Kolor czerwony oznacza, iż przyjęto już dokumenty potrzebne do przygotowania zeznania, jednak informacja o zobowiązaniu nie została wysłana.

 

 

 

Ewidencja czasu pracy

Treść

Po zalogowaniu się do systemu znajdujemy się w zakładce PANEL STARTOWY. Są tu umieszczone wszystkie aktualne komunikaty, informacje na temat zadań do zrobienia oraz zadań przeterminowanych – naciśnięcie na któryś z ww. guzików przeniesie nas do listy zadań o których będzie informacja w oddzielnym rozdziale instrukcji obsługi.  Po prawej stronie znajduje się zakładka czasu pracy. System ma za zadanie mierzyć czas pracy pracownika – nie jest to dedykowany system do ewidencji czasu pracy, choć za taki może uchodzić. Zachęcamy do skkorzystania z uproszczonego systemu ewidencji czasu pracy jaki oferuje GEKKON.

Czas start

Aby uruchomić pomiar czasu pracy należy po zalogowaniu się do systemu wcisnąć guzik START. Obok guzika pojawi się stoper (po zliczeniu minimum 1 minuty), któryCzas stop zacznie pokazywać nam czas pracy w systemie, a sam guzik start zostanie zastąpiony guzikiem STOP, który wciskamy aby zatrzymać pomiar czasu. Taką operację możemy powtarzać wielokrotnie w ciągu dnia, aby odliczać np. godziny wyjść z pracy w celach prywatnych. Jeśli użytkownik zapomni przed wylogowaniem zastopować system zliczania czasu pracy, Gekkon sam go zastopuje o godzinie 17:00 zliczając czas od uruchomienia START do 17-tej, jednak nie więcej niż 8 godzin. Jeśli ktoś uruchomi zegar pracy po godzinie 9-tej, system zliczy mu czas od godziny uruchomienia do godziny 17-tej – czyli mniej niż 8 godzin. Jeśli użytkownik zaloguje się do sytemu zliczania pracy po godzinie 17-tej i do północy go nie zastopuje – system tego czasu w ogóle nie doliczy do jego godzin pracy.

Pamiętajmy – zliczanie czasu pracy w GEKKONIE jest całkowicie dobrowolne, nie jest to dedykowana ewidencja czasu pracy ale odpowiednio użytkowana może taką ewidencję zastąpić.  

 

 

Manu czas pracyAby móc wykorzystać zliczanie czasu pracy w systemie należy przejść do zakładki Czas pracy. 

 

 

Po przejściu do kolejnej zakładki Rozliczenie czasu pracy, można przejrzeć czas pracy wg. systemu START/STOP lub Według logowań. Dokładnosć obu pomiarów jest kwestią ustalenia zasad wewnętrznych. System naliczania według logowań nie uwzględnia czasu przerw w pracy - na przykład na wyjście prywatne - liczy czas od pierwszego logowania w systemie do ostatniego wylogowania.

 

Raport czasu pracy

Używając odpowiednio zakładek Konfiguracja i Raport zbiorczy – możemy sprawdzić szczegółowe dane czasu pracy każdego użytkownika systemu za dany miesiąc lub uzyskać zbiorczy raport wszystkich użytkowników za dany miesiąc.

System umożliwia też rozdysponowanie urlopów i prowadzenie ewidencji absencji chorobowej.
W zakładce Moje wnioski każdy pracownik może zadysponować swoim urlopem składając wniosek urlopowy. Może go edytować, usunąć i wydrukować.

Moje wnioski

Ikonka kalendarza służy do podglądu dostępności wszystkich pracowników aby móc zaplanować własny urlop, który nie będzie kolidował z innymi urlopami lub chorobami innych pracowników.

Dostępność urlopowa

Kolor zielony – urlopy zaakceptowane, czerwony planowane ale jeszcze niezaakceptowane, żółty – absencja chorobowa. Na dole tabeli - wykaz urlopu już wykorzystanego w danym roku przez użytkownika do dnia dzisiejszego czyli jeszcze bez urlopu zaplanowanego i zaakceptowanego ponieważ może z niego jeszcze zrezygnować lub może być z niego być odwołany.

Wchodząc w zakładkę Urlopy – Kierownik lub Administrator (w zależności od ustawień systemu) może ww. wniosek zaakceptować lub dodać urlop bez wniosku np. uzgodniony telefonicznie.

Zliczanie urlopów

Pamiętajmy - wniosek urlopowy może być wycofany jedynie do dnia w którym urlop się nie odbył. 
Może też być edytowany, usunięty i wydrukowany. Możemy też sprawdzić stan urlopów już wykorzystanych w danym roku wciskając symbol sumy.

Wchodząc w zakładkę Zwolnienia lekarskie, możemy dodawać, edytować, usuwać lub importować zwolnienia lekarskie. W celu importu zwolnienia należy pobrać, odpowiedni plik .csv z portalu PUE ZUS. Import jest możliwy o ile zgadza się imię i nazwisko pracownika  lub trzeba ręcznie przypisać dane z zaimportowanego pliku do dowolnego pracownika.

Zwolnienia

Komunikaty

Treść

Jest to swojego rodzaju tablica ogłoszeń w firmie, miejsce do przekazywania najważniejszych informacji dla wszystkich pracowników firmy. Logując się do systemu komunikaty wyświetlają się nam jako pierwsze. Dlatego każdy pracownik ma zawsze najświeższe informacje np.  o wydarzeniach które nadchodzą, o nowych klientach, o zmianach procedur czy innych ważnych sprawach. Już nikt nie powie „ale ja nie wiedziałem bo…”. Komunikaty mogą publikować tylko osoby o uprawnieniach Kierownika i Administratora lub wszyscy, jeśli włączymy taką opcję w konfiguracji.

Konfiguracja

Dodanie, edycja lub usunięcie komunikatu odbywa się przy pomocy zakładki KOMUNIKATY i guzików w górnym menu.

Komunikaty

Subskrybuj