O programie

Jest to System wymyślony przez biuro rachunkowe dla biura rachunkowego testowany na biurach rachunkowych i kancelariach doradztwa podatkowego.
Jest to System do zarządzania, kontroli i koordynacji biura rachunkowego lub kancelarii doradztwa podatkowego.
 

Obecne podstawowe funkcje Systemu GEKKON to:

KONTROLA STANU PRACY NAD KAŻDYM KLIENTEM

  • kontroluje stan pracy nad każdym klientem od momentu oddania dokumentów aż po przekazanie informacji o wysokości podatków i składek ZUS,
  • prowadzi ewidencję dostarczania dokumentów przez klientów i informacji kadrowo-zusowskich (data, godzina, kompletność)
  • śledzi postęp prac rozliczenia podatkowego/kadrowego-zusowskiego danego klienta za aktualny miesiąc (księgowanie/zatwierdzenie/wysyłka informacji o podatkach-zusach/itd.)
  • na zakończenie rozliczenia przekazuje e-mailowo informację o wysokości podatków i zusów klientowi za aktualny miesiąc wraz z jego indywidualnymi rachunkami podatkowymi i zusowskimi
  • zabezpiecza przed wysłaniem niepełnej informacji o podatkach – gdy klient ma kilka źródeł (spółki, najmy, osoba fizyczna) lub dostarcza dodatkowe dokumenty już po zamknięciu rozliczenia (zarówno przed wysyłką do US jak już po wysłaniu do US – pilnuje korekty) 
  • automatycznie przypomina o niedostarczonych dokumentach na czas (SMS-em i e-mailem) – do czasu całkowitego przekazania dokumentów wg. zadanego schematu 
  • kontroluje dodatkowe zlecenia i życzenia klienta - różne nietypowe zadania dla każdego klienta indywidulanie (np. zestawiania, analizy, pdf-y…) aby o nich nigdy nie zapomnieć np. na skutek czyjejś nieobecności lub choroby – osoba ją zastępująca ma pełny wykaz takich zadań
  • kontroluje stan obowiązkowych i dodatkowych zeznań podatkowych za każdy rok podatkowy   

ZARZĄDZANIE PRACĄ W BIURZE RACHUNKOWYM

  • umożliwia zarządzanie pracą w biurze w bardzo szerokim tego słowa znaczeniu 
  • przydziela obsługę klientów i zadań do konkretnych osób,
  • weryfikuje stan i terminowość wykonania powierzonych zadań,
  • poprowadzi kalendarz spotkań skonfigurowany z dowolnym telefonem,
  • sprawdza statystykę pracy całego biura i każdego pracownika odrębnie,
  • umożliwia każdemu pracownikowi kontrolę swojego stanu pracy 
  • weryfikuje odpowiedzialność poszczególnych osób za powierzone zadania – wszystko rejestruje w czasie rzeczywistym, tu nic nie można „zrobić wczoraj”  
  • prowadzi analizę nakładu pracy poszczególnych pracowników  w celu jej równomiernego rozłożenia 
  • publikuje wewnętrzne komunikaty i polecenia dla wszystkich pracowników, 
  • umożliwia wymianę informacji i zadań między wszystkimi pracownikami (szczególnie pod ich nieobecność) – mini poczta wewnętrza 
  • daje możliwość rozliczenia prac dodatkowych – np. premie dla pracowników za dodatkowe zlecenia
  • przygotowuje różne pomocne raporty i daje trochę innych ułatwień życia codziennego
  • pomaga automatycznie prowadzić ewidencji czasu pracy pracowników START/STOP (szczególnie sprawdza się przy pracy zdalnej) 
  • prowadzi i pomaga planować urlopy pracowników, wykaz ich dni chorobowych 
  • pomaga panować nad dostępnością/obecnością pracowników na co dzień w biurze (szczególnie jeśli zespół liczy kilkanaście lub kilkadziesiąt osób)

AUTOMATYCZNE ROZLICZENIA Z KLIENTAMI

  • umożliwia automatyczne wystawianie faktur i ich wysyłkę emailem oraz zbiorcze wydruki faktur (wg. ryczałtów lub wg. faktycznych naliczeń tj. wg. ilości dokumentów księgowych, wykonanych rozliczeń pracowników, umów zleceń itp…)
  • prowadzi raport kasowy i bankowy 
  • prowadzi automatyczną kontrolę należności - wzywa do zapłaty klientów SMS-em i email-em do czasu całkowitego uregulowania faktury – co 5 dni
  • przygotowuje raport rentowności każdego klienta w oparciu o własne ceny i czas pracy tzw. kalkulator opłat

AUTOMATYCZNA KOMUNIKACJA Z KLIENTAMI ZA POMOCĄ SMSM I EMAIL

  • automatycznie przypomina o terminach zapłaty podatków i Zusów (SMS-em  i e-mailem)
  • pozwala na automatyczne przekazywanie dowolnej informacji do wszystkich lub wybranych klientów np. o zmianach podatkowych
  • generuje kompletne raporty z informacjami o podatkach i Zusach i wysyła je e-mailem
  • generuje raporty z informacjami o rocznych rozliczeniach podatkowych i wysyła je e-mialem  

KSIĄŻKA ADRESOWĄ KLIENTÓW I KONTROLA POCZTY

  • pozwala na wysyłanie e-maili i smsów do klientów minimalizując ryzyko pomyłki przekazywanej informacji – robi to tylko na zatwierdzone w systemie emaile i numery telefonów
  • prowadzi pocztę e-mail – jedną dla całego biura (może to być wersja tylko wysyłka lub wysyłka i odbieranie)
  • udostępnia jedną pocztę dla całego biura z możliwością rozdysponowania dla poszczególnych użytkowników     
  • umożliwia kontrolę wymiany informacji e-mailowej  klient –biuro/biuro-klient (tylko w obrębie zatwierdzonych skrzynek e-mail w systemie i przypisanych do poszczególnych klientów) – widzimy każdy napisany e-mail przez pracownika
  • blokuje możliwość skasowania ww. wiadomości – może to wykonać tylko administrator systemu

TWORZENIE SPERSONALIZOWANYCH DOKUMENTÓW I DRUKÓW

  • tworzy dokumentację biura w kreatorze pdf, np.  umowy biura, umowy RODO, aneksy, pełnomocnictwa, zawiadomienia do US, oświadczenia, itp., z wykorzystaniem bazy klientów wg. naszych potrzeb (edytor dokumentacji)
  • wygenerowane dokumenty dla dowolnej ilości klientów automatycznie wysyła emailem lub przygotowuje zbiorczy wydruk
  • tworzy druku ZUS-PEL dla pełnomocników zarejestrowanych w systemie
  • w opracowaniu kolejne druki UPL, OPL, PPS ...         

Każde z naszych biur czy też kancelarii wykonuje wszystkie ww. czynności (a czasem jeszcze więcej) tylko nie zdaje sobie sprawy, że robi tych czynności aż tak dużo. Dopiero po wdrożeniu Systemu GEKKON można poczuć, jak wiele z tych czynności można zautomatyzować a przede wszystkim zrobić zdecydowanie przy pomocy mniejszego nakładu czasu. Niektóre można zrobić tylko dzięki takiemu systemowi. 

Ten system nie powstał od razu. Jest tworzony i testowane od ponad 12 lat. 

To system otwarty – chyba nigdy go nie zakończymy jego rozwijania bo zawsze będzie można coś ulepszyć, zautomatyzować, zabezpieczyć, zmienić, dopisać, podpasować pod użytkownika. Każdy pomysł użytkownika może być pretekstem do takiej zmiany jeżeli tylko inni użytkownicy będą mogli na tym skorzystać.  

Nie można spełnić wszystkich oczekiwań, ale można próbować.  My próbujemy. Sprawdź czy nasze próby odpowiadają Tobie. Biorąc ten System na trzy miesiące do testów do niczego nie jesteś zobowiązany – musisz tylko zainwestować trochę czasu swojego i pracowników. Samo się nie zrobi. A jak czegoś nie będziesz wiedział zadzwoń, napisz emaila – wytłumaczymy, pomożemy, dopasujemy. 

Średni czas wdrożenia i nauka to 1-2 dni pod warunkiem zaimportowania danych o klientach do sytemu – ich wpisanie to 70% przygotowania systemu do pracy. 

Dane można do systemu zaimportować, ale ustawienia i konfiguracja musi być zrobiona ręcznie – system daje olbrzymie możliwości konfiguracyjne – trzeba je poznać i dostosować.    

To jest narzędzie dedykowane głównie dla właściciela, który nie ma wykształcenia informatycznego, ale jakoś musi zarządzać biurem, czasem i finansami – to on jest tu Administratorem i właśnie dostał do tego sprawdzone narzędzie.       

Każdy, kto chce uprościć sobie pracę i kupić trochę wolnego czasu mile widziany.