Rozliczenia z klientami

Treść

Kolejnym działem jest dział kontrolujący nasze rozliczenia z klientami, umożliwiający wystawianie faktur za nasze usługi i kontrolę należności.

Pierwsza zakładka działu – Faktury

Faktury

Przy pomocy filtrów możemy szybko sortować faktury na:

  • wystawione dziś, wczoraj, w bieżącym tygodniu/miesiącu, w poprzednim tygodniu/miesiącu, czy roku,
  • niezapłacone nieprzeterminowane (w terminie) i przeterminowane.

 

Używając przycisków (po najechaniu na nie kursorem pojawi się opis, jeśli nie ma go w samym przycisku) w pasku narzędzi możemy:

  • Nowa - wystawić nową fakturę, korektę do niej, proformę,
  • Edytuj - edytować/poprawić wystawioną poprzednio fakturę,
  • Usuń - usunąć wystawioną fakturę (nie można usunąć faktury do której wystawiona jest faktura korygująca i należy pamiętać, że usunięcie faktury zaburzy numerację wystawianych faktur – numeracja będzie niekompletna),
  • Paragon - można oznaczyć, że do danej faktury został wystawiony paragon z kasy fiskalnej,
  • Wyślij e-mailem - można wybrać dowolną ilość faktur i przesłać je e-mailem – system automatycznie roześle wystawione faktury na adresy e-mail, które są przypisane w systemie do danego klienta. Każda wysłana e-mailem faktura będzie oznaczona znaczkiem koperty, aby sprawdzić czy wszystkie faktury zostały wysłane należy odświeżyć zawartość strony używając przycisku odśwież (skrajny przycisk po prawej stronie).
  • Drukuj - fakturę (może to być dowolna ilość zaznaczonych faktur), rejestr sprzedaży lub tabelę z listą faktur,
  • Filtruj - wg. zadanych parametrów np. okres, kontrahent, pracownik, który wystawił fakturę i wielu innych,
  • Export - danych do  excel’a, pliku XML, JPK_FA, JPK_V7,
  • Wykres - sprzedaży miesięcznej/rocznej
  • Rozlicz płatność - szybkie rozliczenie należności wynikającej z nieuregulowanej  jeszcze faktury, rozliczenie następuje wg. kryteriów płatności wskazanej na fakturze np. gotówka – rozliczenie faktury zostanie automatycznie przeniesione do raportu kasowego, oraz wg. daty bieżącej,
  • Raport - wykaz niezapłaconych faktur w pliku PDF, z podziałem na kontrahentów wraz ze wskazaniem kwoty całkowitej zaległości i numerami telefonicznymi w celu łatwiejszego kontaktu z dłużnikiem.

 

Druga zakładka działu – Rozliczenia\

Rozliczenia

Przy pomocy filtrów możemy szybko sortować wpłaty na: wpłaty dziś, wczoraj, w bieżącym tygodniu/miesiącu, w poprzednim tygodniu/miesiącu, czy roku.

Rozliczenia dzielą się na rozliczenia gotówkowe – Kasa i przelewowe - Bank.

Płatność - kasaŻeby przyjąć należność za wcześniej wystawioną fakturę w kasie należy wcisnąć guzik – Płatność i postępować zgodnie z danymi w wyświetlonym oknie. Wybrać płatnika - lista generowana jest na podstawie niezapłaconych faktur. Po jego wskazaniu system w okienku poniżej wyświetli wszystkie jego nieuregulowane faktury. Następnie należy wybrać właściwą fakturę. Kwota wybranej faktury zostanie wprowadzona w dwóch polach: ‚Kwota faktury” oraz „kwota wpłaty”. Jeśli klient nie uiszcza pełnej opłaty możemy zmienić wpłacaną kwotę. Wówczas kwota do zapłaty zostanie pomniejszona o kwotę wskazaną w tym polu. Jeśli jednak zdecydujemy, że opłata nastąpiła w pełnej kwocie - wystarczy kliknąć przycisk ze strzałką w dół - wówczas kwota faktury zostanie przeniesiona do pola kwota wpłaty. Kolejnym krokiem jest wskazanie daty (system zawsze będzie podpowiadał datę bieżącą) i zatwierdzenie zrealizowanej płatności guzikiem Zapisz. Na potwierdzenie dokonania wpłaty możemy klientowi wydrukować potwierdzenie KP. Aby to zrobić należy włączyć odpowiedni przycisk przed zapisaniem płatności. Wówczas, po poprawnym zapisaniu danych otworzy się okno z dokumentem gotowym do pobrania lub wydrukowania. 

Kasa - tabelaZakładka Kasa może również służyć do pełnej kontroli stanu kasy w naszej firmie. Możemy w tej zakładce realizować również wpłaty/wypłaty spoza listy naszych faktur, usunąć wpis kasowy (uprawnienie to posiada tylko Administrator), czy wydrukować raport kasowy / KP/ KW. Możemy również filtrować zapisy wg. miesięcy.

 

 

 

Płatność - bankŻeby rozliczyć należność za  wcześniej wystawioną fakturę w banku należy wcisnąć guzik – Płatność i postępować zgodnie z danymi w wyświetlonym oknie dialogowym bardzo zbliżonym do płatności w kasie omówionej powyżej. Dodatkową opcją jest możliwość oznaczenia, że płatność została dokonana za pomocą karty płatniczej. Informacja ta będzie przedstawiona na liście płatności za pomocą znaku w kolumnie z kartą.

Obsługa części bankowej jest niemal identyczna jak części kasowej. 

 

Bank - tabela

 

Trzecia zakładka działu – Do wystawienia

W tej zakładce zbierane są tzw. pre-faktury czyli inaczej mówiąc gromadzą się faktury za nasze usługi do wystawienia. Zbierane są tu zarówno dane do faktur wystawianych:

  • automatycznie z góry – czyli rozliczających przypisane ryczałty za nasze usługi dla każdego kontrahenta,
  • automatycznie z dołu – czyli rozliczających nasze usługi wg. ilości dokonanych księgowań i ilości dokonanych rozliczeń pracowniczych,
  • automatycznie z dołu w systemie mieszanym – czyli rozliczających nasze usługi wg. ilości dokonanych księgowań i ilości  dokonanych rozliczeń pracowniczych z uwzględnieniem dodatkowych stałych ryczałtów,
  • indywidualnie przez naszych pracowników za usługi dodatkowe.

 

Możemy w tej zakładce po dokonaniu zaznaczenia odpowiednich faktur w pierwszej kolumnie tabeli poprzez odhaczenie kwadracika, wystawić zaznaczone faktury wskazując:

  • datę wystawienia faktury (system zawsze podpowiada datę bieżącą),
  • datę sprzedaży  (system zawsze podpowiada datę bieżącą),
  • formę płatności (żeby wskazać przelew w naszych danych w dziale ADMIN | Ustawienia | Ustawiania faktur | Podmioty | Ustawienia podmiotu | Konfiguracja dodatkowa | Rachunki bankowe – musimy mieć wprowadzony nasz rachunek bankowy) ,
  • datę zapłaty,
  • walutę,
  • odpowiednie konto bankowe.

Wystawianie faktur

UWAGA: system automatycznie przygotowuje paczkę wystawianych faktur do automatycznej wysyłki e-mailem na adresy e-mail przypisane w GEKKONIE do danego klienta – jeśli tego nie chcemy należy odznaczyć ikonkę koperty w oknie wystawiania!

UWAGA:

  • wystawianie faktur jest możliwe jedynie dla faktur zatwierdzonych oznaczonym kolorem czarnym,
  • faktury oznaczone kolorem czerwonym wymagają akceptacji,
  • żeby faktury podlegały automatycznej wysyłce e-mailowej musi być odpowiednio skonfigurowana poczta w dziale ADMIN | Ustawiania | E-mail oraz uruchomiona usługa automatycznej wysyłki faktur w dziale ADMIN | Ustawienia | Automatyczna wysyłka | Predefioniowane.   

Panel Ustawienia

Ustawienia automatycznej wysyłki

Fakturowanie

Treść

GEKKON oferuje dwa sposoby automatycznego fakturowania:

  • fakturowanie z dołu, na podstawie faktycznie wykonanej pracy księgowej/kadrowej
  • fakturowanie z góry, na podstawie wyznaczonych opłat stałych - ryczałtów.

Ponadto oferuje fakturowanie ręczne oparte o dwa tryby:

  • ręczne wystawianie faktur
  • wystawianie pre-faktur przez pracowników za wykonane dodatkowe usługi.

 

Fakturowanie z dołu

System standardowo ustawiony jest na fakturowanie z góry. Dlatego jeżeli chcemy korzystać z funkcji fakturowania z dołu musimy tę opcję wyłączyć w dziale ADMIN|Ustawienia|Ustawienia Faktur (pole suwaka musi być szare).

Powinniśmy też zdecydować czy na naszych fakturach będzie prezentowany kod GTU (jest to dobrowolne choć zalecane) w tym celu należy przesunąć odpowiedni suwak.

Ustawienia faktur

  

Dane podmiotuNastępnie musimy dodać podmiot fakturujący – czyli wpisać dane naszego biura. Część z nich może zostać pobrana na podstawie NIP z rejestru REGON. Kod Urzędu to kod naszego urzędu skarbowego, do którego przesyłamy pliki JPK. Następnie, w konfiguracji dodatkowej, musimy podać nasz rachunek bankowy i wybrać sposób numerowania naszych faktur.

GEKKON umożliwia fakturowanie przez kilka podmiotów jednocześnie. Wówczas należy powtórzyć konfigurację dla każdego z nich. Poszczególne opłaty dla klientów przypisujemy do wybranych podmiotów, a resztą zajmie się GEKKON. Nie ma ograniczeń konfiguracyjnych. Jeśli różne podmioty wykonują różnego typu usługi dla tego samego klienta, albo dzielą się klientami między sobą - wszystko zależy od konfiguracji.

 

 

 

Ustawienia dodatkowe

Następnie  musimy przygotować katalog usług, które będą wykazywane na naszych fakturach określając nazwę usługi, stawkę VAT, cenę netto, jednostkę miary, kod GTU i PKWiU – jeśli zachodzi taka konieczność. Z tak stworzonego katalogu usług będziemy korzystać tworząc odpowiedni wykaz opłat stałych dla każdego naszego klienta w dziale KLIENCI | Opłaty stałe.

Katalog usług

Ważne: katalog usług jest jeden dla wszystkich podmiotów fakturujących. Bez znaczenia jest fakt czy wszystkie podmioty są podatnikami czynnymi VAT. Deklarację co do zwolnienia z VAT – np. podmiotowego (art. 113 ust. 1 i 9) wybieramy dopiero w kroku kolejnym czyli przypisując każdemu klientowi odpowiednie opłaty stałe.

Opłaty stałe

Dla celów stosowania fakturowania z dołu używamy następujących typów opłat:

  • Za dokument księgowy – opłata za ilość zaksięgowanych dokumentów.
  • Rozliczenie pracownika min. – opłata za ilość przygotowanych rozliczeń pracowników na umowę o
    pracę ze stałym wynagrodzeniem.
  • Rozliczenie pracownika inne - opłata za ilość przygotowanych rozliczeń pracowników na umowę o pracę z bardziej skomplikowanym rozliczeniem np. akordowym.
  • Rozliczenie umowy o dzieło/zlecenie - opłata za ilość przygotowanych rozliczeń pracowników na umowę o dzieło/zlecenie.
  • Rozliczenie pracodawcy - opłata za ilość przygotowanych rozliczeń ZUS pracodawców/osób    współpracujących.

Poza tym zawsze możemy przypisać opłatę stałą (ryczałt), która jest niezależna od ww. parametrów np. za usługę księgową, za jpk, za deklaracje, itp.

Po wybraniu typu musimy wskazać treść na fakturze (wykaz z wcześniej stworzonego katalogu), kwotę netto, stawkę VAT, kod GTU pobierze się automatycznie wraz z wybraniem usługi z katalogu i dodatkowo wskazać podmiot fakturujący.

UWAGA: aby system funkcjonował poprawnie „treść na fakturze” dla każdego typu opłat musi być inna. System sprawdza, czy pozycja o danej treści już istnieje - jeśli tak, to nie doda kolejnej pozycji o tej samej treści.

Zwolnienie z VATJeżeli podmiot fakturujący korzysta ze zwolnienia podmiotowego z VAT (art. 113 ust. 1 i 9 ustawy o VAT) przypisując rodzaj usługi do fakturowania wskazujemy stawkę ZW. Wówczas wyświetli się dodatkowe pole, w którym z dostępnej listy należy wybrać pierwszą pozycję: zwolnienie  podmiotowe. Przy tak skonfigurowanej opłacie, na fakturze pojawi się wymagana przepisami informacja o podstawie zwolnienia z VAT.

Faktura - zwolnienie z VAT

UWAGA – jeżeli dany podmiot fakturujący jest zwolniony podmiotowo z podatku VAT to wszystkie usługi przypisane mu do fakturowania muszą mieć wskazaną tą samą podstawę do zwolnienia z VAT. Jeżeli zamierzacie Państwo wystawiać faktury dla innych podmiotów zwolnionych z VAT lub korzystać i innych rodzajów zwolnienia z VAT prosimy o kontakt – lista potrzebnych zwolnień zostanie zaktualizowana. Nie wprowadzamy całego wykazu dostępnych zwolnień(a jest ich kilkadziesiąt), żeby wystawianie faktur było czytelniejsze.

Jeżeli opłaty są już przypisane możemy przystępować do pracy.

Rozliczenie umów pracownikówSystem będzie  przygotowywał pre-fakturę dopiero po zatwierdzeniu rozliczenia danej firmy w dziale KSIĘGOWOŚĆ lub KADRY/ZUS. Jeżeli to nastąpi np. 15.12.2020 – dopiero w tym dniu pre-faktura pojawi się w systemie – bezpośrednio po wykonaniu ww. operacji.

Jeżeli najpierw zatwierdzimy rozliczenie firmy w dziale KADRY/ZUS  | Przygotowanie listy płac w dziale ROZLICZENIA KLIENTÓW|faktury do wystawienia pojawi się pre-faktura, która będzie zawierała na razie wyłącznie dane z rozliczenia tego działu oraz ryczałty stałe – o ile zostały wcześniej wprowadzone w opłatach stałych u danego klienta.

Pre-faktura ta oznaczona jest kolorem czerwonym – tzn., że wymaga zatwierdzenia. Czeka ona jeszcze na wykonanie kolejnych kroków – o ile są one związane z opłatami.    

Jeżeli pobieramy opłatę za rozliczenie ZUS pracodawcy – opłata zostanie dodana do faktury po zatwierdzeniu w dziale KADRY/ZUS | Przygotowanie ZUS/PIT-4 i oznaczeniu ilości rozliczanych pracodawców np. 2 osoby (właściciel i osoba współpracująca). Wówczas do faktury zostanie dodana kolejna pozycja dotycząca naliczenia opłaty za rozliczenie składek ZUS za dwie osoby.

Pozycje na fakturze

Jeżeli pobieramy opłatę za ilość zaksięgowanych dokumentów – opłata zostanie dodana do faktury po zatwierdzeniu firmy w dziale KSIĘGOWOŚĆ | Zatwierdzanie na podstawie ilości zaksięgowanych dokumentów wpisanych w dziale KSIĘGOWOŚĆ | Księgowanie.

Teraz dopiero pre-faktura jest kompletna. Można do niej dodać ręcznie  inne opłaty. Przed wystawieniem faktury pre-fakturę należy jeszcze zatwierdzić. Data wystawienia pre-faktury nie będzie ustawiona automatycznie jako data wystawienia faktury!

UWAGA:

  • korekty ilości dokumentów księgowych lub ilości rozliczanych pracowników nie są uwzględnianie w prezentowanej pre-fakturze – zawsze po wykonaniu ww. korekty należy ręcznie skorygować odpowiednie ilości
  • jeżeli niekompletną pre-fakturę wystawimy jako fakturę np. przed zakończeniem rozliczeń księgowych pre-fakturę zawierającą tylko dane opłat kadrowych zatwierdzimy i wystawimy, wówczas system przygotuje drugą fakturę zawierającą dane opłat za usługę księgową ale powieli w niej opłaty stałe !!!

Tak więc najlepiej jest wystawiać faktury dopiero po zakończeniu wszystkich rozliczeń w obu działach tj. KSIĘGOWOŚĆ i KADRY/ZUS – o ile nasze faktury są konfigurowane na podstawie opłat z obu tych działów.

Dalej postępujemy zgodnie z instrukcją z działu ROZLICZENIA Z KLIENTAMI | Do wystawienia.

 

Fakturowanie z góry

Podstawowa konfiguracja tego typu fakturowania jest dokładnie taka sama jak w poprzednim rozdziale. Musimy włączyć opcję „faktury wystawiane z góry”, jeśli nie jest włączona, a jest to domyślny sposób wystawiania faktur. Ponadto dodajemy podmioty fakturujące, katalog produktów oraz opłaty stałe dla klientów. Jeśli dodamy opłaty związane z ilością rozliczeń (ja w fakturowaniu z dołu) system nie uwzględni tych opłat w naszych pre-fakturach. Jedynie opłaty zryczałtowane zostaną dodane na listę pozycji.

System przygotuje zestaw pre-faktur dla wszystkich klientów w momencie tworzenia nowego miesiąca rozliczeniowego. Data wystawienia pre-faktur nie będzie automatycznie uznana za datę wystawienia faktur właściwych, zatem moment dodania nowego miesiąca nie musi być zależny od daty, z którą będziemy chcieli wystawić i wysłać do klientów faktury. Dalej postępujemy zgodnie z instrukcją z działu ROZLICZENIA Z KLIENTAMI | Do wystawienia.

 

Ręczne wystawianie faktur

Omówione zostało w dziale ROZLICZENIA Z KLIENTAMI|Faktury.


Wystawianie pre-faktur przez pracowników za wykonane dodatkowe usługi

Każdy z naszych pracowników może przygotowywać pre-faktury czyli inaczej mówiąc faktury za nasze usługi dodatkowe, które on zrealizował. Nie musi mieć uprawnień do działu ROZLICZENIA Z KLIENTAMI, ponieważ pre-fakturę przygotowuje z własnego menu.

Menu użytkownika

Po wciśnięciu guzika faktura pojawi się okienko umożliwiające przygotowanie odpowiedniej pre-faktury.

Pre-faktura

Po jej zapisaniu pojawi się ona w dziale ROZLICZENIA Z KLIENTAMI | Do wystawienia  gdzie czeka na zatwierdzenie przez uprawnioną osobę i wystawienie lub edycję, czy usunięcie. Żadna pre-faktura nie zostanie wystawiona automatycznie – dzięki temu mamy kontrolę nad tym kiedy i komu naliczamy odpowiednie opłaty. Dzięki tej metodzie jesteśmy w stanie skontrolować ile każdy z naszych pracowników w danym okresie zrealizował usług dodatkowych – system bowiem pamięta osobę, która przygotowała pre-fakturę. Możemy tę funkcję wykorzystać np. do premiowania naszych pracowników filtrując wystawione faktury za dany miesiąc wg. osób, które je przygotowały.

Lista do wystawienia

Dalej postępujemy zgodnie z instrukcją z działu ROZLICZENIA Z KLIENTAMI | Do wystawienia.

 

Pity roczne

Treść

Otrzymujecie Państwo do dyspozycji nowy moduł do kontroli rozliczeń rocznych.

Poprzednie moduły były produkowane i testowane przez wiele lat. Ten jest całkowicie nowy i będziemy go mogli testować wszyscy razem. Szczególnie zależy nam na uwagach merytorycznych.

Moduł ten pozwala nam kontrolować ilość i stan realizacji PITów rocznych zarówno tych do których jesteśmy zobligowani z tytułu prowadzenia dokumentacji księgowej (16A, 28, 36, 36L) jak i PITów „zewnętrznych”, oraz daje nam bezpośrednią możliwość przesyłania kompletnych danych do realizacji zobowiązań wynikających z ww. PITów klientom tj. wartość do wpłaty, daty, opisy, mikrorachunki podatkowe, kopie PITów, informacje o nadpłatach oraz kilka innych przydatnych funkcji np. szybki raport o wszystkich pitach jednej osoby.

W obecnej wersji system pilnuje rozliczania następujących PITów: 16A, 28, 36, 36L, 37, 38,39, DSF-1.

Aby włączyć moduł PITY ROCZNE należy w dziale ADMIN|Ustawienia|Ogólne   - przesunąć włącznik jak poniżej i wylogować się, a następnie zalogować ponownie, aby GEKKON wczytał nowe ustawienia.

Ustawienia modułu

Dodatkowo należy się zastanowić, czy dział PITY ROCZNE będzie dostępny dla wszystkich użytkowników, czy tylko dla osób z odpowiednimi uprawnieniami tj. Administratora, Kierowników i Sekretariatu. Do konfiguracji ww. uprawnień służy kolejny włącznik poniżej włączania modułu PITów rocznych.

Po włączeniu modułu PITY ROCZNE musimy utworzyć nowy rok rozliczeniowy. Robimy to w zakładce
ADMIN | Okresy rozliczeniowe |Lata (PITY ROCZNE) | + Dodaj

Nowy rok

 

Proszę dodać jedynie rok 2020. Przy tworzeniu pierwszego roku system zapyta, o który rok chodzi. Kolejne będzie dodawał już automatycznie.

UWAGA:

  • w utworzonej liście PITów znajdą się jedynie osoby z działu KLIENCI | Osoby – które są aktywne na dzień tworzenia listy tj. oznaczone kolorem czarnym (dlatego nie zalecamy tworzenia obecnie listy PITów za inne lata – będą one nieaktualne)
  • bez znaczenia jest fakt czy firma danej osoby jest zawieszona, czy nieaktywna
  • dzięki temu rozwiązaniu mamy szansę nie pominąć osób u których nasza usługa została zakończona np. z powodu zamknięcia działalności gospodarczej o ile nie usunęliśmy tej osoby z listy Osób z GEKKONA
  • oczywiście w ten sposób na liście znajdą się również osoby z którymi rozwiązaliśmy już umowę i nie będziemy sporządzali im zeznania ale można je łatwo usunąć (dotyczy to osób, które nie zostały usunięte i są aktywne w GEKKONIE - uprawnienie to posiada jedynie Administrator)
  • lista PITów utworzy się zgodnie z ustawieniami systemu na dzień utworzenia listy tzn. nie będą na niej ujęte PITy wymagane np. z powodu zmiany formy opodatkowania w trakcie roku podatkowego, utraty rozliczania się ryczałtem ewidencjonowanym i zmiana na zasady ogólne (na liście będzie aktywny tylko PIT-36, PIT-28 za pierwszy okres rozliczeniowy należy dodać ręcznie). Dlatego zalecamy listę PITów stworzyć na początku stycznia kolejnego roku podatkowego, ponieważ zmiany form opodatkowania, które zostaną wykonane na nowy rok będą miały wpływ na wynik utworzonej listy PITów
  • jeżeli po utworzeniu listy PITów dodamy kolejnych klientów, którym też będziemy chcieli zrobić PIT za poprzedni rok, należy tę osobę dodać „ręcznie” do listy – o tym za chwilę

 

Obsługa działu PITY ROCZNE

Pierwsza zakładka  ww. działu to DOKUMENTY. Dział ten służy nam do przyjmowania kompletnych do realizacji PITów. W lewej kolumnie znajduje się wykaz naszych klientów, którym mamy przygotować zeznanie. Kolorem czerwonym oznaczone są osoby u których nie dysponujemy jeszcze kompletem danych do realizacji ich PITu, czarnym te u których już przygotowujemy lub już przygotowaliśmy wymagane zeznanie, ale każda może osoba może mieć jeszcze obowiązek przygotowania innych zeznań np. PIT-37/38/39 – o których jeszcze nie wiemy, niebieskim osoba zewnętrzna z którą nie jesteśmy związani umową o usługi księgowe. Na dole lewego okna wyświetlana jest ilość wymaganych do realizacji pitów, których danymi do realizacji jeszcze nie dysponujemy.

UWAGA: po przygotowaniu ww. listy proszę sprawdzić czy wszystkie obowiązkowe pity znajdują się na tej liście. Nie możemy Państwu zagwarantować, że będą tam wszystkie pity ze względu na różne, własne sposoby oznaczania udziałów i form opodatkowania w systemie, deaktywowanie lub usuwanie nieobsługiwanych już osób, czy wręcz osoby spoza systemu. Nie pojawią się na liście również osoby, które nie mają podpiętych udziałów wraz z odpowiednią formą opodatkowania – system po prostu nie ma jak ich zakwalifikować.  Wszystkie braki można uzupełnić poprzez dodanie klienta zewnętrznego.

Okno dokumenty

Przyjmowanie PITW trakcie przyjmowania kompletu dokumentów (guzik Odbierz lub podwójne kliknięcie myszką, lub guzik z menu kontekstowego) decydujemy, czy realizujemy nasz pit do którego jesteśmy zobligowani (oznaczenie – Nasze rozliczenia) czy pit dodatkowy.

Po oznaczeniu wybranego rodzaju PITu – osoba zostaje przeniesiona do prawego okna i do konkretnej zakładki dla danego PITu, a w oknie środkowym wyświetlana będzie informacja kto i kiedy dokonał stosownego wyboru.

Dodatkowo na dole zakładki dotyczącej każdego rodzaju PITu wyświetlana jest na bieżąco statystyka, która mówi nam ile mamy kompletnych PITów danego rodzaju do zrobienia, ile jest zrobionych i ile jeszcze zostało. Żeby poznać całkowitą liczbę PITów danego rodzaju do zrobienia należy zsumować wartości  z zakładki Dokumenty znajdujące się na dole sekcji dokumenty do odebrania (jak na obrazku powyżej).

 

 

Status PIT

Wysyłka PITPo wykonaniu danego zeznania należy poinformować naszego klienta o wysokości i terminie wpłaty wynikającej z wykonanego zeznania lub o wysokości nadpłaty. Informacja działa identycznie jak w działach KSIĘGOWOŚĆ i KADRY/ZUS.  Wybieramy daną osobę i klikając dwukrotnie myszką aktywujemy okno do przekazania informacji. Jeżeli osoba do której wysyłamy informację dysponuje e-mailem w systemie GEKKON, system od razu przygotuje nam zakładkę z możliwością wysłania e-maila. Kwotę wpisujemy w pole oznaczone symbolem formularza. Jeżeli jest to nadpłata do zwrotu zaznaczamy pole nadpłaty. Możemy przekazać klientowi dodatkowe informacje  wpisując je w pole Uwagi dla klienta (aktywne tylko z wybraną metodą poinformowania E-mail), oraz dołączyć do wysyłanej informacji wymagane załączniki np. kopię PITu i UPO.

Po zatwierdzeniu wysłania wiadomości osoba zostaje przeniesiona do prawej kolumny. W środkowej kolumnie otrzymujemy informację kto przekazał informację i w jaki sposób.  Poprawia się statyka naszej pracy (jak na obrazku powyżej).

 

 

Informacja PITJeżeli jako sposób poinformowania wybraliśmy e-mail, system automatycznie wygeneruje specjalną wiadomość do klienta na wszystkie wskazane w systemie adresy e-mail.

 

 

 

 

 

 

 

 

Informacja PIT - nadpłataJeżeli w czasie przekazywania informacji wskażemy, ze podatnik ma nadpłatę do zwrotu, wiadomość będzie wyglądała tak jak na przedstawionym obrazku.

UWAGA: Przypominamy, że w przypadku przygotowywania pitów dla osób zewnętrznych nie będzie możliwości wysłania ww. wiadomości – system realizuje wysyłkę tylko na adresy autoryzowane w systemie więc ze względów bezpieczeństwa nie dopuszczamy wysyłki na adresy incydentalne.

 

Sposób kontroli rozliczania pozostałych PITów jest identyczny. Zaczynamy od przyjęcia kompletu dokumentów w zakładce Dokumenty, a kończymy na wysłaniu/przekazaniu informacji o wysokości kwoty wynikającej z rozliczenia danego zeznania.

Dodawanie klienta zewnętrznego

Dodanie osoby zewnętrznejOkienko PIT zewnętrznePoza osobami, które są na stałe obsługiwane w systemie (mamy z nimi zawartą umowę o usługi księgowe), możemy przy pomocy GEKKONA kontrolować również stan prac nad zeznaniami rocznymi od osób zewnętrznych. Służy do tego guzik + Dodaj klienta zewn. w dziele DOKUMENTY. 

Po jego aktywowaniu pojawi się okienko dialogowe służące do wpisania danych osoby zewnętrznej. Po ich dodaniu należy wcisnąć guzik Zapisz. W lewej kolumnie pojawi się nowa osoba oznaczona kolorem niebieskim – osoba z zewnątrz.   

Dla takiej osoby mamy do przygotowania wszystkie rodzaje zeznań – przy czym nie  mamy już podziału na zeznania do przygotowania nasze (obowiązkowe) i dodatkowe. 

Pozostałe funkcjonalności realizowane są identycznie jak w przypadku opisanym powyżej.

 

Osoba z zewnątrz na liście

 

Menu kontekstowe

 

W celu ułatwienia poruszania się w dziale PITY ROCZNE dostajemy do dyspozycji kilka pomocnych skrótów – wywołujemy je poprzez najechanie na odpowiednią osobę i wciśnięcie prawego klawisza myszy. W zależności od miejsca w którym się znajdujemy otrzymujemy kilka możliwych opcji:


Odbierz – aktywuje okno wyboru danego PITa do realizacji lub wysłania wyniku rozliczenia.

Zakończ obsługę – blokuje możliwość realizacji dalszej obsługi/wyboru innych pitów – używamy jej w momencie w którym jesteśmy pewni, że dla danej osoby nie będziemy realizowali więcej rozliczeń.  

Pokaż telefony – tak jak w innych działach - wyświetla dostępne numery telefonów.

Wyślij E-mail – tak jak w innych działach – realizuje usługę szybkiej wysyłki e-maila na adresy przypisane do danej osoby w GEKKONIE - usługa nie może być realizowana dla osób z zewnątrz - działa pod warunkiem odpowiedniej konfiguracji poczty w dziale ADMIN.

Wyślij SMS – tak jak w innych działach – realizuje usługę szybkiej wysyłki SMS na telefony przypisane do danej osoby w GEKKONIE – usługa nie może być realizowana dla osób z zewnątrz – działa pod warunkiem odpowiedniej konfiguracji bramki SMS w dziale ADMIN.

Usuń – występuje tylko w dziale Dokumenty – służy do usunięcia osoby, u której nie będziemy realizowali żadnych zeznań rocznych np. omyłkowo dodanej do danego działu, operacja dostępna tylko dla użytkownika o uprawnieniach Administratora. 
UWAGA: operacja nieodwracalna !!

Wznów obsługę – aktywna tylko w przypadku osób, u których wcześniej zakończono obsługę.

Raport PITów – opcja pokazująca nam stan wszystkich przyjętych do realizacji PITów danej osoby – dostępna z każdego okna działu – opis poniżej.  

Wycofaj wszystko – opcja korygująca błędny ruch w danej zakładce.

 

Menu kontekstowe DOkumenty

 

Menu kontekstowe PIT

 

Raport PITów

 

Raport PITówUsługa pokazująca nam stan wszystkich przyjętych do realizacji PITów danej  osoby – dostępna z każdego okna działu. Kolor czarny oznacza – pit zrealizowany, informacja została przekazana klientowi. Kwota dodatnia oznacza obowiązek zapłaty do US, natomiast kwota ujemna - nadpłatę podlegającą zwrotowi dla klienta. Kolor czerwony oznacza, iż przyjęto już dokumenty potrzebne do przygotowania zeznania, jednak informacja o zobowiązaniu nie została wysłana.

 

 

 

Ewidencja czasu pracy

Treść

Po zalogowaniu się do systemu znajdujemy się w zakładce PANEL STARTOWY. Są tu umieszczone wszystkie aktualne komunikaty, informacje na temat zadań do zrobienia oraz zadań przeterminowanych – naciśnięcie na któryś z ww. guzików przeniesie nas do listy zadań o których będzie informacja w oddzielnym rozdziale instrukcji obsługi.  Po prawej stronie znajduje się zakładka czasu pracy. System ma za zadanie mierzyć czas pracy pracownika – nie jest to dedykowany system do ewidencji czasu pracy, choć za taki może uchodzić. Zachęcamy do skkorzystania z uproszczonego systemu ewidencji czasu pracy jaki oferuje GEKKON.

Czas start

Aby uruchomić pomiar czasu pracy należy po zalogowaniu się do systemu wcisnąć guzik START. Obok guzika pojawi się stoper (po zliczeniu minimum 1 minuty), któryCzas stop zacznie pokazywać nam czas pracy w systemie, a sam guzik start zostanie zastąpiony guzikiem STOP, który wciskamy aby zatrzymać pomiar czasu. Taką operację możemy powtarzać wielokrotnie w ciągu dnia, aby odliczać np. godziny wyjść z pracy w celach prywatnych. Jeśli użytkownik zapomni przed wylogowaniem zastopować system zliczania czasu pracy, Gekkon sam go zastopuje o godzinie 17:00 zliczając czas od uruchomienia START do 17-tej, jednak nie więcej niż 8 godzin. Jeśli ktoś uruchomi zegar pracy po godzinie 9-tej, system zliczy mu czas od godziny uruchomienia do godziny 17-tej – czyli mniej niż 8 godzin. Jeśli użytkownik zaloguje się do sytemu zliczania pracy po godzinie 17-tej i do północy go nie zastopuje – system tego czasu w ogóle nie doliczy do jego godzin pracy.

Pamiętajmy – zliczanie czasu pracy w GEKKONIE jest całkowicie dobrowolne, nie jest to dedykowana ewidencja czasu pracy ale odpowiednio użytkowana może taką ewidencję zastąpić.  

 

 

Manu czas pracyAby móc wykorzystać zliczanie czasu pracy w systemie należy przejść do zakładki Czas pracy. 

 

 

Po przejściu do kolejnej zakładki Rozliczenie czasu pracy, można przejrzeć czas pracy wg. systemu START/STOP lub Według logowań. Dokładnosć obu pomiarów jest kwestią ustalenia zasad wewnętrznych. System naliczania według logowań nie uwzględnia czasu przerw w pracy - na przykład na wyjście prywatne - liczy czas od pierwszego logowania w systemie do ostatniego wylogowania.

 

Raport czasu pracy

Używając odpowiednio zakładek Konfiguracja i Raport zbiorczy – możemy sprawdzić szczegółowe dane czasu pracy każdego użytkownika systemu za dany miesiąc lub uzyskać zbiorczy raport wszystkich użytkowników za dany miesiąc.

System umożliwia też rozdysponowanie urlopów i prowadzenie ewidencji absencji chorobowej.
W zakładce Moje wnioski każdy pracownik może zadysponować swoim urlopem składając wniosek urlopowy. Może go edytować, usunąć i wydrukować.

Moje wnioski

Ikonka kalendarza służy do podglądu dostępności wszystkich pracowników aby móc zaplanować własny urlop, który nie będzie kolidował z innymi urlopami lub chorobami innych pracowników.

Dostępność urlopowa

Kolor zielony – urlopy zaakceptowane, czerwony planowane ale jeszcze niezaakceptowane, żółty – absencja chorobowa. Na dole tabeli - wykaz urlopu już wykorzystanego w danym roku przez użytkownika do dnia dzisiejszego czyli jeszcze bez urlopu zaplanowanego i zaakceptowanego ponieważ może z niego jeszcze zrezygnować lub może być z niego być odwołany.

Wchodząc w zakładkę Urlopy – Kierownik lub Administrator (w zależności od ustawień systemu) może ww. wniosek zaakceptować lub dodać urlop bez wniosku np. uzgodniony telefonicznie.

Zliczanie urlopów

Pamiętajmy - wniosek urlopowy może być wycofany jedynie do dnia w którym urlop się nie odbył. 
Może też być edytowany, usunięty i wydrukowany. Możemy też sprawdzić stan urlopów już wykorzystanych w danym roku wciskając symbol sumy.

Wchodząc w zakładkę Zwolnienia lekarskie, możemy dodawać, edytować, usuwać lub importować zwolnienia lekarskie. W celu importu zwolnienia należy pobrać, odpowiedni plik .csv z portalu PUE ZUS. Import jest możliwy o ile zgadza się imię i nazwisko pracownika  lub trzeba ręcznie przypisać dane z zaimportowanego pliku do dowolnego pracownika.

Zwolnienia

Komunikaty

Treść

Jest to swojego rodzaju tablica ogłoszeń w firmie, miejsce do przekazywania najważniejszych informacji dla wszystkich pracowników firmy. Logując się do systemu komunikaty wyświetlają się nam jako pierwsze. Dlatego każdy pracownik ma zawsze najświeższe informacje np.  o wydarzeniach które nadchodzą, o nowych klientach, o zmianach procedur czy innych ważnych sprawach. Już nikt nie powie „ale ja nie wiedziałem bo…”. Komunikaty mogą publikować tylko osoby o uprawnieniach Kierownika i Administratora lub wszyscy, jeśli włączymy taką opcję w konfiguracji.

Konfiguracja

Dodanie, edycja lub usunięcie komunikatu odbywa się przy pomocy zakładki KOMUNIKATY i guzików w górnym menu.

Komunikaty

Dział KADRY/ZUS

Treść

Po założeniu miesiąca (zrobiliśmy to już w kroku 4) w  dziale KADRY/ZUS | Dokumenty | BIEŻĄCE zostały przygotowane Firmy do obsługi w danym miesiącu. Okna w tym dziale są podzielone na cztery sekcje – po

Panele Kadry/ZUS

lewej stronie (1) znajdują się firmy, na których nie zostały jeszcze wykonane żadne czynności np. nie zostały odebrane dokumenty kadrowe. Po  prawej (2) stronie  znajdują się firmy, na których już zostały wykonane konkretne czynności np. zostały odebrane dokumenty kadrowe. Okno środkowe (3) jest oknem informacyjnym pokazującym kto wykonał daną czynność np. odebrał dokumenty kadrowe. Pasek w sekcji (4) pokazuje nam stan realizacji danego działu.

Odbieranie dokumentów kadrowych realizujemy poprzez kliknięcie dwukrotne na daną firmę lub podświetlenie danej firmy i przyciśnięcie prawego klawisza myszy – otwiera się menu kontekstowe z pierwszą opcja Odbierz lub podświetlenie danej firmy i wciśnięcie guzika Odbierz. W celu szybkiego wyszukania możesz użyć wyszukiwarki w lewej kolumnie pod napisem Klient – po prostu zacznij wpisywać nazwę, którą użyłeś dla danego klienta.

Kadry/ZUS - odbiór dokumentów

W czasie odbierania dokumentów decydujesz czy dostarczone dokumenty stanowią komplet czy tylko część dokumentów. Można też wprowadzić ich ilość – dla celów informacyjnych. Tzw. Menu kontekstowe jest możliwe do wywołania na każdym etapie działu KSIĘGOWOŚĆ i KADRY/ZUS. Przy jego pomocy można wysyłać e-maile i sms-y jeśli zostały one włączone i odpowiednio skonfigurowane w systemie – o tym w kolejnych częściach instrukcji.

Po odebraniu dokumentów firma jest przenoszona na prawą stronę i automatycznie przenoszona jest do kolejnej zakładki Przygotowanie list płac oraz do zakładki Przygotowanie ZUS/PIT-4.
Listy płac nie są blokowane przez rozliczanie ZUS-u i podatku dochodowego PIT-4 bo jest to uwarunkowane zasadami wypłat pensji w danej firmie – płatność na koniec miesiąca – ZUS opłacamy do 15-go następnego miesiąca ale jeżeli płatność jest do 10-tego następnego miesiąca to ZUS dotyczy wypłaty dokonanej miesiąc wcześniej.

Okienko - przygotowanie listy płacPo przygotowaniu listy płac lub umów zleceń/o dzieło w niezależnym programie kadrowym, zaznaczamy w GEKKONie w zakładce Przygotowanie list płac wykonanie tej czynności  poprzez kliknięcie dwukrotne na daną firmę lub podświetlenie danej firmy i przyciśnięcie lewego klawisza myszy – otwiera się menu kontekstowe z pierwszą opcją Przygotuj lub podświetlenie danej firmy i wciśnięcie guzika Przygotuj.

Przy tej operacji musimy wpisać ilości pracowników dla których wykonaliśmy listy płac lub umowy o zlecenia/dzieło i ile na ww. czynność poświęciliśmy czasu. System rozróżnia trzy typy pracowników:

  • pracownicy z wynagrodzeniem minimalnym lub stałym
  • pracownicy z wynagrodzeniem innym – np. rozliczane z akordu, godzinówki itp. – rozliczenie jest bardziej czasochłonne
  • pracownicy rozliczani na umowę zlecenie/o dzieło.

Status list płacDane te są potrzebne do analizy czasu jaki został poświęcony na pracę nad danym klientem oraz do wyceny naszej usługi. Każda z ww. rozliczeń może mieć przypisaną inną cenę za usługę. W przypadku czasu należy zawsze wpisać oba parametry –  godziny i minuty. Jeżeli ilość godzin będzie wynosić mniej niż jedna – zawsze trzeba wprowadzić „0” i wpisać tylko minuty. Ilość rozliczonych pracowników jak i czas jaki na to poświęciliśmy są publikowane w środkowej kolumnie STATUS. Błędnie wpisane ilości  można skorygować przy pomocy guzika Popraw, czas jest nieedytowalny, więc prosimy wprowadzać go uważnie.

Wpisy ilości rozliczonych pracowników i czasu pracy są publikowane zawsze w środkowej kolumnie.

Okienko przygotowanie ZUS/PIT-4Po przygotowaniu rozliczenia ZUS w systemie PŁATNIK ZUS zaznaczamy w GEKKONie w zakładce Przygotowanie ZUS/PIT-4 wykonanie tej czynności  poprzez kliknięcie dwukrotne na daną firmę lub podświetlenie danej firmy i przyciśnięcie prawego klawisza myszy – otwiera się menu kontekstowe z pierwszą opcją Przygotuj lub podświetlenie danej firmy i wciśnięcie guzika Przygotuj.

Przy tej operacji musimy wpisać ilości pracodawców, którym wykonaliśmy rozliczenie składki ZUS za dany miesiąc – dla firm jednoosobowych najczęściej będzie to parametr -1 ale dla spółek, już może to być parametr inny.  Ten parametr oznacza też ilość osób współpracujących. Może się też zdarzyć, że w danej firmie w ogóle nie będzie rozliczany ZUS pracodawcy bo jest on np. rolnikiem opłacającym KRUS – wówczas nie zaznaczamy w ogóle ww. parametru. Dane te są potrzebne do analizy czasu jaki został poświęcony na wykonanie tego rozliczenia oraz do wyceny naszej usługi. Rozliczenie ZUS-u pracodawcę może mieć przypisaną odrębną cenę za usługę. W przypadku czasu należy zawsze wpisać oba parametry – godziny i minuty. Jeżeli ilość godzin będzie wynosić mniej niż jedna – zawsze trzeba wprowadzić „0” i wpisać tylko minuty.

Ilość rozliczonych pracodawców i czas, jaki na to poświęciliśmy są publikowane w środkowej kolumnie STATUS. Błędnie wpisane ilości  można skorygować przy pomocy guzika Popraw. Czas jest nieedytowalny, więc prosimy wprowadzać go uważnie.

Po przygotowaniu list płac, umów zleceń/o dzieło i rozliczeniu składak ZUS firma automatycznie zostaje przeniesiona do działu Informacja.
Dział ten składa się z dwóch zakładek służących do przekazania informacji klientom o wysokości składek ZUS, podatku PIT oraz informacji o przesłaniu deklaracji do ZUS-u.

Pierwsza zakładka to Informacja dla ZUS. Wprowadzamy tu informację, kiedy wysłaliśmy do ZUS-u rozliczenia. Po wybraniu klienta w lewej kolumnie (należy go podświetlić poprzez najechanie na niego myszką i kliknięcie lewego przycisku myszy) należy przycisnąć lewy klawisz myszy – otwiera się menu kontekstowe z pierwszą opcją Informuj lub wciśnięcie guzika Informuj. Wprowadzenie ww. informacji powoduje zablokowanie wszystkich wcześniej wykonanych procesów. Nie można już np. przyjąć dodatkowych dokumentów za zakończony właśnie miesiąc. Do tego momentu mogliśmy poprawić rozliczenia klienta np. doniósł chorobowe pracownika – ponieważ nie były one jeszcze wysłane do ZUS. Blokada ta ma zapobiegać pomyłkom polegającym na zmianach w listach płac do wcześniej wysłanej deklaracji ZUS. Po zablokowaniu pozostaje mam przeprowadzić korektę wysłanej wcześniej  deklaracji jeśli np. klient doniesie dodatkowe dokumenty. Korektę tę wykonujemy na aktywnym miesiącu bez względu jakiego miesiąca ma dotyczyć korekta. Służy do tego w dziale KADRY/ZUS zakładka KOREKTY. Wystarczy nacisnąć ww. zakładkę i przenosimy się do działu korekt.

Dział ten jest powieleniem działu BIEŻĄCE, z ta jednak różnicą że przy odbieraniu dokumentów musimy wskazać jakiego miesiąca ma dotyczyć realizowana korekta. Np. dokonując rozliczenia marca 2020 w dokumentach odnaleźliśmy umowę zlecenie, której nam nie dostarczył klient za luty 2020. Musimy wykonać korektę – przyjmując dokumenty – wskazujemy luty 2020 – możemy jeszcze opisać przyczynę korekty (informacja przyda się nam po latach). Pozostałe poruszanie się dziale KOREKTY jest identyczne jak w dziale BIEŻĄCE.

Kadry/ZUS - wysłanie informacji do klientaDruga zakładka to Informacja dla klienta. Służy do przekazania informacji o kwocie składek ZUS i podatku dochodowego PIT-4/PIT-8A za dany miesiąc. Po wybraniu klienta w lewej kolumnie (należy go podświetlić poprzez najechanie na niego myszką i kliknięcie lewego przycisku myszy) należy przycisnąć lewy klawisz myszy – otwiera się menu kontekstowe z pierwszą opcją Informuj lub wciśnięcie guzika Informuj.

Po wybraniu opcji Informuj otworzy się okno do wprowadzenia danych do komunikacji z klientem.
Należy wpisać odpowiednie kwoty w polach dotyczących składek ZUS i odrębnie podatku PIT – nawet jeśli jest zero zł. System automatycznie podpowiada sposób przekazania ww. informacji na E-mailem (oczywiście jeśli dany klient ma przypisany w dziale kontaktów właściwy adres e-mail z zaznaczeniem, że jest on do automatycznej wysyłki). W przypadku braku e-maila w kontaktach należy wybrać inny sposób, jaki został wykorzystany do przekazania ww. informacji klientowi: osobiście, telefon, poczta.
Dodatkowo należy wskazać którego dnia dany klient opłaca składki ZUS - 10-tego czy 15-tego. Parametr ten jest często u danego klienta zmieniany z powodu zwalniania lub zatrudniania pracowników.

W przypadku posiadania aktywnego adresu e-mail po zapisaniu ww. czynności system sam wygeneruje odpowiednią informację z podaniem kwoty składek ZUS podatku PIT-4, okresu, informacji o indywidualnym rachunku podatkowym i terminie wpłaty.  Email ten zostanie zapisany w dziale KORESPONDENCJA | Wysłane info.

E-mail z informacją ZUS

Zalecamy przechowywanie tej informacji jako dowód przekazania informacji i niekasowania jej.
Po dokonaniu wysłania informacji otrzymujemy również w dziale Informacja dla klienta potwierdzenie kto i kiedy wysłał ww. informację oraz o jakiej wysokości składek ZUS i podatku poinformował klienta.
Aby móc odczytać kwoty należy w prawej kolumnie (2) podświetlić właściwą firmę i kliknąć na nią dwa razy myszką.

Kończąc opisywanie pracy działu BIEŻĄCE  pozostaje jeszcze zakładka KONTROLA, która służy do dodatkowej weryfikacji wykonanej pracy np. po 15-tym na spokojnie można jeszcze raz sprawdzić czy nie popełniliśmy błędu.

Na tym kończymy omawianie działu KADRY/ZUS.

Dział księgowanie

Treść

Zakładamy nowy obsługiwany miesiąc. Każdy nowy miesiąc automatycznie dostosowuje się do danych wprowadzonych do systemu, do ilości wprowadzonych firm, osób, zmienionych uprawnień, opłat i wielu innych parametrów. Dlatego każdy nowy miesiąc tworzymy dopiero po zakończeniu poprzedniego, tak aby uwzględniał zmiany, które wprowadziliśmy w  danym miesiącu w systemie. Na początku otrzymujecie Państwo system czysty – należy dodać pierwszy miesiąc. W tym celu należy  w dziale ADMIN | Miesiące | + Dodaj – dodać pierwszy miesiąc (operację tą może wykonać tylko użytkownik o uprawnieniach Admina).

Nowy miesiąc

Jest on wyświetlany i możliwy do zmiany z górnego menu, o ile został utworzony wcześniej przez Admina.

Wybór miesiąca

PrefakturyJeśli wszystko wcześniej prawidłowo przygotowaliśmy powinniśmy mieć możliwość pracy w działach KSIĘGOWOŚĆ, KADRY/ZUS oraz w dziale ROZLICZENIA Z KLIENTAMI|Do wystawienia powinny zostać przygotowane faktury – ale omówieniem tych faktur zajmiemy się w rozdziale FAKTUROWANIE.

 

 

 

 

 

Panele - księgowanie

W dziale KSIĘGOWOŚĆ | Dokumenty | BIEŻĄCE zostaną przygotowane firmy do obsługi w danym miesiącu. Okna w tym dziale są podzielone na trzy sekcje – po lewej stronie (1) znajdują się firmy, na których nie zostały jeszcze wykonane żadne czynności np. nie zostały odebrane dokumenty, po prawej (2) stronie  znajdują się firmy, na których już zostały wykonane konkretne czynności np. zostały odebrane dokumenty, a okno środkowe (3) jest oknem informacyjnym, pokazującym, kto wykonał daną czynność np. odebrał dokumenty (zawartość okna pojawia się po wybraniu firmy w oknie nr. 2 - po prawej stronie). Pasek w sekcji (4) okna pokazuje nam stan realizacji danego działu w bieżącym miesiącu.

Odbieranie dokumentów realizujemy poprzez kliknięcie dwukrotne na daną firmę lub podświetlenie danej firmy i wybranie w górnym menu „Odbierz”, albo przyciśnięcie prawego klawisza myszy – otwiera się menu kontekstowe, z którego wybieramy pierwszą opcję „Odbierz”. W celu szybkiego wyszukania możesz użyć wyszukiwarki w lewej kolumnie pod napisem Klient – po prostu zacznij wpisywać nazwę, którą użyłeś dla danego klienta.

Dział Księgowanie

W czasie odbierania dokumentów decydujesz czy dostarczone dokumenty stanowią komplet, czy tylko część dokumentów. Można też wprowadzić ich ilość – dla celów informacyjnych. Menu kontekstowe jest możliwe do wywołania na każdym etapie działu KSIĘGOWOŚĆ i KADRY/ZUS. Przy jego pomocy można wysyłać e-maile i sms-y jeśli zostały one włączone i odpowiednio skonfigurowane w systemie – o tym w kolejnych częściach instrukcji.

Po odebraniu dokumentów firma jest przenoszona na prawą stronę i automatycznie przenoszona jest do kolejnej zakładki Księgowanie.

Po wykonaniu księgowania w niezależnym programie księgowym, zaznaczamy w GEKKONie wykonanie tej czynności  poprzez kliknięcie dwukrotne na daną firmę lub podświetlenie danej firmy i przyciśnięcie prawego klawisza myszy – otwiera się menu kontekstowe z pierwszą opcją Księguj lub podświetlenie danej firmy i wciśnięcie guzika Księguj.

Okienko - księgujPrzy tej operacji możemy wpisać ile zaksięgowaliśmy Panel statusdokumentów i ile na ww. czynność poświęciliśmy czasu (w konfiguracji działu księgowego ADMIN |Ustawienia |Księgowość można skonfigurować wymuszanie wprowadzania ilości zarówno w dziale Dokumenty jak i Księgowość. O ile dział dokumenty ma stricte wartość informacyjną, to ilość z działu Księgowanie jest brana do późniejszych statystyk pracowników w tym i kolejnych działach. Wprowadzanie ilości czasu również nie jest obowiązkowe, jeśli wyłączymy je w Ustawieniach.  Obie dane są potrzebne do analizy czasu jaki został poświęcony na pracę nad danym klientem oraz do wyceny jego usługi. W przypadku czasu należy zawsze wpisać oba parametry – godziny i minuty. Jeżeli ilość godzin będzie wynosić mniej niż jedna – zawsze trzeba wprowadzić „0” i wpisać tylko minuty.

Wpisy ilości zaksięgowanych dokumentów i czasu pracy są publikowane zawsze w środkowej kolumnie.

Okno odbiór dokumentówJeżeli firma oddała komplet dokumentów, który został następnie uznany za zaksięgowany, zostanie automatycznie przeniesiona do zakładki Sprawdzanie. Jeżeli jednak nie oddała kompletu a jedynie część, wówczas proces dalszej „obróbki” firmy zostaje zatrzymany na etapie Księgowania, a sama Firma po prawej stronie zmienia swój kolor na fioletowy – znaczy niekompletna. Dopiero odebranie reszty dokumentów w dziale ODBIÓR DOKUMENTÓW i ich zaksięgowanie zezwoli na dalsze procesowanie nad klientem w systemie. Pamiętajmy, że jeżeli dany klient ma nam również dostarczyć pliki JPK (lub im podobne) to żeby móc uznać odbiór reszty dokumentów należy zaznaczyć, że ten obowiązek został wypełniony.

 

Status - księgowaniePo zaksięgowaniu otrzymanej reszty dokumentów (ponownie wpisano dodatkową ilość zaksięgowanych dokumentów i czas księgowania tych dodatkowych dokumentów) status firmy zmienił się na kompletny tzn. zniknął  kolor fioletowy – tym samym firma automatycznie została przeniesiona do zakładki Sprawdzanie. Suma zaksięgowanych dokumentów jest publikowana w środkowej kolumnie po lewej stronie. Zmiana ilości błędnie wpisanych zaksięgowanych dokumentów jest możliwa przy użyciu guzika Popraw.

UWAGA! Czas jest nieedytowalny, więc prosimy wprowadzać go uważnie!

 

Sprawdzanie - menuW zakładce Sprawdzanie dokonujemy potwierdzenia wykonania sprawdzenia wcześniej zaksięgowanych dokumentów.  Wykonanie tej czynności  poprzez kliknięcie dwukrotne na daną firmę lub podświetlenie danej firmy i przyciśnięcie prawego klawisza myszy – otwiera się menu kontekstowe z pierwszą opcją Sprawdź lub podświetlenie danej firmy i wciśnięcie guzika Sprawdź.

Przy tej operacji musimy wpisać ile na ww. czynność poświęciliśmy czasu. Informacja ta jest potrzebna do analizy czasu jaki został poświęcony na pracę nad danym klientem oraz do wyceny jego usługi. W przypadku czasu należy zawsze wpisać oba parametry – godziny i minuty. Jeżeli ilość godzin będzie wynosić mniej niż jedna – zawsze trzeba wprowadzić „0” i wpisać tylko minuty. Informacja o wykonanej operacji jest publikowana w środkowej kolumnie – tzn. kto i kiedy wykonał ww. operację oraz ile na nią poświęcił czasu.

Po dokonaniu Sprawdzenia firma automatycznie zostaje przeniesiona do działu Zatwierdzanie.

Ustawienia - księgowośćObsługa zakładek Księgowanie | Sprawdzanie | Zatwierdzanie może zostać zmieniona w zależności od zasad i sposobu organizacji danego biura na obsługę tylko zakładek Księgowanie|Zatwierdzanie. Kiedy zatem wykorzystywać zakładkę Sprawdzanie – wtedy kiedy mamy już zaksięgowaną firmę i w czasie sprawdzania okazuje się że brakuje nam np. ostatniego dokumentu lub ze względu na jakieś wątpliwości chcemy żeby ktoś inny z większym doświadczeniem przejrzał i dopiero zatwierdził ww. dokumenty np. główny księgowy czy doradca podatkowy. Jeśli jednak dojdziemy do wniosku, że w naszej organizacji taka zakładka będzie zbyteczna – można ją wyłączyć.

Należy to zrobić w ADMIN|Ustawienia|Księgowe  - wyłącz dział „Sprawdzanie” i zapisać zmienione ustawienia.

W zakładce Zatwierdzanie dokonujemy  potwierdzenia wykonania zatwierdzonej części wcześniej zaksięgowanych/sprawdzonych dokumentów.  Wykonanie tej czynności  poprzez kliknięcie dwukrotne na daną firmę lub podświetlenie danej firmy i przyciśnięcie prawego klawisza myszy – otwiera się menu kontekstowe z pierwszą opcją Zatwierdź lub podświetlenie danej firmy i wciśnięcie guzika Zatwierdź.

Przy tej operacji musimy wpisać ile na ww. czynność poświęciliśmy czasu. Informacja ta jest potrzebna do analizy czasu jaki został poświęcony na pracę nad danym klientem oraz do wyceny jego usługi. W przypadku czasu należy zawsze wpisać oba parametry – godziny i minuty. Jeżeli ilość godzin będzie wynosić mniej niż jedna – zawsze trzeba wprowadzić „0” i wpisać tylko minuty. Informacja o wykonanej operacji jest publikowana w środkowej kolumnie – tzn. kto i kiedy wykonał ww. operację oraz ile na nią poświęcił czasu.

Po dokonaniu Zatwierdzenia firma automatycznie zostaje przeniesiona do działu Informacja. Dział ten składa się z kilku zakładek służących do przekazania informacji klientom o wysokości podatku VAT, PIT, CIT oraz informacji o przesłaniu deklaracji VAT do Urzędu Skarbowego.

Pierwsza zakładka to Informacja dla klienta – VAT. Służy do przekazania informacji o kwocie podatku VAT za dany miesiąc. Po wybraniu klienta w lewej kolumnie należy przycisnąć prawy klawisz myszy – otwiera się menu kontekstowe z pierwszą opcją Informuj lub wciśnięcie guzika Informuj.

Okienko - informujPo wybraniu opcji Informuj otworzy się okno do wprowadzenia danych do komunikacji z klientem. W polu Kwota VAT proszę wpisać właściwą wartość – nawet jeśli jest zero zł. System automatycznie podpowiada sposób przekazania ww. informacji na e-mailem (oczywiście jeśli dany klient ma przypisany w dziale kontaktów właściwy adres e-mail z zaznaczeniem, że jest on do automatycznej wysyłki). W przypadku braku e-maila w kontaktach należy wybrać inny sposób, jaki został wykorzystany do przekazania ww. informacji klientowi: osobiście, telefon, poczta.

W przypadku posiadania aktywnego adresu e-mail po zapisaniu ww. czynności system sam wygeneruje odpowiednią informację z podaniem kwoty podatku VAT, okresu, informacji o indywidualnym rachunku podatkowym i terminie wpłaty.  Email ten zostanie zapisany w dziale KORESPONDENCJA | Wysłane info.

Jeśli w danych klienta wprowadziliście Państwo Uwagi VAT, wówczas pojawią się one w dolnej części okna. Bez zaznaczenia odpowiednich kwadracików nie będzie możliwości zapisania wprowadzonych danych.

Okno - korespondencja - wysłane info

Email z informacją o VATZalecamy przechowywanie tej wiadomości jako dowód przekazania informacji i niekasowanie jej.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Po dokonaniu wysłania informacji otrzymujemy również w dziale Informacja dla klienta VAT potwierdzenie kto i kiedy wysłał ww. informację oraz o jakiej wysokości podatku poinformował klienta.

Informacja VAT - tabela z kwotą

Na identycznych zasadach działa zakładka Informacja dla klienta CIT i Informacja dla Klienta PIT.
W zakładce Informacja dla klienta CIT dane o podatku CIT zostaną wysłane na wszystkie wskazane adresy e-mail które są zaznaczone jako adresy do automatycznej wysyłki z tą różnicą, że są to adresy przypisane do pracowników, a nie jak w dziale  Informacja dla Klienta PIT, wyłącznie do udziałowców.

Okienko - informacja PITW zakładce Informacja dla Klienta PIT klient (podatnik PIT) zostanie wyświetlony po lewej stronie w zakładce Do Poinformowania  pod warunkiem, że wszystkie źródła dochodów do których jest on przypisany zostaną zatwierdzone – np. jego jednoosobowa działalność i spółka cywilna w której posiada np. 50% udziału w zyskach. Blokada ta ma zastosowanie do wszystkich przypisanych  źródeł bez względu na rodzaj podatku jakim są one opodatkowane – np. 19% i PPE (np. ryczałt z najmu). Jest to zabezpieczenie, które ma pilnować aby nie podać danych niekompletnych podatnikowi lub z pominięciem jakiegoś źródła. Jeśli w źródłach znajdą się różne rodzaje podatków, ale wszystkie źródła będą już zatwierdzone, wówczas system zezwoli na przekazanie informacji o podatku dochodowym podpowiadając jednocześnie w karcie Informacji o PIT dla klienta o wszystkich typach podatków, wyświetlając odrębne pola dla  każdego z nich. Pola z kwotami podatków należy wypełnić wszystkie, nawet jeżeli będą one równe zero zł.

Jeśli dodaliście Państwo podatnikowi uwagi, wówczas pojawią się one w dolnej części okna. Bez ich „odhaczenia” nie będzie możliwości zapisania wprowadzonych danych.

Po zapisaniu – zostanie wygenerowany e-mail na takich samych zasadach jak w dziale  Informacja dla klienta – VAT z tym, że z parametrami dotyczącymi podatku dochodowego. Email ten zostanie zapisany w dziale KORESPONDENCJA | Wysłane info .

Email - informacja PIT

Po dokonaniu wysłania informacji otrzymujemy również w dziale Informacja dla klienta PIT potwierdzenie kto i kiedy wysłał ww. informację oraz o jakiej wysokości podatku poinformował klienta.

Ostatnią zakładką w dziale informacji jest Informacja dla US – VAT. Wprowadzamy tu informację, kiedy wysłaliśmy do Urzędu Skarbowego deklarację VAT. Po wybraniu klienta w lewej kolumnie (należy go podświetlić poprzez najechanie na niego myszką i kliknięcie lewego przycisku myszy) należy przycisnąć prawy klawisz myszy – otwiera się menu kontekstowe z pierwszą opcją Informuj lub wciśnięcie guzika Informuj. Wprowadzenie ww. informacji powoduje zablokowanie wszystkich wcześniej wykonanych procesów. Nie można już np. przyjąć dodatkowych dokumentów za zakończony właśnie miesiąc. Do tego momentu mogliśmy poprawić rozliczenia klienta np. VAT – ponieważ nie były one jeszcze wysłane do Urzędu Skarbowego. Blokada ta ma zapobiegać pomyłkom polegającym na doksięgowaniu dodatkowych dokumentów do wcześniej wysłanej deklaracji VAT. Po zablokowaniu pozostaje mam przeprowadzić korektę wysłanej wcześniej  deklaracji jeśli np. klient doniesie dodatkowe dokumenty. Korektę tę wykonujemy na aktywnym miesiącu bez względu jakiego miesiąca ma dotyczyć korekta. Służy do tego w dziale KSIĘGOWOŚĆ zakładka KOREKTY. Wystarczy nacisnąć ww. zakładkę i przenosimy się do działu korekt.

Dział ten jest powieleniem działu BIEŻĄCE, z tą jednak różnicą, że przy odbieraniu dokumentów musimy wskazać jakiego miesiąca ma dotyczyć realizowana korekta. Np. dokonując rozliczenia marca 2020 w dokumentach odnaleźliśmy fakturę sprzedaży, której nam nie dostarczył klient za luty 2020. Musimy wykonać korektę – przyjmując dokumenty – wskazujemy luty 2020 – możemy jeszcze opisać przyczynę korekty (informacja przyda się nam po latach). Pozostałe poruszanie się po dziale KOREKTY jest identyczne jak w dziale BIEŻĄCE.

Dział korektyOkienko przyjęcia korekty

Kończąc opisywanie pracy działu BIEŻĄCE  pozostają jeszcze dwie zakładki KONTROLA i WYDRUKI.
Zakładka KONTROLA służy do dodatkowej weryfikacji wykonanej pracy np. po 25-tym na spokojnie można jeszcze raz sprawdzić czy nie popełniliśmy błędu, a zakładka WYDRUKI pomaga kontrolować nam czy wykonaliśmy wydruki dla każdego klienta.  Jeżeli nie robimy wydruków możemy ww. zakładkę wyłączyć w dziale ADMIN | Ustawienia | USTAWIENIA KSIĘGOWE – Włącz/ wyłącz dział „Wydruki” i zapisać zmienione ustawienia.

Okienko pomocy działu księgowośćWe wszystkich oknach omawianego działu szczególnie w środkowym oknie STATUS pojawiają się ikony pomagające nam szybko identyfikować rodzaj danego procesu. Możemy wywołać Pomoc naciskając ?.

 

Istotne są także dodatkowe przyciski w dziale KSIĘGOWOŚĆ:
Uznaj – funkcja dostępna dla użytkownika o uprawnieniach Administratora lub Kierownika – przypisuje wykonaną czynność dowolnej osobie np. pracownikowi który zaksięgował dokumenty za chorego kolegę. 
Popraw – daje możliwość dokonania poprawy – np. ilości zaksięgowanych dokumentów.
Pokaż wszystkie – każdy widzi tylko swój przydział firm do wykonania ale kierownik lub administrator może na każdym etapie skontrolować jakie są jeszcze niewykonane zadania lub kto je wykonał – wówczas musi wyświetlić wszystkie firmy z danego działu.  
pastedGraphic.png - odświeża zawartość okien danego działu.

Warto jeszcze przypomnieć o tzw. Menu kontekstowym, które jest możliwe do wywołania na każdym etapie działu KSIĘGOWOŚĆ i KADRY/ZUS. Przy jego pomocy można wysyłać e-maile i sms-y jeśli zostały one włączone i odpowiednio skonfigurowane w systemie – o tym w kolejnych częściach instrukcji.  Włącza się je po podświetleniu konkretnego klienta w lewym lub prawym oknie po wciśnięciu prawego klawisza myszy.   

Na tym kończymy omawianie działu KSIĘGOWOŚĆ.

Ustawienia przydziału pracy i opłat

Treść

Aby w pełni móc korzystać z parametrów GEKKONa należy wypełnić zakładkę Przydział. Na czas nauki systemu można go wyłączyć w dziale ADMIN | Ustawienia |Ogólne.

Ustawienia - ogólne

Włącz mapę pracy

 

 

 

 

 

 

 

A po przejściu do działu Ogólne - Włącz przydział firm do pracowników (Mapa Pracy) przesuwając suwak w lewo (wyłączając go).  Takie ustawienie powoduje, że wszyscy pracownicy którzy mają uprawnienie do danego działu np. KSIĘGOWOŚĆ, będą na każdym etapie pracy widzieć wszystkie firmy zamiast tylko swoich. Nie zalecamy długo pracować w tym ustawieniu, choć na czas nauki obsługi jest to możliwe.  Po włączeniu ww. ustawienia określonego jako Mapa Pracy, każdy użytkownik będzie widział jedynie zestaw firm przydzielonych do siebie co ułatwi mu zarządzanie własną pracą i własnym czasem. Każda zmiana ww. parametru wymaga ponownego zalogowania się do systemu aby wgrać zmienione ustawienia.

Pamiętajmy, że każde ponowne przejście do działu ADMIN | Ustawienia spowoduje powrót do ostatniego obrazu/stanu tej zakładki. Dlatego wychodząc z tego działu zamykaj go używając x w prawym górnym rogu.

Zamykanie panelu ustawień

 

Jeżeli jednak chcemy  aby każdy pracownik miał przydzielone do siebie firmy, powinniśmy wypełnić zakładkę Przydział, nadając odpowiednie uprawnienia do działu Księgowość i Kadry/ZUS. Uprawnienia te można w każdej chwili edytować lub usunąć.

Przydział pracy użytkownikaUstawienia przydziału

 

Ustawienia - fakturyOstatnią zakładką jest zakładka Opłaty stałe.  Jest ona niezbędna aby system mógł  przygotowywać odpowiednie faktury za nasze usługi. Obecnie w systemie istnieją dwie opcje przygotowywania faktur: z góry na zasadzie ustalonych ryczałtów i z dołu po wykonaniu rozliczenia na podstawie ilości zaksięgowanych dokumentów i rozliczonych pracowników oraz innych ustalonych wcześniej opłat stałych. Standardowo system ustawiony jest na faktury wystawiane z góry, tzn. że przy uruchamianiu nowego miesiąca księgowego np. kwietnia system wygeneruje do wystawienia faktury na podstawie przygotowanych ryczałtów – o fakturowaniu z dołu będziemy mówić później.      

 

 

Przed przygotowaniem usług do fakturowania należy najpierw wypełnić dane podmiotu który będzie wystawiał faktury  - mogą to być np. dwa biura które mają siedzibę w jednym miejscu np. JDG i sp. z o.o. Dane te ustawiane są w dziale ADMIN | Ustawienia | Faktury

Ustawienia - faktury

Po przejściu do działu Faktury należy dodać dane podmiotu/podmiotów fakturujących w zakładce Podmioty (najczęściej będą to dane naszego biura) – dane można pobrać z GUS-u lub wprowadzić ręcznie oraz wprowadzić katalog swoich usług – w zakładce Produkty. Produkty/nasze usługi muszą zawierać opis i stawkę VAT. Cena netto jest tylko i wyłącznie ceną domyślną – dla poszczególnych klientów można będzie przypisać produktowi inną cenę, ale o tym za chwilę.

Po skonfigurowaniu parametrów ogólnych możemy przystąpić do przypisywania naszych usług jako Opłaty stałe u każdego klienta.

Opłaty klienta

Nowa opłataNależy jako typ opłaty wybrać ryczałt, treść na fakturze wybrać po rozwinięciu listy (z bazy usług, którą utworzyliśmy w poprzednim kroku), wprowadzić właściwą kwotę netto, stawkę podatku VAT oraz podmiot fakturujący ( z bazy podmiotów fakturujących, którą utworzyliśmy w poprzednich krokach). Jeśli ten system wystawiania faktur nam nie odpowiada, proszę przejść do rozdziału – FAKTUROWANIE.

Wszystkie podstawowe dane zostały wprowadzone można przystąpić do pracy. W tej postaci system jest „bezpieczny” dla obsługi. Nie ma jeszcze włączonego sytemu SMS-ów i E-mail. Działamy w trybie wewnętrznym – nie wysyłamy żadnych informacji do klientów. Uczymy się jego obsługi tzn. działu KSIĘGOWOŚĆ i KADRY/ZUS. Jak opanujemy ww. obsługę przejdziemy do uruchomienia sytemu powiadomień SMS i e-mail.

 

Subskrybuj